電話受付を月額3,500円〜で省人化｜IVR・AI電話で必要な電話だけ人につなぐ方法

会社の代表電話が鳴るたびに、

「誰か電話に出て」

「今日は誰が電話番？」

「担当の○○さんを探して」

といった対応が発生していないでしょうか。

電話受付だけを担当している社員がいない会社では、総務・事務・経理などのスタッフが本来の仕事を止めて電話に出ているケースも少なくありません。

さらに、電話を取ってみたら営業電話だった。

担当者へ取り次いだものの、担当者が対応する必要のない電話だった。

昼休みになると電話に出る人がいない。

営業時間外の問い合わせは翌日まで分からない。

拠点が増えるほど電話受付をする人も必要になる。

こうした状態では、電話そのものよりも、**「電話がいつ鳴るか分からないため、誰かが受付できる状態でいなければならないこと」**が負担になります。

そこで検討したいのが、IVR・AI電話を使った電話受付の省人化です。

ただし、電話受付を省人化する目的は、すべての電話をAIだけで処理することではありません。

人が出る必要のない電話はIVR・AI電話に任せ、新規のお客様や重要な取引先など、人が対応すべき電話だけ担当者へ届ける。

この役割分担が重要です。

ibee connectなら、IVRで電話の用件を振り分け、営業電話は人につながず、新規のお客様など必要な電話だけ担当者へ転送する電話受付を**月額3,500円〜（税別）**から構築できます。

実際にibee connectを利用している企業では、

• 代表電話に出る回数が減った
• 電話番を決めなくてよくなった
• 受付・事務スタッフが本来業務に集中できるようになった
• 電話受付を担当していたスタッフへ別の業務を任せられるようになった
• 営業電話を人が受けなくなった
• 少人数でも電話受付を回せるようになった
• 昼休み・営業時間外も受付できるようになった
• 新たに電話受付担当を採用せずに済んだ
• 複数拠点の電話受付をまとめられた

といった変化も出ています。

この記事では、電話受付を省人化する具体的な方法、IVR・AI電話の使い方、人件費との比較、導入時の注意点まで詳しく解説します。

結論｜電話受付の省人化は「人をなくすこと」ではない

電話受付の省人化という言葉を聞くと、

「受付スタッフをなくす」

「電話を全部AIに任せる」

というイメージを持つかもしれません。

しかし、本来の目的はそこではありません。

電話受付の省人化とは、人が対応する必要のない電話のためにスタッフを拘束しない状態を作ることです。

たとえば、代表電話に入る電話を次のように分けます。

電話の種類	対応方法
新規のお客様・問い合わせ	担当部署へ転送
既存のお客様・取引先	必要な担当者へ転送
営業・提案	人につながずフォーム案内、または自動で断る
定型問い合わせ	IVRやAIで対応
予約・申し込み	SMSでWebフォームへ案内
昼休み・営業時間外	IVR・AI電話で受付
複数拠点への電話	一つの入口から拠点・部署へ振り分け

