不動産会社の物件問い合わせ・内見予約を逃さない方法｜AI電話で反響対応とコールセンター引き継ぎを自動化

はじめに

不動産会社では、電話に出られないタイミングがあります。

接客中。
内見案内中。
契約手続き中。
オーナー対応中。
入居者からの連絡対応中。
営業時間外。

その間に、物件問い合わせや内見予約の電話が入ることがあります。

「この物件、まだ空いていますか？」
「今日内見できますか？」
「初期費用はいくらですか？」
「似た条件の物件も紹介してもらえますか？」

このような電話にすぐ対応できなかった場合、お客様は別の不動産会社へ問い合わせるかもしれません。

不動産会社で電話に出られないこと自体が問題なのではありません。 問題は、その電話が物件問い合わせ・内見予約・来店予約だった場合に、成約につながる機会を逃してしまうことです。

さらに、不動産会社の電話対応は新規問い合わせだけではありません。

入居者からの設備トラブル、オーナーからの連絡、空室確認、営業電話、営業時間外の緊急連絡など、さまざまな電話が同じ代表番号に集まりやすいです。

特に賃貸管理を行っている会社では、24時間対応のコールセンターを用意していても、入居者がその番号を忘れてしまい、契約した不動産会社や管理会社の代表番号へ電話してくることがあります。

日中は自社で対応したい。
営業時間外はコールセンターにつなぎたい。
物件問い合わせや内見予約は担当者へ届けたい。
営業電話は担当者につなげたくない。

このような振り分けを人が毎回行っていると、受付や事務担当者、営業担当者の負担は大きくなります。

そこで有効なのが、AI電話やIVRを使って、電話の入口を自動で振り分ける方法です。

AI電話を活用すれば、物件問い合わせは担当者へ通知し、内見予約はSMSで予約フォームへ案内できます。
入居者の設備トラブルは、日中なら自社担当者へ、営業時間外ならコールセンターへ転送できます。
営業電話は担当者へつながず、問い合わせフォームへ案内して通話終了にすることもできます。

この記事では、不動産会社が物件問い合わせ・内見予約を逃さないために、AI電話で反響対応とコールセンター引き継ぎを自動化する方法を解説します。

結論｜不動産会社の電話対応は「反響対応」と「管理対応」を分けることが重要

不動産会社の電話対応で大切なのは、すべての電話を同じように受けないことです。

物件問い合わせや内見予約は、成約につながる可能性があるため、できるだけ早く担当者へ届けたい電話です。

一方で、入居者からの設備トラブルは、内容や時間帯によって自社担当者またはコールセンターへ振り分けたい電話です。

営業電話や不要な提案電話は、担当者へつなげずに自動対応したい電話です。

つまり、不動産会社の電話は、次のように分けて考える必要があります。

電話の種類	主な内容	対応方針
反響対応	物件問い合わせ、内見予約、来店予約、空室確認	担当者へ転送、SMSフォーム案内、メール通知
管理対応	入居者の設備トラブル、鍵、水漏れ、騒音など	日中は自社担当者、営業時間外はコールセンターへ振り分け
オーナー対応	オーナーからの相談、確認、報告	担当者へ転送、または用件を聞き取り通知
営業電話	広告、求人、システム、営業提案	フォーム案内または丁寧に断って通話終了
その他	用件不明、折り返し希望など	用件を聞き取り、担当者へ通知

日中は自社で受けたい電話、営業時間外はコールセンターへ任せたい電話、営業中でも担当者につなげたくない電話を分けることが重要です。

AI電話やIVRを使えば、電話がかかってきた時点で用件を確認し、番号入力に応じて振り分けられます。

たとえば、次のような分岐です。

番号	用件	対応例
1番	物件問い合わせ	担当者へ転送、または内容を聞き取りメール通知
2番	内見予約	SMSで内見予約フォーム送信、または担当者へ転送
3番	入居者対応・設備トラブル	日中は自社担当者、営業時間外はコールセンターへ転送
4番	オーナーからの連絡	担当者へ転送、または用件を聞き取り通知
5番	営業・提案	SMSで問い合わせフォーム送信、または丁寧に断って通話終了

