第1条（個人情報の定義）

本ポリシーにおいて、個人情報とは、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）に定める「個人情報」を指すものとし、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号、連絡先その他の記述等により特定の個人を識別できる情報（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することとなるものを含みます。）、および個人識別符号が含まれるものをいいます。

第2条（個人情報の取得方法）

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の方法により個人情報を含むデータを取得します。

1. 利用者が本サービスの利用登録時、または契約中に当社に直接提供する情報（氏名、社名、メールアドレス、電話番号、決済情報等）
2. 本サービスを通じて行われる通話から自動的に取得されるデータ（通話履歴、音声データ、およびAI処理によって生成された文字起こしデータ、議事録データ等）

第3条（個人情報の利用目的）

当社は、取得した個人情報を以下の目的の範囲内で適正に利用します。利用者の同意がある場合、または法令により認められる場合を除き、この範囲を超えて利用することはありません。

1. 本サービスの提供、運用、および管理（アカウント作成、本人確認、ユーザー認証等）
2. 利用料金の請求、決済処理、およびこれらに関する事務手続き
3. 本サービスに関する重要なお知らせ、規約変更等の通知、およびお問い合わせへの対応
4. 本サービスの障害対応、不具合の調査、メンテナンス、およびセキュリティの維持・向上
5. 本サービスの機能改善、および新サービスの開発、分析、統計データの作成（ただし、特定の個人を識別できない形式に加工したデータに限ります。）

第4条（AI（人工知能）処理に関する特約）

1. 本サービスは、自動応答、文字起こし、要約、議事録作成等の機能を提供するため、当社が利用する外部のAIサービス（API等）を組み込んで処理を行っています。
2. 当社は、本サービスにおいて取得された利用者の音声データ、文字起こしテキスト、その他の個人データについて、外部AI事業者のAIモデルの学習、改善、およびトレーニング目的に利用されない設定、またはこれに準ずる適切な運用方法（学習除外設定等）を採用してサービスを提供します。

第5条（個人データの管理および保存場所）

1. 当社は、利用者データの漏洩、滅失、または毀損の防止その他の個人データの安全管理のために、適切な組織的、物理的、技術的、および人的な安全管理措置を講じます。
2. 当社は、原則として国内データセンターまたは国内リージョン（日本国内のクラウドサーバー等）において、利用者データおよび個人データを管理・保存します。

第6条（個人データの保存期間および削除）

1. 本サービスにおいて取得された通話音声データは、AI処理のために一時的に利用されます。保存の有無および保存期間は、利用プランまたは提供機能によって異なる場合があります。
2. 当社は、理由の如何を問わず利用契約が終了した場合、本サービス上に保存されている当該利用者の個人データ（通話履歴、文字起こし、議事録、AI生成データ等）を、契約終了日から30日以内に削除します。ただし、災害復旧用のバックアップや監査ログ等、システムの運用上不可避的に残存するデータについては、厳重なセキュリティのもとで順次消去されます。

第7条（個人データの第三者提供および外部委託）

1. 当社は、法令で認められる場合を除き、あらかじめ利用者の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。
2. 当社は、本サービスの円滑な提供（AI処理、電話通信回線の接続、クラウドインフラの維持、決済処理、メール配信等）のために必要な範囲内で、個人データの取り扱いの全部または一部を外部の事業者（以下「外部委託先」といいます。）に委託する場合があります。
3. 前項の場合、当社は、外部委託先として十分な個人情報の保護水準を満たしている事業者を選定し、適切な安全管理が行われるよう、契約等の締結を通じて必要かつ適切な監督を行います。

第8条（通話相手方の個人情報に関する利用者の責任）

利用者は、本サービスを利用して通話を行う相手方（顧客、取引先等）から取得される個人情報がある場合、自己の責任において、個人情報保護法その他の適用法令を遵守し、必要な告知、同意取得、または公表等の手続きを自ら行うものとします。当社は、利用者と通話相手方との間で生じた個人情報の取り扱いに関する紛争について、一切の責任を負いません。

第9条（保有個人データの開示、訂正、利用停止等）

利用者は、当社が保有する自らの保有個人データについて、開示、訂正、追加、削除、利用の停止、または消去（以下「開示等」といいます。）を求めることができます。開示等を希望される場合は、第11条に定めるお問い合わせ窓口までご連絡ください。当社は、ご本人または適法な代理人からの請求であることを確認の上、個人情報保護法の定めに従って合理的な期間内に遅滞なく対応します。

第10条（本ポリシーの変更）

当社は、個人情報保護に関する取り組みの変更や、法令の改正、本サービスの仕様変更等に伴い、本ポリシーを随時変更することができるものとします。変更後のポリシーは、当社のウェブサイトに掲載した時点、または当社の定める適切な方法により利用者に通知・公表した時点から効力を生じるものとします。

第11条（お問い合わせ窓口）

本ポリシー、または個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、ご相談、および開示等のご請求は、以下の当社所定のお問い合わせ窓口までご連絡ください。