この仕組みにすると、受付・事務スタッフがすべての電話に出る必要がなくなります。

電話番のために人を待機させるのではなく、本当に人が必要な電話だけ人へ届ける。

これが電話受付の省人化です。

なぜ電話受付には人手がかかるのか

電話受付の負担は、通話時間だけでは判断できません。

電話が鳴るまで待つ。

電話が鳴ったら仕事を止める。

相手と用件を確認する。

担当者を探す。

取り次ぐ。

終わったら元の仕事へ戻る。

こうした一連の流れが繰り返されます。

電話が鳴るまで誰かが対応できる状態でいる必要がある

代表電話を人だけで運用する場合、電話がいつ鳴っても対応できる人が必要です。

専任受付がいない会社では、

「総務のAさんが出る」

「Aさんが休みならBさん」

「昼休みは交代で対応」

といったルールを作ることになります。

実際の通話が1日30分しかなくても、電話が鳴る可能性があるために人の行動が制限されることがあります。

これが電話受付の隠れたコストです。

営業電話にも人が出ている

代表電話へ入る電話のすべてが、会社にとって重要とは限りません。

求人広告。

通信サービス。

OA機器。

業務システム。

Webサービス。

各種営業提案。

こうした営業電話でも、最初は人が出なければ内容が分からない運用になっている会社は多いでしょう。

その結果、

電話に出る。

営業だと判断する。

断る。

仕事へ戻る。

という作業を毎日繰り返します。

営業電話のために社員を配置する必要はありません。

「○○さんお願いします」の取次ぎが発生する

代表電話では、

「営業の○○さんお願いします」

「社長をお願いします」

「経理担当者へつないでください」

といった電話も多くあります。

そのたびに、

相手を確認。

担当者を探す。

在席確認。

電話を転送。

といった業務が発生します。

取次ぎそのものは数分でも、件数が多ければ積み重なります。

昼休み・営業時間外に受付できない

電話受付を人に依存していると、

昼休み。

会議中。

営業時間外。

休日。

など、人が電話に出られない時間が発生します。

そこで交代で電話番をしたり、代表電話を誰かの携帯へ転送したりすると、今度は特定の社員へ負担が集中します。

拠点が増えると電話受付も増えやすい

東京。

大阪。

福岡。

と拠点が増えれば、それぞれに代表電話を持つケースがあります。

各拠点で電話を受ける人を決めると、電話受付に関わる人数も増えます。

IVRで電話の入口をまとめ、用件や拠点に応じて振り分ければ、拠点ごとに受付担当者を配置しなくても運用しやすくなります。

電話受付を省人化する5つの方法

電話受付の負担を減らす方法は、AI電話だけではありません。

まずは自社の課題に合わせて選ぶことが重要です。

1．電話対応ルールを統一する

最も費用がかからない方法です。

たとえば、

• 営業電話は取り次がない
• 既存顧客は担当部署へ
• 新規問い合わせは営業担当へ
• 予約はWebフォームへ案内する

といったルールを決めます。

判断時間や取次ぎ時間は減らせます。

ただし、電話に人が出る必要があること自体は変わりません。

2．Webフォームや予約フォームへ誘導する

電話でしか受付できない業務を減らします。

予約。

資料請求。

営業提案。

採用応募。

簡単な問い合わせ。

こうした内容をWebフォームへ誘導すれば、電話対応時間を減らせます。

SMSを使って電話中にフォームURLを送る方法もあります。

3．電話代行を利用する

外部オペレーターに電話受付を委託する方法です。

人による柔軟な一次対応が必要な企業には向いています。

一方で、問い合わせ件数や対応内容によっては、IVRやAI電話で十分なケースもあります。

4．IVRで電話を自動振り分けする

IVRは、電話をかけた相手に番号を選んでもらい、用件に応じて電話を振り分ける仕組みです。

たとえば、

新規のお客様は1番を押してください。
既存のお客様は2番を押してください。
営業・ご提案は3番を押してください。

と案内します。

これにより、人が最初に電話へ出て用件を確認する必要を減らせます。

5．AI電話で受付・聞き取りを自動化する

さらにAI電話を組み合わせれば、

問い合わせ内容を聞き取る。

録音する。

文字起こしする。

内容を通知する。

必要に応じてSMSを送る。

といった対応ができます。

ただし、すべてをAIに任せる必要はありません。

新規顧客など、人が対応した方がよい電話だけ人へつなぐ設計にすることが重要です。

おすすめは「新規・既存・営業」の3つに分ける方法

電話受付を省人化するとき、IVRメニューを複雑にしすぎる必要はありません。

最初は大きく3つに分けると分かりやすくなります。

お電話ありがとうございます。
ご用件に応じて番号を押してください。
新規のお客様・お問い合わせは1番を押してください。
既存のお客様・お取引先は2番を押してください。
営業・ご提案のお電話は3番を押してください。