このように入口を分ければ、必要な電話だけ担当者やコールセンターへつなげやすくなります。

不動産会社で電話対応が重要な理由

不動産会社にとって、電話対応は単なる事務作業ではありません。

電話の内容によっては、売上や成約、入居者満足度、オーナー対応に直結します。

物件問い合わせは成約につながる最初の接点

物件問い合わせは、お客様との最初の接点です。

ポータルサイトや自社サイトで物件を見た人が、「この物件、まだ空いていますか？」と電話してくる。
この時点で、お客様はすでに一定の興味を持っています。

この電話に出られない場合、お客様は他社へ問い合わせる可能性があります。

特に賃貸仲介では、同じ物件や似た条件の物件を複数の会社が扱っていることもあります。
対応が遅れると、他社で内見予約が入ってしまうかもしれません。

物件問い合わせは、できるだけ不在着信で終わらせたくない電話です。

内見予約は来店・成約に近い問い合わせ

内見予約は、問い合わせの中でもかなり成約に近い行動です。

「見てみたい」と思っている時点で、お客様の検討度は高い状態です。

この電話に出られなければ、内見日程が決まらないまま終わってしまう可能性があります。

また、内見予約ではスピードも大切です。

その日しか時間がないお客様もいます。
週末にまとめて物件を見たいお客様もいます。
引っ越し期限が近いお客様もいます。

内見予約の電話を逃すことは、来店や成約につながる機会を逃すことにつながります。

空室確認や条件確認への回答スピードが重要

不動産会社には、空室確認や条件確認の電話も多く入ります。

• まだ空いているか
• 初期費用はいくらか
• ペット可か
• 駐車場はあるか
• いつから入居できるか
• 内見できるか
• 申し込み状況はどうか

これらの問い合わせは、できるだけ早く回答したい内容です。

ただし、担当者が接客中や外出中の場合、すぐに電話へ出られないこともあります。

AI電話で用件を聞き取り、メールで担当者へ通知できれば、あとから内容を確認しやすくなります。

入居者対応や設備トラブルも同じ番号に混ざる

不動産会社の代表番号には、新規問い合わせだけでなく、入居者からの連絡も入ります。

• 水漏れ
• 鍵の不具合
• エアコンの故障
• 給湯器の不具合
• 騒音トラブル
• 共用部の不具合
• 契約内容の確認

新規反響と入居者対応が同じ番号に入ると、受付時点での振り分けが重要になります。

反響対応を優先すべき電話なのか。
入居者対応として担当部署へつなぐべきなのか。
営業時間外の緊急連絡としてコールセンターへつなぐべきなのか。

この判断を人が毎回行うのは負担です。

オーナーからの連絡も担当者へ正しく届ける必要がある

管理会社の場合、オーナーからの連絡も重要です。

空室状況の確認。
募集条件の相談。
修繕の相談。
入居者対応の確認。
管理報告に関する問い合わせ。

こうした電話は、担当者へ正しく届ける必要があります。

ただし、代表電話にかかってくると、誰宛てなのか、どの物件の話なのかを確認する手間が発生します。

AI電話でオーナーからの連絡を分け、担当者へ転送またはメール通知できれば、取次ぎの負担を減らしやすくなります。

営業電話や不要な取次ぎも多い

不動産会社には、営業電話も多くかかってきます。

広告掲載。
求人媒体。
ポータルサイト関連。
システム提案。
投資商材。
業務提携の提案。

もちろん必要な提案もありますが、営業時間中に担当者へ毎回つながると、業務の妨げになります。

反響対応や入居者対応と営業電話が同じ入口に混ざることが、不動産会社の電話対応を複雑にしています。

不動産会社で電話に出られない時に起きる機会損失

電話に出られなかったからといって、すべてが問題になるわけではありません。

しかし、不動産会社の場合、電話の内容によっては大きな機会損失につながります。

物件問い合わせを逃す

物件問い合わせは、お客様が具体的な物件に興味を持ったタイミングで入る電話です。

この電話に出られないと、お客様の検討意欲が高いうちに対応できません。

不在着信を見て折り返しても、すでに別の不動産会社に連絡している場合があります。

物件問い合わせは、初動が遅れるほど他社に流れる可能性があります。

内見予約のタイミングを逃す

内見予約は、日程調整が重要です。

お客様の都合、担当者の予定、物件の鍵の手配、オーナー確認など、複数の調整が必要になることがあります。

電話に出られず日程調整が遅れると、内見の機会を逃す可能性があります。

AI電話で内見希望日時や物件名を聞き取り、担当者へメール通知できれば、折り返し時に話が進めやすくなります。

空室確認への回答が遅れる

空室確認はスピードが大切です。

特に人気物件では、確認が遅れるだけで申し込みが入ってしまうこともあります。

担当者が出られない場合でも、AI電話で物件名や希望条件を聞き取っておけば、あとから確認しやすくなります。

来店予約につながらない

不動産会社にとって、来店予約は大切な接点です。

電話で来店希望が入ったのに出られない。
折り返した時には別の予定が入っている。
お客様が他社へ行ってしまう。

こうしたことが続くと、問い合わせ数があっても来店につながりにくくなります。

問い合わせ数を増やすだけでなく、問い合わせを来店・内見につなげる電話対応が重要です。

入居者トラブルへの初動が遅れる

入居者からの設備トラブルは、放置すると不満につながります。

特に、水漏れ、鍵、給湯器、電気、騒音などは、早めの一次対応が必要です。

コールセンターを用意していても、入居者がその番号を忘れて代表番号へ電話してくることがあります。

この時、代表電話がつながらないと、入居者は不安になります。

AI電話で入居者対応を選べるようにしておけば、日中は自社担当者へ、営業時間外はコールセンターへ振り分けやすくなります。

オーナー連絡や重要な電話が埋もれる

電話が多い会社では、重要な電話が営業電話や一般問い合わせに紛れてしまうことがあります。

オーナーからの相談。
入居者トラブル。
内見希望。
急ぎの確認。

これらが同じ代表番号に混ざると、受付や事務担当者の判断負担が増えます。

不動産会社の電話対応では、電話の量を減らすだけでなく、重要な電話を埋もれさせないことが大切です。

入居者がコールセンター番号を忘れて管理会社へ電話してくる問題

不動産会社や管理会社では、24時間対応のために外部コールセンターを利用しているケースがあります。

しかし、コールセンター番号を案内していても、すべての入居者がその番号を覚えているとは限りません。

24時間対応窓口を用意していても代表番号にかかってくる

入居者には、契約時に緊急連絡先やコールセンター番号を案内していることがあります。

それでも、実際には次のようなことが起きます。

• 番号をスマホに登録していない
• 契約書類をすぐに見られない
• どこに電話すればよいか分からない
• 管理会社の代表番号だけ覚えている
• 物件を契約した不動産会社へ電話してしまう

