電話業務を効率化する方法7選|電話対応の負担を減らす仕組みを解説

電話業務を効率化する方法7選|電話対応の負担を減らす仕組みを解説
「電話が鳴るたびに仕事が止まる」
「営業電話や取次ぎが多くて、本来の業務に集中できない」
「電話対応のためだけに人を増やすのは難しい」
このように感じている中小企業や店舗の方は多いのではないでしょうか。
電話は、お客様からの問い合わせ、予約、取引先からの連絡を受ける大切な窓口です。
一方で、電話が鳴るたびに人が対応していると、作業が中断され、取次ぎや折り返しにも時間がかかります。
実際、中小企業を対象にした調査では、問い合わせ窓口として「電話」を使っている企業が87.0%と最も多く、電話対応業務のある企業の64.4%が電話対応に課題を感じているとされています。
つまり、電話は今でも重要な窓口である一方で、多くの会社にとって負担になりやすい業務でもあります。
結論から言うと、電話業務を効率化するには、電話対応を「人が毎回出る業務」から「仕組みで整理する業務」に変えることが重要です。
電話に早く出る、すぐに取り次ぐ、急いでメモを残す。
こうした努力だけでは、電話対応の負担はなかなか減りません。
大切なのは、電話の種類を分けて、人が対応すべき電話と、仕組みで対応できる電話を整理することです。
この記事では、電話業務を効率化する方法を7つに分けて、わかりやすく解説します。
結論|電話業務の効率化は「人が毎回出る状態」を見直すことから始める
電話業務を効率化すると聞くと、「電話に早く出る」「対応時間を短くする」といった改善を思い浮かべる方も多いかもしれません。
もちろん、対応スピードも大切です。
ただ、それだけでは根本的な効率化にはつながりにくいです。
なぜなら、電話業務の負担は通話時間だけではないからです。
電話が鳴る。
作業を止める。
用件を聞く。
担当者を探す。
メモを残す。
折り返しを依頼する。
対応内容を共有する。
この一連の流れが、何度も発生します。
さらに、作業中の中断はストレスや時間的プレッシャーを高めることがあるとする研究もあります。
電話対応の負担は、単に「何分話したか」だけでは測りにくいのです。
電話業務の効率化で大切なのは、電話に出る人を増やすことではなく、人が毎回対応しなくてもよい流れを作ることです。
たとえば、次のような改善が考えられます。
| 効率化の方法 | できること | 向いている会社 |
|---|---|---|
| 電話対応ルールを決める | 対応のばらつきを減らせる | まず何から始めるか迷っている会社 |
| FAQ・フォームを整備する | 同じ質問への対応を減らせる | 問い合わせ内容が似ている会社 |
| 電話内容を記録・共有する | 聞き漏れや伝達漏れを防ぎやすい | 折り返しや共有ミスが多い会社 |
| 営業電話対策をする | 不要な取次ぎを減らせる | 営業電話が多い会社 |
| 営業時間外対応を整える | 不在着信で終わらせず用件を残せる | 営業時間外の問い合わせがある会社 |
| IVRを使う | 用件ごとに電話を振り分けられる | 取次ぎを減らしたい会社 |
| AI電話を使う | 用件の聞き取り、録音・文字起こし、通知、SMS案内ができる | 人を増やさず電話対応を整えたい会社 |
いきなりすべてを変える必要はありません。
まずは、今の電話対応で負担になっている部分を整理し、できるところから改善していくことが大切です。
電話業務が非効率になりやすい理由
電話業務が非効率になりやすいのは、電話そのものが悪いからではありません。
問題は、電話が入るたびに人の作業が止まり、対応がその場任せになりやすいことです。
電話が鳴るたびに仕事が止まる
電話対応で一番大きな負担は、通話時間そのものよりも、仕事が中断されることです。
見積書を作っている途中。
接客中。
施術中。
商談前の準備中。
現場作業中。
事務処理に集中しているとき。
こうしたタイミングで電話が鳴ると、いったん作業を止めて対応しなければなりません。
1回の電話は数分でも、1日に何度も続くと、仕事の流れは大きく乱れます。
電話対応の効率化では、通話時間だけでなく、作業が中断される回数を減らすことが重要です。
誰が電話に出るか決まっていない
受付担当がいない会社では、手が空いた人が電話に出ていることも多いはずです。
この状態では、電話対応が人によって変わりやすくなります。
ある人は丁寧にメモを残す。
別の人は口頭で伝える。
忙しいときは誰も出られない。
折り返しが必要な電話が後回しになる。