この段階で、電話の入口をかなり整理できます。

1番｜新規のお客様は人へ直接つなぐ

電話受付を省人化するからといって、新規のお客様までAIだけで対応する必要はありません。

「サービスについて相談したい」

「見積もりをお願いしたい」

「契約を検討している」

といった電話は、売上につながる可能性があります。

そのため、新規のお客様・問い合わせは担当部署へ直接転送する設計が分かりやすいでしょう。

重要なのは、

「AIに任せられるか」ではなく、「人が対応する価値があるか」で判断することです。

電話受付の省人化と、新規顧客への対応品質は両立できます。

2番｜既存のお客様・取引先は必要な担当者へつなぐ

既存顧客や取引先からの電話も、受付担当者が毎回間に入る必要はありません。

必要な担当部署や担当者へ直接転送できるようにします。

これによって、

「○○さんお願いします」

↓

受付スタッフが対応

↓

担当者を探す

↓

取次ぎ

という作業を減らせます。

担当者が外出することが多い場合は、登録した携帯電話への転送を利用する方法もあります。

受付を減らしても、お客様が必要な担当者と話せる状態は残す。

この設計が重要です。

3番｜営業電話は人につながない

電話受付を省人化するとき、特に自動化しやすいのが営業電話です。

営業・提案を3番に分けた場合、担当者へつなぎません。

提案自体は受け付ける場合

営業・ご提案については専用フォームから受け付けております。
このあとSMSでフォームをご案内します。

と案内します。

担当者は送られた内容を確認して、必要な提案だけ対応できます。

営業電話を受け付けない場合

恐れ入りますが、営業・ご提案のお電話は受け付けておりません。ご了承ください。

と案内して終了します。

これなら、営業電話を断るために受付スタッフを置く必要がありません。

営業電話の「判断業務」まで減らせる

営業電話対策で見落とされやすいのが、

「この電話は担当者につなぐべきか？」

と考える時間です。

受付担当者は、

本当の取引先なのか。

新規顧客なのか。

営業なのか。

毎回判断します。

IVRで営業・提案を最初から分ければ、受付スタッフが毎回判断する負担も減らせます。

実際にibee connectを利用している企業でも、営業電話を人が直接受けなくなったことで、営業電話への対応だけでなく、「つなぐか断るか」を考える負担も減っています。