その結果、設備トラブルや緊急連絡でも、代表番号へ電話が入ることがあります。

緊急時ほど入居者は専用番号を探せない

トラブルが起きている時ほど、入居者は落ち着いて番号を探せないものです。

水漏れしている。
鍵が開かない。
給湯器が使えない。
夜中に設備トラブルが起きた。

このような時、入居者は「とりあえず契約した不動産会社に電話しよう」と考えることがあります。

入居者がコールセンター番号を忘れて代表番号へ電話してきても、AI電話で用件を確認し、必要に応じてコールセンターへ振り分けられます。

日中は自社対応、営業時間外はコールセンター対応に分けたい

不動産会社によっては、日中の入居者対応は自社で受けたい場合があります。

担当者が状況を把握している。
オーナーとの関係がある。
管理物件ごとに対応ルールが違う。
軽微な問い合わせは社内で対応できる。

一方で、営業時間外や夜間の緊急連絡はコールセンターへ任せたい。

このような運用は自然です。

ただし、代表番号にかかってきた電話を時間帯ごとに振り分けるには、電話の入口設計が必要です。

AI電話なら用件と時間帯に応じて担当者・コールセンターへ振り分けられる

AI電話やIVRを使えば、用件と時間帯に応じて振り分けられます。

たとえば、次のような設計です。

電話の種類	日中・営業時間内	営業時間外
物件問い合わせ	担当者へ転送、または内容を聞き取りメール通知	問い合わせ内容を聞き取りメール通知、またはフォーム案内
内見予約	担当者へ転送、または内見予約フォームへ案内	内見予約フォームへ案内、翌営業日に通知
入居者の設備トラブル	自社担当者へ転送、またはコールセンターへ振り分け	コールセンターへ自動転送
緊急トラブル	緊急窓口・コールセンターへ転送	コールセンターへ自動転送
オーナーからの連絡	担当者へ転送、または用件を聞き取り通知	用件を聞き取りメール通知
営業電話	SMSで問い合わせフォーム案内、または丁寧に断って通話終了	自動案内して通話終了

このようにすれば、入居者が代表番号へ電話してきても、営業時間外はコールセンターへつなぐ流れを作れます。

AI電話で不動産会社の反響対応はどう変わる？

AI電話を導入すると、不動産会社の電話対応は「人が毎回判断する」状態から、「電話の入口で用件を分ける」状態へ変えられます。

AI電話が最初に用件を確認する

まず、電話がかかってきた時にAI電話やIVRが応答します。

最初のガイダンスは、番号入力式にすると分かりやすくなります。

お電話ありがとうございます。
ご用件に応じて番号を押してください。
物件のお問い合わせは1番を押してください。
内見予約をご希望の方は2番を押してください。
ご入居中のお客様で設備トラブルやお困りごとのご連絡は3番を押してください。
オーナー様からのご連絡は4番を押してください。
営業・ご提案のお電話は5番を押してください。