このように対応がバラつくと、社内共有やお客様対応にも影響が出ます。
電話対応を効率化するには、まず「誰が、何を聞き、どう共有するか」を決めることが大切です。
取次ぎや折り返しに時間がかかる
電話業務では、電話に出るだけでなく、その後の取次ぎや折り返しにも時間がかかります。
担当者が席にいない。
誰につなげばよいか分からない。
折り返し先を聞き忘れる。
用件があいまいなまま伝わる。
こうしたことがあると、1件の電話に対して何度も確認が発生します。
電話を受けた人も、担当者も、お客様も手間が増えます。
取次ぎや折り返しを減らすには、最初に聞く項目と共有方法を決めておくことが必要です。
営業電話や不要な電話にも対応している
会社には、必要な問い合わせだけでなく、営業電話や不要な取次ぎもかかってきます。
もちろん、すべての営業電話が悪いわけではありません。
ただ、毎回人が出て、担当者につなぐか判断していると、それだけで時間を取られます。
特に、経営者や責任者宛ての営業電話が多い会社では、取次ぎだけでも大きな負担になります。
営業電話や不要な電話は、人が毎回判断するのではなく、ルールや仕組みで対応回数を減らすことが大切です。
営業時間外の問い合わせを逃している
営業時間外や定休日に電話が来ても、すぐに出られないことはあります。
ただ、その電話が新規問い合わせや予約だった場合、何も残らないのはもったいない状態です。
不在着信だけでは、用件が分かりません。
折り返すべき電話なのか、急ぎなのか、営業電話なのかも判断できません。
営業時間外の電話は、出られないこと自体よりも、用件が残らないことが問題です。
用件を残せる仕組みを作るだけでも、翌営業日の対応はかなりしやすくなります。
電話内容の共有や記録が残りにくい
電話対応は、その場で話して終わることが多いため、記録が残りにくい業務です。
メモを取っても、内容が簡単すぎる。
口頭で伝えたが、担当者が忘れてしまう。
折り返しが必要だったのに、誰も対応していない。
聞き間違いが後から分かる。
このようなことが起きると、対応漏れやトラブルにつながります。
電話内容を記録・共有できる状態にしておくことは、電話業務の効率化だけでなく、対応品質の安定にもつながります。
電話業務を効率化する方法7選
ここからは、電話業務を効率化する具体的な方法を7つ紹介します。
できるものから始めれば問題ありません。
すべてを一度に変えるより、負担が大きい部分から改善していく方が続けやすいです。
1. 電話対応ルールを決める
最初に取り組みたいのは、電話対応ルールを決めることです。
電話業務が非効率になっている会社では、電話対応が人によってバラバラになっていることがあります。
たとえば、次のような状態です。
- 誰が電話に出るか決まっていない
- 何を聞けばよいか決まっていない
- 担当者にどう共有するか決まっていない
- 折り返しが必要な場合のルールがない
- 営業電話をどう断るか決まっていない
この状態では、電話を受けるたびに判断が必要になります。
まずは、最低限のルールを決めましょう。
| 決めること | 例 |
|---|---|
| 電話に出る人 | 基本は事務担当、出られない場合は手が空いた人 |
| 最初に聞くこと | 名前、会社名、用件、折り返し先 |
| 担当者不在時の対応 | 折り返し希望を確認し、メールやチャットで共有 |
| 営業電話への対応 | 担当者へ直接つながず、用件を確認する |
| 対応済みの確認 | メモや共有ツールで対応状況を残す |
ルールは細かく作りすぎなくて大丈夫です。
最初は、誰でも同じように対応できる最低限の内容で十分です。
電話対応ルールを決めるだけでも、対応のバラつきや確認の手間を減らしやすくなります。
2. よくある質問をWebページやフォームにまとめる
毎回同じような質問に電話で答えている場合は、よくある質問をWebページやフォームにまとめるのも効果的です。
たとえば、次のような問い合わせです。
- 営業時間を知りたい
- 定休日を確認したい
- 予約方法を知りたい
- 料金の目安を知りたい
- アクセスを確認したい
- 必要な持ち物を知りたい
- 見積もりを依頼したい
こうした内容は、電話で毎回説明するより、WebページやFAQ、問い合わせフォームにまとめておく方が効率的です。
もちろん、すべての問い合わせをWebだけで解決する必要はありません。
ただ、よく聞かれる内容を先に出しておくだけで、電話の件数を減らせる可能性があります。