電話番を置かなくても昼休み・営業時間外に受付しやすくなる

電話受付を人だけで運用すると、昼休みや営業時間外が問題になります。

昼休みの電話当番を減らせる

昼休みでもIVRが最初に対応すれば、

新規顧客は担当者へ。

営業電話は自動対応。

定型問い合わせはAI受付。

と振り分けられます。

電話が鳴るかもしれないからと、毎日交代で誰かが電話番をする必要を減らせます。

営業時間外も受付できる

営業時間外は、

IVRで用件を振り分ける。

必要な問い合わせはAIが聞き取る。

予約ならSMSでフォームへ案内する。

重要な電話だけ担当者へ転送する。

という設計ができます。

営業時間外だからすべて翌日にするのではなく、重要度によって対応を変えられます。

複数拠点の電話受付をまとめればさらに省人化しやすい

複数拠点を持つ会社では、

「東京支店には電話受付担当」

「大阪支店にも電話受付担当」

という形になることがあります。

電話の入口をまとめれば、各拠点で同じような受付業務を行う必要を減らせます。

たとえば、

代表番号へ着信

↓

IVRで用件を振り分け

↓

エリア・拠点・担当部署へ転送

という流れです。

外部から見れば一つの統一された電話窓口。

内部では必要な拠点へ自動で振り分ける。

小規模な自社コールセンターのような受付体制を作ることができます。

ibee connectを利用している企業でも、複数拠点の電話受付をまとめることで取次ぎ業務を減らせた事例があります。

実際にibee connect導入後、電話受付はどう変わった？

ibee connectを導入した企業では、電話受付の方法そのものが変わっています。

代表電話に出る回数が減った

導入前は、代表電話が鳴るたびに受付・事務スタッフが電話へ出ていました。

IVRで用件を振り分けるようにしたことで、人が直接対応する必要のある電話自体が減りました。

電話番を決めなくてよくなった

「今日は誰が代表電話に出る？」

という役割決めが不要になったケースもあります。

電話番を固定しないことで、スタッフがそれぞれの業務を進めやすくなります。

受付・事務スタッフが本来業務に集中できるようになった

代表電話へ出る回数が減ることで、

経理。

総務。

営業支援。

顧客対応。

資料作成。

など、本来担当している業務へ集中しやすくなりました。

電話受付を担当していたスタッフへ別の仕事を任せられるようになった

これは省人化の大きな価値です。

「人が不要になった」のではありません。

これまで電話受付のために使っていた人の時間を、ほかの業務へ使えるようになりました。

電話番から解放されたスタッフに、より生産性の高い仕事を任せられるようになったケースがあります。

新たな電話受付担当を採用せずに済んだ

会社の電話件数が増えてくると、

「電話受付担当を新しく採用した方がいいのでは？」

と考えることがあります。

しかし、IVR・AI電話で受付を整理したことで、新しく電話受付担当を採用せず、既存の少人数体制で運用できたケースもあります。

人手不足の会社にとっては大きなメリットです。

営業電話を人が受けなくなった

営業電話専用の分岐を設けることで、営業電話が担当者まで届かなくなります。

営業電話を断るために社員が仕事を止める必要も減ります。

昼休み・営業時間外も受付できるようになった

人が電話番をしていなくても、IVR・AI電話が受付できます。

これにより、「昼休みだから電話に出られない」「営業時間外だから全部留守電」という状態を見直せます。

電話受付には実際いくら人件費がかかっている？

電話受付の費用対効果を考えるとき、システム料金だけを見てはいけません。

まず、現在どれくらい人の時間を使っているか計算してみましょう。

電話対応時間を計算する

たとえば、

電話受付・取次ぎ・営業電話対応などを合わせて、1日2時間相当使っているとします。

社員の時間単価を仮に2,000円。

月20営業日なら、

2時間 × 2,000円 × 20日＝80,000円

です。

この例では、電話受付に月8万円相当の人の時間を使っている計算になります。

もちろん、これは一例です。

会社ごとに電話件数も給与も異なります。

そのため、

「AI電話を導入すれば必ず○万円削減できる」

とは言えません。

重要なのは、自社の実際の電話受付時間と比較することです。

「電話待ち」の時間も考える

もう一つ重要なのが、電話待ちです。

電話が鳴っていない時間でも、

「電話が鳴ったら自分が出なければ」

という状態になっていることがあります。

昼休みに当番を置く。

外出しにくい。

席を長時間離れられない。

こうした拘束も電話受付コストの一部です。

採用・教育コストもある

新しく受付担当を採用する場合は、

求人掲載。

面接。

採用。

研修。

電話対応ルールの教育。

なども必要です。

単純な給与だけでなく、採用や教育まで含めて比較すると、AI電話の費用対効果を判断しやすくなります。

月額3,500円〜（税別）と何を比較すればいい？

ibee connectは**月額3,500円〜（税別）**から利用できます。

比較すべきなのは、

「3,500円を払うか払わないか」

ではありません。

現在、

• 電話受付に毎月何時間使っているか
• 営業電話は何件あるか
• 取次ぎは何件あるか
• 昼休みの電話当番はあるか
• 営業時間外対応に困っているか
• 新たな電話受付担当の採用を検討しているか

を確認します。

そのうえで、

どこまで人の対応を減らせるか

を比較してください。

電話件数が少ない会社であれば、今の運用の方が合理的な場合もあります。

一方、毎日のように代表電話で仕事が中断されているなら、省人化を検討する価値があります。

電話代行とIVR・AI電話はどちらが向いている？

電話受付を省人化するとき、電話代行とAI電話を比較することもあるでしょう。

どちらが優れているかではなく、目的が違います。

項目	電話代行	IVR・AI電話
人による柔軟な対応	強い	必要な場合は人へ転送
定型受付	対応可能	自動化しやすい
営業電話	オペレーター対応の場合あり	人につながず処理可能
取次ぎ	人が対応	IVRで自動振り分け
営業時間外	契約内容による	自動受付可能
SMS案内	契約・機能による	フォーム誘導に活用可能
少人数運用	外部人員を利用	自社の人対応を減らしやすい

「人の受付を外部へ任せたい」なら電話代行。

「人が出る必要のない電話自体を減らしたい」ならIVR・AI電話。

という違いで考えると分かりやすいでしょう。

電話受付の省人化が向いている会社

特に相性がよいのは、次のような会社です。

• 総務・事務が代表電話を兼務している
• 電話番を毎日決めている
• 営業電話が多い
• 「○○さんお願いします」という取次ぎが多い
• 電話が鳴るたびに集中が途切れる
• 昼休みの電話当番がある
• 少人数で会社を運営している
• 新しく受付担当を採用しようとしている
• 複数拠点それぞれに受付業務がある
• 営業時間外も問い合わせを受けたい