このように最初に分けることで、受付担当者が毎回用件を聞き取る必要を減らせます。

物件問い合わせ・内見予約・入居者対応・オーナー連絡・営業電話を最初に分けることが、不動産会社の電話対応では重要です。

物件問い合わせの内容を聞き取れる

1番を押した物件問い合わせについては、AI電話が内容を聞き取れます。

たとえば、次のような項目です。

• 問い合わせ物件名
• 希望エリア
• 家賃
• 間取り
• 入居希望時期
• 名前
• 電話番号
• メールアドレス
• 折り返し希望

これらを録音・文字起こしし、メールで担当者へ通知できれば、折り返し時にスムーズです。

内見予約フォームへSMSで案内できる

内見予約については、SMSで内見予約フォームへ案内できます。

お客様はフォームから、希望日時、物件名、名前、電話番号を入力します。

電話口で聞き取るよりも、内容が文字で残ります。

また、担当者が接客中や外出中でも、内見希望を不在着信だけで終わらせにくくなります。

空室確認や急ぎの電話は担当者へ転送できる

空室確認や当日の内見希望など、急ぎの電話は担当者へ転送する流れも作れます。

すべてをフォーム案内にする必要はありません。

急ぎの反響は担当者へ。
通常の内見希望はフォームへ。
担当者が出られない場合は用件を聞き取り通知へ。

このように分けられると、実務に合わせやすくなります。

入居者対応・設備トラブルを一次受付できる

入居者からの設備トラブルも、AI電話で一次受付できます。

日中は自社担当者へ転送する。
営業時間外はコールセンターへ転送する。
緊急性が低い内容は用件を聞き取り、翌営業日に確認する。

このように分けることで、入居者対応の初動を整理できます。

営業時間外はコールセンターへ自動転送できる

営業時間外の入居者トラブルは、コールセンターへ自動転送できます。

たとえば、夜間に入居者が代表番号へ電話してきた場合でも、3番を押すことでコールセンターへつながる流れにできます。

これにより、入居者がコールセンター番号を忘れていた場合でも、代表番号から正しい窓口へ誘導できます。

営業時間外でも問い合わせ内容を残せる

物件問い合わせや内見予約は、営業時間外でも内容を残せます。

AI電話が用件を聞き取り、メール通知する。
または、SMSで内見予約フォームや問い合わせフォームへ案内する。

翌営業日に担当者が内容を確認できれば、不在着信だけで終わるよりも対応しやすくなります。

AI電話で物件問い合わせを受ける方法

物件問い合わせは、不動産会社にとって成約につながる大切な反響です。

AI電話では、問い合わせ内容を聞き取り、担当者へ共有できます。

問い合わせ物件名・希望条件・連絡先を聞き取る

物件問い合わせでは、最低限次の情報を聞き取れると便利です。

• 物件名
• 希望エリア
• 家賃
• 間取り
• 入居希望時期
• 名前
• 電話番号
• 折り返し希望時間

電話に出られなかった場合でも、これらの情報が残っていれば折り返ししやすくなります。

録音・文字起こしで内容を残す

AI電話では、通話内容を録音・文字起こしできる場合があります。

問い合わせ内容が文字で残れば、担当者間で共有しやすくなります。

電話メモの書き間違いや伝達漏れを減らしやすくなる点もメリットです。

メール通知で担当者へ即時共有する

聞き取った内容をメールで担当者へ通知できれば、外出中でも確認できます。

内見中や接客中ですぐに電話へ出られない場合でも、あとから内容を見て折り返しやすくなります。

物件問い合わせは、不在着信ではなく、内容が残る状態にすることが大切です。

必要に応じて担当者へ転送する

問い合わせ内容によっては、すぐに担当者へつなぐ方がよい場合もあります。

たとえば、次のような電話です。

• 今日内見したい
• すぐ申し込みたい
• 空室状況を今確認したい
• 他社で検討中だが比較したい
• 急ぎで引っ越し先を探している

AI電話で用件を確認したうえで、必要な電話だけ担当者へ転送できれば、重要な反響を逃しにくくなります。

物件問い合わせの音声ガイダンス例

物件のお問い合わせですね。
担当者へおつなぎします。
担当者が電話に出られない場合は、物件名・ご希望条件・お名前・ご連絡先をお伺いし、担当者へ通知いたします。

担当者へつなげず内容を聞き取る場合は、次のような案内も使えます。

物件のお問い合わせを受け付けます。
このあと、物件名・ご希望条件・お名前・ご連絡先をお伺いします。
内容を確認のうえ、担当者より必要に応じてご連絡いたします。

AI電話で内見予約を受ける方法

内見予約は、反響の中でも来店・成約に近い重要な電話です。

AI電話では、内見予約フォームへの案内や担当者への転送ができます。

SMSで内見予約フォームへ案内する

内見予約を希望するお客様には、SMSで内見予約フォームを送信できます。

フォームには、次の項目を入れておくと便利です。

• 内見希望物件
• 希望日時
• 名前
• 電話番号
• メールアドレス
• 来店希望の有無
• その他の希望条件

電話で聞き取るよりも、内容が文字で残り、担当者も確認しやすくなります。

希望日時・物件名・名前・電話番号を受け取る

内見予約では、希望日時と物件名が重要です。

どの物件を見たいのか。
いつ見たいのか。
誰が来るのか。
連絡先は何か。

これらをフォームや聞き取りで受け取れれば、担当者はスケジュールを確認しやすくなります。

急ぎの内見希望は担当者へ転送する

当日内見や急ぎの内見希望は、担当者へ転送する方がよい場合があります。

たとえば、

「今日の夕方に見たい」
「今近くにいるので見られますか？」
「明日までに決めたい」

このような電話は、スピードが大切です。

AI電話で2番を押した内見予約を受けたうえで、急ぎの場合は担当者へつなぐ設計にしておくと安心です。

営業時間外の内見予約希望を逃しにくくする

営業時間外の内見予約希望も、フォーム案内や聞き取り通知で受け付けられます。

夜に物件を見て問い合わせたお客様が、翌日の内見を希望することもあります。

AI電話が内見希望を受け付け、翌営業日に担当者へ通知できれば、営業時間外の反響も不在着信だけで終わらせにくくなります。

内見予約の音声ガイダンス例

内見予約をご希望の方には、このあとSMSで内見予約フォームをお送りします。
希望日時、物件名、お名前、ご連絡先をご入力ください。
内容を確認後、担当者より必要に応じてご連絡いたします。