また、電話で細かく聞き取る必要がある内容は、フォーム化すると便利です。
たとえば、見積もり依頼、予約希望、相談内容、住所、メールアドレスなどは、口頭よりもフォームで受け取った方が正確な場合があります。
よくある質問や入力項目をWebにまとめることで、電話で毎回説明する手間を減らせます。
3. 電話内容を記録・共有できるようにする
電話業務を効率化するうえで、電話内容の記録と共有はとても重要です。
電話を受けた人だけが内容を知っている状態だと、対応漏れや伝達ミスが起きやすくなります。
特に、次のような会社では記録が重要です。
- 複数人で電話対応している
- 担当者が外出していることが多い
- 折り返し対応が多い
- 予約や問い合わせ内容を正確に残したい
- 電話対応のメモが人によってバラバラ
まずは、電話メモの項目を統一するだけでも効果があります。
| 記録する項目 | 内容 |
|---|---|
| 日時 | いつ電話があったか |
| 相手の名前 | 個人名・会社名 |
| 連絡先 | 折り返し先 |
| 用件 | 何についての電話か |
| 緊急度 | 急ぎか、後日対応でよいか |
| 対応者 | 誰が電話を受けたか |
| 対応状況 | 未対応・対応中・対応済み |
さらに、録音や文字起こし、メール通知を使える仕組みがあれば、電話内容を後から確認しやすくなります。
電話内容を記録として残せると、聞き漏れや伝達漏れを防ぎやすくなります。
4. 営業電話・不要な取次ぎを減らす
営業電話や不要な取次ぎが多い会社では、担当者につなぐ前のルールを決めておくことが大切です。
営業電話がかかってくるたびに、毎回担当者へ確認していると、それだけで時間を取られます。
特に、経営者や責任者宛ての営業電話が多い会社では、取次ぎの回数を減らすだけでも負担が軽くなります。
まずは、次のようなルールを決めておくとよいです。
- 担当者へ直接つながない
- 会社名と用件を確認する
- 必要な場合のみ担当者へ共有する
- 不要な営業電話は定型文で対応する
- 同じ内容の電話は記録して共有する
ただし、すべての知らない番号を無視するのはおすすめしません。
新規問い合わせや既存のお客様からの連絡が含まれている可能性もあるためです。
営業電話対策で大切なのは、大事な電話を逃さず、不要な取次ぎだけを減らすことです。
IVRやAI電話を使えば、電話の最初の対応を自動化し、用件を確認したうえで必要な電話だけ人につなぐ流れを作りやすくなります。
5. 営業時間外の電話対応を整える
営業時間外の電話対応も、効率化しやすいポイントです。
営業時間外に電話が来ても、すぐに出られないのは自然なことです。
問題は、その電話の用件が分からないまま終わってしまうことです。
不在着信だけでは、次のことが分かりません。
- 新規問い合わせだったのか
- 予約希望だったのか
- 急ぎの連絡だったのか
- 営業電話だったのか
- 折り返しが必要なのか
そのため、営業時間外は用件を残せる仕組みを作ることが大切です。
たとえば、次のような方法があります。
- 留守番電話を設定する
- 問い合わせフォームへ案内する
- 翌営業日の折り返し時間を案内する
- 自動音声で営業時間を案内する
- AI電話で用件を聞き取り、メール通知する
営業時間外の電話は、出られなくても用件を残せる状態にしておくことが重要です。
AI電話やAI自動音声応答を使えば、営業時間外でも用件を聞き取り、メールで内容を確認できるようにできます。
6. IVRで電話の振り分けを自動化する
電話の取次ぎが多い会社では、IVRを使って電話の振り分けを自動化する方法があります。
IVRとは、自動音声で電話を受け付け、用件に応じて案内や振り分けを行う仕組みです。
たとえば、電話をかけた人に次のような案内をします。
「ご予約に関するお問い合わせは1番」
「料金に関するお問い合わせは2番」
「担当者へのご連絡は3番」
このように、最初に用件を分けることで、毎回人が電話に出て取次ぎ先を確認する手間を減らせます。
IVRは、次のような会社に向いています。
- 取次ぎが多い
- 問い合わせの種類がある程度決まっている
- 営業時間外の案内をしたい
- 必要な電話だけ担当者につなぎたい
- 営業電話や不要な取次ぎを減らしたい
ただし、IVRの案内が長すぎると、電話をかけた人にとって分かりにくくなります。
IVRを使う場合は、案内を短く、選択肢を分かりやすくすることが大切です。
7. AI電話で一次受付・聞き取りを自動化する