一方で、

一件一件について高度な判断が必要。

すべての電話で人による細かな説明が必要。

という会社なら、有人受付を残した方がよい場合もあります。

省人化は、人をなくすことではなく、人が必要な場所へ人の時間を集中することです。

電話受付を省人化するときの注意点

何でもAIへ任せない

AI電話を導入したからといって、すべてを自動化する必要はありません。

新規顧客。

大切な取引先。

高額な相談。

クレーム。

複雑な相談。

などは、人が対応した方がよいケースがあります。

新規のお客様まで自動終了しない

営業電話を減らしたいからといって、

「知らない番号はすべて営業」

と考えるのは危険です。

新規のお客様も、最初は知らない相手です。

営業電話と新規問い合わせをIVRで別のルートにすることが重要です。

IVRメニューを増やしすぎない

省人化したいからと、

「総務は1番」

「営業は2番」

「経理は3番」

「人事は4番」

「採用は5番」

と増やしすぎると、電話をかけた人が迷います。

まずは、

新規。

既存。

営業。

のような大きな分類から始める方が分かりやすくなります。

AI受付後の運用も決める

AIが問い合わせを受けても、誰も確認しなければ意味がありません。

どの問い合わせを誰が確認するか。

どのくらいの時間で折り返すか。

緊急時は誰へつなぐか。

まで決めておくことが重要です。

ibee connectなら電話受付を月額3,500円〜（税別）で省人化できる

ibee connectでは、IVR・AI電話を使って会社の電話受付を整理できます。

たとえば、

• IVRによる用件振り分け
• 必要な電話だけ担当者へ転送
• 営業電話を人につながない
• SMSで問い合わせフォームへ案内
• 予約フォームへの誘導
• AIによる一次受付
• 録音
• 文字起こし
• メール・LINE等への通知
• 昼休みの自動受付
• 営業時間外の受付
• 担当者の携帯電話への転送
• 複数拠点の電話受付一元化
• 多言語対応

などを組み合わせて利用できます。

重要なのは、最初から全部を自動化しようとしないことです。

まず、

営業電話だけ。

代表電話だけ。

昼休みだけ。

営業時間外だけ。

といった負担の大きい部分から始める方法もあります。

よくある質問

電話受付を完全に無人化する必要がありますか？

ありません。

むしろ、新規のお客様や重要な取引先など、人が対応した方がよい電話は人へつなぐ方が実用的です。

人が出る必要のない電話だけ自動化することをおすすめします。

受付スタッフがいてもAI電話を導入する意味はありますか？

あります。

営業電話や定型受付を自動化することで、受付スタッフが本来の業務へ使える時間を増やせます。

実際に、電話受付を担当していたスタッフへ別の仕事を任せられるようになったケースがあります。

新規のお客様は人につなげられますか？

IVRで新規のお客様・問い合わせ専用のルートを作り、担当部署へ転送できます。

営業電話だけ自動で断れますか？

営業・提案専用のメニューを作り、自動音声で丁寧に断る運用ができます。

提案自体を受け付ける場合は、SMSで問い合わせフォームへ案内することもできます。

昼休みだけAI電話を使えますか？

昼休みなど、人が電話に出にくい時間帯だけ自動受付を利用する運用も考えられます。

営業時間外にも使えますか？

営業時間外にもIVR・AI電話を利用できます。

必要な電話だけ担当者へ転送し、それ以外はAI受付やSMSへ振り分ける方法があります。

既存の代表電話番号は使えますか？

現在使用している代表電話からIVR用番号へ転送して利用する方法があります。

長く使っている代表番号を活かしながら、受付方法だけ変更できます。

複数拠点の電話を一つにまとめられますか？

電話の入口をまとめ、用件・エリア・部署などに応じて振り分ける運用ができます。

各拠点に受付担当者を配置する負担を減らす方法としても活用できます。

電話受付担当を採用するより安くなりますか？

必ず安くなるとは限りません。

電話件数、人件費、必要な受付品質によって変わります。

現在電話受付に使っている時間や採用コストと、システム利用料を比較して判断することが重要です。

小さな会社でも導入するメリットはありますか？

少人数の会社ほど、電話番のためだけに一人を固定しにくいため、相性がよいケースがあります。

経営者や事務スタッフが代表電話を兼務している会社では、不要な電話を減らすことで本来業務へ集中しやすくなります。

まとめ｜「電話番のための人員配置」から卒業する

電話受付を省人化する目的は、人をなくすことではありません。

人の時間を、電話番ではなく、人にしかできない仕事へ使うことです。

新規のお客様には人が対応する。

既存のお客様は必要な担当者へつなぐ。

営業電話は人につながない。

予約や定型問い合わせはWebやAIを活用する。

昼休みや営業時間外もIVRで受付する。

複数拠点の電話は入口をまとめる。

こうして電話の種類ごとに役割を分ければ、代表電話に誰かが常に待機する必要を減らせます。

実際にibee connectを導入している企業でも、

代表電話に出る回数が減った。

電話番を決めなくてよくなった。

受付・事務スタッフが本来業務へ集中できるようになった。

電話受付を中心に担当していたスタッフへ別の仕事を任せられるようになった。

新しい電話受付担当を採用せずに済んだ。

といった変化が出ています。

まずは、

「電話受付に1日何時間使っているか」

「営業電話は何件あるか」

「取次ぎは何件あるか」

「電話番のために誰の時間を使っているか」

を確認してみてください。

電話受付に想像以上の時間を使っているのであれば、人を増やす前に、電話の入口そのものを見直すという選択肢があります。