急ぎの内見予約を担当者へつなげたい場合は、次のような案内もできます。

内見予約をご希望ですね。
担当者へおつなぎします。
担当者が電話に出られない場合は、内見希望日時・物件名・お名前・ご連絡先をお伺いし、担当者へ通知いたします。

AI電話で入居者対応・設備トラブルを振り分ける方法

賃貸管理を行う不動産会社では、入居者対応の振り分けも重要です。

入居者からの連絡か新規問い合わせかを分ける

まず、代表番号にかかってきた電話が、新規問い合わせなのか入居者からの連絡なのかを分けます。

番号入力式なら、3番を入居者対応にします。

ご入居中のお客様で、設備トラブルやお困りごとのご連絡は3番を押してください。

このように分けることで、反響対応と管理対応が混ざりにくくなります。

日中は自社担当者へ転送する

営業時間内であれば、入居者対応を自社担当者へ転送できます。

社内で状況を把握している場合、日中は自社で受けた方がスムーズなことがあります。

たとえば、

• 管理物件ごとの対応ルールがある
• オーナー確認が必要
• 過去の修繕履歴を見たい
• 担当者が入居者の状況を把握している

このような場合です。

営業時間外はコールセンターへ転送する

営業時間外は、入居者対応をコールセンターへ転送できます。

水漏れ、鍵、給湯器、停電、緊急トラブルなどは、夜間や休日でも一次対応が必要になることがあります。

入居者が代表番号へ電話してきても、AI電話が用件を確認し、営業時間外ならコールセンターへつなぐ流れにできます。

日中は自社、営業時間外はコールセンターへ振り分けることで、入居者対応の流れを整理しやすくなります。

緊急性が低い内容は聞き取り・メール通知する

すべての入居者連絡を緊急対応にする必要はありません。

たとえば、

• 契約内容の確認
• 更新書類の確認
• 駐輪場の相談
• 生活ルールの質問
• 軽微な設備相談

このような内容は、AI電話が聞き取り、メール通知するだけでよい場合もあります。

緊急性が高い電話はコールセンターへ。
緊急性が低い電話はメール通知へ。

このように分けると、コールセンターへ回す電話を整理しやすくなります。

入居者対応の音声ガイダンス例

ご入居中のお客様からのご連絡を受け付けます。
設備トラブルやお困りごとの内容に応じて、担当者またはコールセンターへおつなぎします。

日中と営業時間外で分ける場合は、次のような案内もできます。

ご入居中のお客様からのご連絡ですね。
営業時間内は担当者へおつなぎします。
営業時間外の緊急連絡は、コールセンターへおつなぎします。

AI電話でコールセンターへの引き継ぎを自動化する方法

AI電話は、コールセンターを置き換えるものではありません。

むしろ、コールセンターへ引き継ぐ前の電話の入口を整理する仕組みとして活用できます。

すべての電話をコールセンターへ流さない

コールセンターを利用している場合でも、すべての電話をコールセンターへ流す必要はありません。

物件問い合わせや内見予約は、自社担当者が直接対応した方がよい場合があります。

一方で、営業時間外の入居者トラブルは、コールセンターへ任せた方がよい場合があります。

重要なのは、電話の内容に応じて引き継ぎ先を変えることです。

AI電話が用件を確認してから引き継ぐ

AI電話が最初に用件を確認すれば、コールセンターへつなぐべき電話と、自社で受けるべき電話を分けられます。

たとえば、次のような分け方です。

用件	引き継ぎ先
物件問い合わせ	担当者へ転送、またはメール通知
内見予約	内見予約フォーム、または担当者へ転送
入居者の緊急トラブル	コールセンターへ転送
入居者の一般問い合わせ	用件を聞き取りメール通知
オーナー連絡	担当者へ転送
営業電話	自動案内で通話終了