電話業務の効率化をさらに進めたい場合は、AI電話で一次受付や用件の聞き取りを自動化する方法があります。
AI電話では、電話の最初の対応をAIが行い、相手の用件を聞き取ったり、必要な電話だけ人につないだりできます。
たとえば、次のような使い方ができます。
- 問い合わせの一次受付
- 用件の聞き取り
- 録音・文字起こし
- メール通知
- 営業時間外対応
- SMSで問い合わせフォームや予約フォームへ案内
- 必要な電話だけ担当者へつなぐ
- 営業電話や不要な取次ぎの一次対応
受付担当がいない会社や、手が空いた人が電話に出ている会社では、AI電話との相性がよいです。
電話が鳴るたびに人が出るのではなく、まずAIが用件を確認する。
必要な電話だけ人が対応する。
出られない電話は録音や文字起こしで内容を残す。
問い合わせや予約はSMSでフォームへ案内する。
この流れが作れると、電話対応の負担を減らしながら、大事な問い合わせも逃しにくくなります。
ただし、AI電話ですべての電話対応を完璧に自動化できるわけではありません。
クレーム、複雑な相談、個別判断が必要な問い合わせは、人が対応する流れを残しておくと安心です。
AI電話は、すべての電話をなくすためではなく、人が毎回出なくてもよい電話を整理し、必要な電話に集中しやすくするための仕組みです。
電話業務を効率化するときの注意点
電話業務の効率化は、ただ電話を減らせばよいわけではありません。
必要な電話まで取りにくくなると、問い合わせや予約の機会損失につながる可能性があります。
すべての電話を減らそうとしない
電話業務を効率化したいからといって、すべての電話を減らそうとする必要はありません。
電話の中には、売上や顧客満足につながる大切な問い合わせもあります。
大切なのは、電話を減らすことではなく、電話の種類を分けることです。
- 人が対応すべき電話
- 自動案内でよい電話
- フォームへ案内できる電話
- 折り返しでよい電話
- 対応しなくてもよい営業電話
このように分けると、効率化しやすくなります。
電話業務の効率化では、必要な電話を残し、不要な対応を減らすことが大切です。
必要な電話まで遠ざけない
IVRやAI電話を使う場合でも、必要な電話まで遠ざけない設計が重要です。
新規問い合わせ、既存のお客様、急ぎの相談などは、人につなぐ流れを残しておくと安心です。
自動化を強くしすぎると、電話をかけた人が「つながらない」「分かりにくい」と感じることがあります。
自動化は、電話を遮断するためではなく、必要な電話を受けやすくするために使いましょう。
自動音声や案内を長くしすぎない
自動音声やAI電話の案内は、長すぎると逆効果になることがあります。
電話をかけている人は、長い説明を聞きたいわけではありません。
早く用件を伝えたい、必要な情報を知りたい、担当者につながりたいと思っています。
そのため、案内文は短く、選択肢は分かりやすくしましょう。
自動音声は、丁寧さよりも分かりやすさを優先することが大切です。
通知後の対応ルールを決めておく
AI電話で用件を聞き取り、メール通知できるようにしても、その後の対応ルールがなければ意味がありません。
通知を誰が見るのか。
折り返しは誰がするのか。
対応済みかどうかをどう確認するのか。
ここが曖昧だと、対応漏れが起きます。
電話業務を効率化するには、電話を受けた後の流れまで決めておく必要があります。
最初から完璧を目指さず、小さく始める
電話業務を一気に変えようとすると、社内で混乱しやすくなります。
最初は、負担が大きいところから小さく始めるのがおすすめです。
たとえば、次のような始め方です。
- 営業時間外の問い合わせ受付から始める
- よくある質問だけWebにまとめる
- 電話メモの項目を統一する
- 営業電話の取次ぎルールを決める
- AI電話で用件の聞き取りだけ試す
電話業務の効率化は、一度で完成させるものではなく、運用しながら少しずつ改善するものです。
電話業務の効率化に向いている会社
電話業務の効率化は、特に次のような会社に向いています。
受付担当がいない会社
受付担当がいない会社では、電話が鳴るたびに誰かが作業を止めて対応します。
事務担当、現場スタッフ、接客中の人、経営者や店長など、手が空いた人が電話に出ている状態です。
この場合、電話対応の負担は社内全体に広がります。
受付担当がいない会社ほど、電話対応を仕組みで整理するメリットがあります。
手が空いた人が電話に出ている会社
手が空いた人がその都度電話に出ている会社では、対応が人によって変わりやすくなります。