このように振り分けることで、コールセンターへ流す電話を整理できます。

日中は自社、営業時間外はコールセンターへ振り分ける

不動産会社では、時間帯によって対応したい窓口が変わります。

日中は社内で対応できる。
営業時間外はコールセンターへ任せたい。
休日や夜間は緊急連絡だけ転送したい。

AI電話なら、時間帯に応じた振り分けができます。

たとえば、日中は3番を押した入居者対応を自社担当者へ転送し、営業時間外はコールセンターへ転送する設計です。

コールセンターに必要な情報をメールで共有する

AI電話で聞き取った内容をメール通知できれば、コールセンターや担当者への情報共有にも使えます。

• 入居者名
• 物件名
• 部屋番号
• 電話番号
• トラブル内容
• 緊急度
• 折り返し希望
• 録音・文字起こし内容

これらが残っていると、引き継ぎがスムーズになります。

コールセンター対応件数や対応範囲を見直しやすくする

AI電話で一次受付を行うと、どの電話をコールセンターへ回すべきか整理しやすくなります。

すべての入電をコールセンターに任せるのではなく、

• 営業時間外の緊急連絡
• 入居者トラブル
• 自社で対応しきれない時間帯
• 特定の管理物件のみ

など、対応範囲を見直すことができます。

必要な電話だけコールセンターへ引き継ぐ設計にすれば、コールセンターの対応範囲や費用負担を見直しやすくなります。

コールセンター費用の負担を抑える考え方

コールセンターは便利ですが、運用方法によって費用負担が大きくなることがあります。

ここでは、AI電話を使ってコールセンター費用を見直す考え方を整理します。

コールセンター費用は対応件数・時間・範囲で変わりやすい

コールセンターの費用は、契約内容によって変わります。

一般的には、対応件数、対応時間、対応範囲、夜間対応、緊急対応、報告内容などによって費用が変わることがあります。

そのため、やみくもにすべての電話をコールセンターへ流すと、必要以上にコストがかかる場合があります。

もちろん、契約内容によって異なるため、費用が必ず下がるとは言えません。

ただし、電話の入口を整理することで、コールセンターに任せる範囲を見直しやすくなります。

AI電話で一次受付すれば、コールセンターに回す電話を整理できる

AI電話で一次受付を行えば、コールセンターへ回す電話を絞りやすくなります。

たとえば、営業電話は自動で通話終了。
物件問い合わせは担当者へ通知。
内見予約はフォームへ案内。
入居者の緊急トラブルだけコールセンターへ転送。

このように整理できれば、コールセンターに任せる電話の内容が明確になります。

日中は自社対応、営業時間外はコールセンター対応に分けられる

日中もすべてコールセンターへ流している場合、自社で対応できる電話まで外部対応になっている可能性があります。

日中は自社で受けたい。
営業時間外だけコールセンターへ任せたい。
入居者の緊急連絡だけコールセンターへつなぎたい。

このように分ければ、コールセンターの使い方を見直しやすくなります。

営業電話や不要な取次ぎを減らせる

コールセンターや自社スタッフにとって負担になるのが、営業電話や不要な取次ぎです。

AI電話で営業電話を5番に分け、問い合わせフォーム案内や丁寧な断りで通話終了にすれば、担当者やコールセンターへつなげる必要がありません。

営業電話を減らすことは、反響対応や入居者対応に集中するためにも重要です。

人が対応すべき電話だけに集中しやすくなる

AI電話の目的は、人の対応をすべてなくすことではありません。

人が対応すべき電話を見極め、そこに集中しやすくすることです。

物件問い合わせ。
内見予約。
オーナー連絡。
入居者の緊急トラブル。

こうした重要な電話に集中するために、電話の入口を整理することが大切です。

不動産会社でAI電話を導入するメリット

AI電話を導入すると、不動産会社の電話対応にはさまざまなメリットがあります。

反響対応の初動を早めやすい

物件問い合わせや内見予約は、対応の早さが重要です。

AI電話で用件を聞き取り、メール通知できれば、担当者があとからすぐ確認できます。

担当者へ転送する設定にすれば、急ぎの問い合わせにも対応しやすくなります。

物件問い合わせ・内見予約を逃しにくい

電話に出られない時でも、AI電話が内容を聞き取る。
内見予約フォームへSMSで案内する。
担当者へメール通知する。

この流れがあれば、不在着信だけで終わらせにくくなります。

物件問い合わせ・内見予約を逃したくない不動産会社ほど、AI電話で反響対応の入口を整える価値があります。

営業時間外の問い合わせを受け付けやすい

不動産を探しているお客様は、営業時間外に物件を見ることもあります。

夜にポータルサイトを見て、気になる物件を見つける。
翌日の内見を希望する。
問い合わせをしておきたい。

AI電話なら、営業時間外でも内容を聞き取り、翌営業日に担当者へ通知できます。

入居者対応を正しい窓口へ振り分けられる

入居者対応は、内容や時間帯によって窓口を分ける必要があります。

日中は自社担当者へ。
営業時間外はコールセンターへ。
緊急性が低い内容は聞き取り通知へ。

AI電話でこの流れを作れば、代表番号に入った電話でも正しい窓口へ振り分けやすくなります。

コールセンターへの引き継ぎを整理できる

コールセンターを利用している会社でも、電話の入口が整理されていないと、必要以上に多くの電話が流れてしまう場合があります。

AI電話で用件を確認してから引き継げば、コールセンターに任せる電話の範囲を整理できます。

AI電話は、コールセンターを置き換えるものではなく、コールセンターへの引き継ぎを整理する仕組みとして活用できます。

コールセンター費用の見直しにつながる

AI電話で一次受付を行い、必要な電話だけコールセンターへ引き継ぐ設計にすれば、対応範囲や契約内容を見直しやすくなります。

費用が必ず下がるとは言えません。

ただし、営業電話や不要な取次ぎ、日中に自社で対応できる電話までコールセンターへ流している場合は、AI電話で入口を整理することで費用負担の見直しにつながる可能性があります。

営業電話や不要な電話対応を減らせる

営業電話は、反響対応や入居者対応の妨げになることがあります。

AI電話なら、営業電話を担当者へつなげず、SMSで問い合わせフォームへ案内して通話終了にできます。

または、営業電話は受け付けていないと丁寧に断って通話終了にすることもできます。

不動産会社でAI電話を活用できるシーン

AI電話は、不動産会社のさまざまな電話対応に活用できます。

賃貸仲介の物件問い合わせ

賃貸仲介では、物件問い合わせのスピードが重要です。

AI電話で物件名や希望条件を聞き取り、担当者へメール通知することで、反響対応を早めやすくなります。

売買仲介の問い合わせ

売買仲介では、問い合わせ内容が複雑になることがあります。

購入希望、売却相談、査定依頼、資金計画の相談などです。

AI電話で一次受付し、内容を担当者へ通知すれば、折り返し時に話を進めやすくなります。

内見予約・来店予約

内見予約や来店予約は、フォーム案内や担当者転送と相性が良いです。

SMSで内見予約フォームを送り、希望日時を入力してもらえば、担当者がスケジュールを確認しやすくなります。

空室確認

空室確認は、担当者へ転送するか、物件名を聞き取ってメール通知する流れが向いています。

空室状況は変わるため、AIだけで完結させるより、担当者が確認する流れを残すと安心です。

入居者からの設備トラブル

設備トラブルは、日中と営業時間外で対応を分けることが重要です。

営業時間内は自社担当者へ。
営業時間外はコールセンターへ。
緊急性が低い内容はメール通知へ。

このように分けることで、入居者対応を整理できます。

オーナーからの連絡

オーナーからの連絡は担当者へ正しく届ける必要があります。

AI電話で4番をオーナー連絡に設定し、担当者へ転送またはメール通知する流れにすれば、取次ぎの負担を減らせます。

営業時間外の問い合わせ

営業時間外の物件問い合わせや内見希望も、AI電話で内容を残せます。

翌営業日に担当者が確認できるため、不在着信だけで終わらせにくくなります。

営業電話対応

営業電話は、5番に分けて自動対応できます。

問い合わせフォームへ案内する。
または、電話での営業提案は受け付けていないと丁寧に断る。

この設定にすれば、担当者へ不要な営業電話がつながりにくくなります。

不動産会社がAI電話を導入する前に決めること

AI電話は便利ですが、導入前にルールを決めておくと運用しやすくなります。

物件問い合わせを誰に通知するか

物件問い合わせは、誰に通知するかを決めておきましょう。

• 店舗代表メール
• 担当営業
• 反響対応担当
• 店長
• 管理者

通知先が決まっていないと、せっかく問い合わせ内容が残っても対応漏れが起きる可能性があります。

内見予約をフォーム案内にするか担当者転送にするか

内見予約は、フォーム案内と担当者転送を使い分けるのがおすすめです。

通常の内見希望はフォームへ。
当日内見や急ぎの問い合わせは担当者へ。

このように分けると、現場に合った運用がしやすくなります。

入居者対応を日中と営業時間外でどう分けるか

入居者対応は、時間帯によって対応先を変えることが多いです。

日中は自社担当者へ。
営業時間外はコールセンターへ。
緊急性が低い内容は聞き取り通知へ。

このルールを先に決めておくと、電話の振り分けが明確になります。

コールセンターへ引き継ぐ条件を決める

コールセンターへ引き継ぐ条件も決めておきましょう。

• 営業時間外のみ
• 入居者の設備トラブルのみ
• 緊急連絡のみ
• 管理物件ごとに分ける
• 特定の時間帯だけ転送する

条件を明確にすることで、コールセンターへの引き継ぎを整理できます。

緊急対応が必要な電話のルールを決める

設備トラブルの中でも、緊急性は異なります。

水漏れ、鍵、停電、給湯器、火災報知器、騒音など、どの内容を緊急扱いにするかを決めておく必要があります。

AI電話で一次受付する場合でも、緊急対応のルールは人が決めておくことが大切です。

SMSで送る内見予約フォーム・問い合わせフォームを用意する

SMSでフォーム案内をする場合は、送信先のフォームを用意します。

内見予約フォームには、次の項目があると便利です。

• 物件名
• 希望日時
• 名前
• 電話番号
• メールアドレス
• 来店希望の有無
• 備考

問い合わせフォームには、次の項目があると便利です。

• 問い合わせ内容
• 希望条件
• 連絡先
• 折り返し希望時間

録音・文字起こし・メール通知を確認する

AI電話を使うなら、録音・文字起こし・メール通知の有無も確認しましょう。

不動産会社では、電話内容が後から確認できることが重要です。

物件名の聞き間違い。
希望条件の確認漏れ。
折り返し希望の伝達漏れ。

こうしたミスを防ぐためにも、内容が残る仕組みは役立ちます。

無料トライアルで実際の着信を試す

AI電話は、自社の実際の電話で試してみるのが一番分かりやすいです。

物件問い合わせはどう通知されるか。
内見予約フォームへ案内できるか。
入居者対応をコールセンターへ転送できるか。
営業電話を自動で通話終了にできるか。

実際に試すことで、自社に合った運用が見えてきます。

AI電話を使った不動産会社の電話対応イメージ

ここでは、実際の電話対応イメージを整理します。

物件問い合わせの流れ

1. お客様から物件問い合わせの電話がかかる
2. 音声ガイダンスで「物件のお問い合わせは1番」と案内する
3. AI電話が物件名・希望条件・連絡先を聞き取る
4. 録音・文字起こし内容をメールで担当者へ通知する
5. 急ぎの場合は担当者へ転送する

この流れなら、担当者が電話に出られなくても内容を残せます。

内見予約の流れ

1. お客様から内見予約の電話がかかる
2. 音声ガイダンスで「内見予約は2番」と案内する
3. SMSで内見予約フォームを送信する
4. お客様が希望日時・物件名・連絡先を入力する
5. 担当者が内容を確認する
6. 急ぎの場合は担当者へ転送する

内見予約を不在着信で終わらせにくくなります。

入居者トラブル受付の流れ

1. 入居者から設備トラブルの電話がかかる
2. 音声ガイダンスで「入居者対応は3番」と案内する
3. 営業時間内は自社担当者へ転送する
4. 営業時間外はコールセンターへ転送する
5. 緊急性が低い内容は聞き取り、メール通知する

この流れなら、入居者がコールセンター番号を忘れて代表番号へ電話してきても、正しい窓口へ振り分けやすくなります。

コールセンター引き継ぎの流れ

1. AI電話が用件を確認する
2. 入居者の設備トラブルかどうかを判定する
3. 時間帯をもとに転送先を分ける
4. 営業時間内は自社担当者へ転送
5. 営業時間外はコールセンターへ転送
6. 必要に応じて聞き取り内容をメール通知する

AI電話で用件を確認してからコールセンターへ引き継ぐことで、コールセンターに回す電話を整理しやすくなります。

営業時間外問い合わせの流れ

1. 営業時間外に電話がかかる
2. AI電話が自動応答する
3. 物件問い合わせは内容を聞き取りメール通知する
4. 内見予約はSMSでフォーム案内する
5. 入居者の緊急連絡はコールセンターへ転送する
6. 営業電話は自動案内で通話終了する