電話内容の共有も、メモだったり口頭だったりとバラつきが出やすいです。
このような会社では、電話対応ルールや録音・文字起こし、メール通知などが役立ちます。
営業電話や取次ぎが多い会社
営業電話や取次ぎが多い会社では、担当者につなぐ前の対応を見直すだけでも負担を減らせます。
毎回人が判断するのではなく、用件を確認し、必要な電話だけつなぐ流れを作ることが大切です。
IVRやAI電話を使えば、こうした一次対応を自動化しやすくなります。
営業時間外の問い合わせを逃している会社
営業時間外の問い合わせを逃している会社では、自動応答やAI電話を活用しやすいです。
人が出られなくても、用件を残し、翌営業日に確認できる状態を作れます。
不在着信で終わらせず、用件を残せる仕組みを作ることが重要です。
電話内容の共有や折り返しでミスが起きやすい会社
電話内容の共有や折り返しでミスが起きている会社では、記録と通知の仕組みが役立ちます。
録音、文字起こし、メール通知などを使えば、電話を受けた人だけに情報が残る状態を避けやすくなります。
人を増やさず電話対応を整えたい会社
電話対応のために人を増やすのは簡単ではありません。
採用費、人件費、教育の手間もかかります。
そのため、人を増やす前に、電話対応のルール化や自動化を検討することは現実的です。
電話対応のためだけに人を増やす前に、まず仕組みで改善できる部分がないか確認してみましょう。
電話業務を効率化するなら、まず何から始めるべき?
電話業務を効率化したいと思っても、いきなりシステムを入れる必要はありません。
まずは、今の電話対応を整理するところから始めましょう。
まずは電話の種類を整理する
最初に、どのような電話が多いのかを整理します。
| 電話の種類 | 対応方針の例 |
|---|---|
| 新規問い合わせ | 人につなぐ、または用件を聞き取る |
| 既存顧客からの連絡 | 担当者につなぐ |
| 予約・相談 | フォームへ案内する |
| 営業時間外の電話 | 用件を残して翌営業日に確認する |
| 営業電話・不要な取次ぎ | 一次対応で整理する |
| よくある質問 | FAQや自動音声で案内する |
この整理をするだけでも、何を効率化すべきか見えやすくなります。
人が対応すべき電話を決める
次に、人が対応すべき電話を決めます。
すべての電話を自動化する必要はありません。
新規問い合わせ、既存のお客様、急ぎの相談、クレーム、契約に関わる内容などは、人が対応した方がよい場合があります。
効率化で大切なのは、人が対応すべき電話を減らすことではなく、必要な電話に集中しやすくすることです。
AIやIVRに任せられる電話を分ける
人が対応すべき電話が決まったら、AIやIVRに任せられる電話を分けます。
たとえば、次のような電話です。
- 営業時間外の問い合わせ
- よくある質問
- 予約フォームへの案内
- 問い合わせフォームへの案内
- 営業電話や不要な取次ぎの一次対応
- 担当者不在時の用件受付
このような電話は、仕組みで対応しやすい部分です。
無料トライアルで自社の電話に合うか試す
IVRやAI電話を検討する場合は、無料トライアルで試せるか確認すると安心です。
実際に試してみると、次のような点を確認できます。
- 音声案内が分かりやすいか
- 必要な電話を人につなげられるか
- 録音・文字起こしは使いやすいか
- メール通知は見やすいか
- SMSでフォーム案内できるか
- 社内で運用しやすいか
電話業務の効率化は、自社の電話内容に合うかどうかを試しながら進めることが大切です。
電話業務効率化のチェックリスト
電話業務を効率化したい場合は、以下を確認してみてください。
| 確認項目 | チェック |
|---|---|
| よくかかってくる電話の種類を整理したか | □ |
| 人が対応すべき電話を決めたか | □ |
| 自動化できる電話を分けたか | □ |
| 電話対応ルールを決めたか | □ |
| よくある質問をWebやフォームにまとめたか | □ |
| 電話内容を記録・共有する方法を決めたか | □ |
| 営業電話や不要な取次ぎの対応ルールを決めたか | □ |
| 営業時間外の電話対応を整えたか | □ |
| IVRやAI電話を使う範囲を決めたか | □ |
| 通知後の対応担当者を決めたか | □ |
すべてを一度に整える必要はありません。
まずは、電話が鳴るたびに困っている場面を一つ選び、そこから改善するのがおすすめです。
よくある質問
電話業務を効率化するには、何から始めればよいですか?