営業時間外でも、電話を内容ごとに分けられます。

営業電話の流れ

1. 営業・提案の電話がかかる
2. 音声ガイダンスで「営業・ご提案は5番」と案内する
3. SMSで問い合わせフォームを送信する
4. または、営業電話は受け付けていないと案内する
5. 担当者へつなげず通話終了する

営業電話対応を自動化すれば、反響対応や入居者対応に集中しやすくなります。

よくある質問

AI電話で不動産会社の物件問い合わせを受けられますか？

はい、受けられます。

AI電話で物件名、希望条件、名前、電話番号、折り返し希望などを聞き取り、録音・文字起こし・メール通知で担当者へ共有できます。

担当者が電話に出られない時でも、問い合わせ内容を残せる点がメリットです。

内見予約もAI電話で対応できますか？

対応できます。

内見予約は、SMSで内見予約フォームへ案内する方法があります。

希望日時、物件名、名前、連絡先をフォームで入力してもらえば、担当者が確認しやすくなります。

急ぎの内見希望は、担当者へ転送する流れも作れます。

入居者からの設備トラブルも振り分けられますか？

はい、振り分けられます。

入居者対応を3番に設定し、営業時間内は自社担当者へ、営業時間外はコールセンターへ転送する流れを作れます。

入居者がコールセンター番号を忘れて代表番号へ電話してきた場合でも、AI電話で正しい窓口へ誘導しやすくなります。

コールセンターへの引き継ぎを自動化できますか？

できます。

AI電話で用件を確認し、入居者対応や緊急トラブルなど、必要な電話だけコールセンターへ転送できます。

すべての電話をコールセンターへ流すのではなく、電話の内容や時間帯に応じて引き継ぎ先を分けられます。

コールセンター費用を削減できますか？

費用が必ず下がるとは言えません。

コールセンター費用は、契約内容、対応件数、対応時間、対応範囲によって変わります。

ただし、AI電話で一次受付を行い、コールセンターへ引き継ぐ電話を整理できれば、対応範囲や契約内容を見直しやすくなります。

コールセンター費用を下げるというより、まずはコールセンターに回す電話を整理することが重要です。

営業時間外の問い合わせにも対応できますか？

対応できます。

営業時間外の物件問い合わせは内容を聞き取り、メール通知できます。

内見予約はSMSで予約フォームへ案内できます。

入居者の緊急連絡は、コールセンターへ転送できます。

営業電話も減らせますか？

減らしやすくできます。

営業電話は5番に分け、SMSで問い合わせフォームへ案内して通話終了にできます。

または、営業・提案の電話は受け付けていないと丁寧に断って通話終了にできます。

小規模な不動産会社でもAI電話は使えますか？

使えます。

受付担当がいない会社や、営業担当が接客・内見・契約対応を兼任している会社ほど、AI電話との相性は良いです。

電話対応のために人を増やす前に、AI電話で物件問い合わせ・内見予約・入居者対応をどこまで整理できるか試してみる価値があります。

まとめ｜不動産会社の電話対応は、反響対応と管理対応を正しく振り分ける仕組みに変えられる

不動産会社では、電話に出られない時間があります。

接客中。
内見案内中。
契約手続き中。
営業時間外。
入居者対応中。
オーナー対応中。

すべての電話に人が出るのは現実的ではありません。

しかし、その電話が物件問い合わせ・内見予約・来店予約だった場合、成約につながる機会を逃してしまう可能性があります。

不動産会社で電話に出られないこと自体が問題なのではありません。 問題は、その電話が物件問い合わせ・内見予約・来店予約だった場合に、成約につながる機会を逃してしまうことです。

AI電話を活用すれば、次のような電話対応の流れを作れます。

• 物件問い合わせは1番で受け付ける
• 内見予約は2番でフォーム案内または担当者転送する
• 入居者対応は3番で日中は自社、営業時間外はコールセンターへ振り分ける
• オーナー連絡は4番で担当者へ届ける
• 営業電話は5番で自動対応し、通話終了にする
• 営業時間外の問い合わせも聞き取り・メール通知で残す
• コールセンターへ引き継ぐ電話を整理する

大切なのは、すべての電話をAIだけで完結させることではありません。

成約につながる反響は逃さない。 入居者対応は正しい窓口へつなぐ。 営業時間外はコールセンターへ振り分ける。 営業電話は担当者につなげない。

このように電話の入口を整理することです。

AI電話は、コールセンターを置き換えるものではありません。
コールセンターへ引き継ぐ前の電話を整理し、必要な電話だけ正しく届けるための仕組みです。

物件問い合わせ・内見予約を逃したくない。
入居者対応を日中と営業時間外で分けたい。
コールセンターへの引き継ぎを自動化したい。
コールセンター費用の負担を見直したい。

このように感じている不動産会社は、まず無料トライアルで、自社の電話対応にAI電話が合うか試してみるのがおすすめです。

IVR・AI自動音声応答を活用すれば、物件問い合わせ、内見予約、入居者対応、営業時間外対応、コールセンター引き継ぎ、営業電話対応まで、電話の内容ごとに振り分けられる仕組みを作れます。

反響対応と管理対応を整理したい不動産会社は、AI電話でどこまで自動化できるか一度確認してみてください。