まずは、かかってくる電話の種類を整理することから始めましょう。
新規問い合わせ、既存顧客からの連絡、予約、営業電話、営業時間外の電話などに分けると、人が対応すべき電話と仕組みで対応できる電話が見えやすくなります。
最初からシステムを入れるより、まず電話対応の流れを整理することが大切です。
電話対応ルールを作るだけでも効果はありますか?
あります。
誰が電話に出るか、何を聞くか、どう共有するかを決めるだけでも、対応のバラつきや確認の手間を減らせます。
特に、手が空いた人が電話に出ている会社では効果を感じやすいです。
営業電話を減らすにはどうすればよいですか?
営業電話は、担当者へ毎回つながないルールを決めることが大切です。
会社名、用件、連絡先を確認し、必要な場合だけ担当者へ共有する流れにすると、不要な取次ぎを減らしやすくなります。
IVRやAI電話を使えば、営業電話や不要な取次ぎの一次対応を自動化しやすくなります。
営業時間外の電話対応はどう効率化できますか?
営業時間外は、人が出るのではなく、用件を残せる仕組みを作ることが大切です。
留守番電話、問い合わせフォーム、自動音声、AI電話などを使えば、不在着信で終わらせず、翌営業日に内容を確認しやすくなります。
IVRとAI電話は何が違いますか?
IVRは、自動音声や番号入力によって電話を振り分ける仕組みです。
AI電話は、相手の用件を聞き取ったり、録音・文字起こし、メール通知、SMSでのフォーム案内などに活用できる仕組みです。
シンプルな振り分けにはIVR、用件の聞き取りやフォーム案内まで行いたい場合はAI電話が向いています。
電話業務を自動化すると、お客様に冷たい印象を与えませんか?
案内の作り方によって印象は変わります。
自動音声が長すぎたり、必要な電話が人につながらなかったりすると、不満につながる可能性があります。
自動化するときは、必要な電話を人につなぐ流れを残しておくことが大切です。
中小企業でもAI電話を導入できますか?
導入できます。
特に、受付担当がいない会社、手が空いた人が電話に出ている会社、営業時間外の問い合わせを逃している会社では、AI電話を活用しやすいです。
まずは、営業時間外対応や問い合わせ内容の聞き取りなど、小さく始めると運用しやすくなります。
まとめ|電話業務は「人が頑張る」より「仕組みで整理する」ことが重要
電話業務を効率化するには、電話に早く出る、急いで取り次ぐといった努力だけでは限界があります。
大切なのは、電話対応を「人が毎回出る業務」から「仕組みで整理する業務」に変えることです。
そのためには、次の7つの方法が役立ちます。
- 電話対応ルールを決める
- よくある質問をWebページやフォームにまとめる
- 電話内容を記録・共有できるようにする
- 営業電話・不要な取次ぎを減らす
- 営業時間外の電話対応を整える
- IVRで電話の振り分けを自動化する
- AI電話で一次受付・聞き取りを自動化する
すべてを一度に始める必要はありません。
まずは、今の電話対応で一番負担になっている部分を整理し、できるところから改善していきましょう。
電話業務の効率化で大切なのは、電話をすべて減らすことではありません。 必要な電話は逃さず、不要な対応や取次ぎを減らすことです。
受付担当がいない会社や、手が空いた人が電話に出ている会社では、IVRやAI電話を活用することで、電話対応の負担を減らしやすくなります。
電話対応ルールやFAQ整備だけでは限界を感じている場合は、IVR・AI電話で一次対応を自動化する方法もあります。
IVR・AI自動音声応答を活用すれば、問い合わせ受付、録音・文字起こし、メール通知、SMSフォーム案内、必要な電話の振り分けまで、少人数の会社でも始めやすい電話対応の仕組みを作れます。
受付担当を増やす前に、AI電話でどこまで電話業務を効率化できるか確認してみてください。
会社の営業電話対応を減らしたい方へ
Navi8株式会社の「ibee connect」では、IVR・AI自動音声応答により、営業電話の振り分けや一次対応を自動化できます。
電話対応の負担を減らしたい方は、Navi8株式会社のお問い合わせページからご相談ください。


