営業時間外の電話対応を月額3,500円〜で効率化｜IVR・AI電話で重要な要件だけ即時対応

営業時間が終わったあとに会社や店舗へ電話がかかってきても、

「ただいま営業時間外です。営業時間内に改めてお電話ください」

という自動音声だけで終わっていないでしょうか。

その電話が単なる確認であれば、翌営業日でも問題ないかもしれません。

しかし、

「サービスについて相談したい」

「今日Webサイトを見て、詳しく話を聞きたい」

「予約を取りたい」

「急ぎで確認したいことがある」

という電話だった場合、翌営業日まで待っている間に、別の会社や店舗へ問い合わせてしまう可能性があります。

一方で、営業時間外の電話をすべて担当者の携帯電話へ転送すればよいわけでもありません。

営業電話や急ぎではない問い合わせまで夜間・休日に転送されると、今度は担当者が営業時間外の電話番になってしまいます。

そこで重要なのが、**「営業時間外の電話を全部受ける」のではなく、「重要な要件だけ人がすぐ対応できる仕組みを作ること」**です。

ibee connectでは、まずIVRで電話の用件を振り分けます。

新規問い合わせ。

予約・申し込み。

緊急連絡。

その他の問い合わせ。

といった形で分けたうえで、重要な電話だけ営業時間外でも担当者へ転送できます。

すぐに人と話す必要がない問い合わせについては、AIが内容を聞き取り、録音・文字起こしした内容をメールやLINEなどで担当者へ通知する運用ができます。

担当者は内容を確認し、

「これは今すぐ折り返そう」

と判断することも、

「急ぎではないので翌営業日に対応しよう」

と判断することもできます。

つまり、営業時間外でもすべての電話に人が対応するのではなく、重要度によって対応を変えられるのがポイントです。

ibee connectなら、こうした営業時間外の電話受付を**月額3,500円〜（税別）**から始められます。

この記事では、営業時間外の電話対応で起こりやすい問題から、IVR・AI電話を使った具体的な受付フロー、留守番電話との違い、費用対効果まで詳しく解説します。

結論｜営業時間外は「全部留守電」でも「全部転送」でもない

営業時間外の電話対応で大切なのは、

「どんな電話でも翌日にする」

でも、

「どんな電話でも担当者へ転送する」

でもありません。

おすすめは、

まずIVRで用件を振り分け、重要な要件だけ人へつなぐ方法です。

たとえば、以下のように整理します。

電話の内容	営業時間外の対応例
新規のお客様・見込み客	重要なら担当者へ転送、その他はAI受付・通知
予約・申し込み	SMSで予約フォームへ案内
緊急連絡	指定した担当者へ転送
通常の問い合わせ	AIが内容を聞き取り、メール・LINE通知
急ぎではない問い合わせ	翌営業日に対応
営業電話	フォームへ案内、または自動音声で終了

この仕組みなら、

「24時間すべての電話へ人が出る」必要はありません。

営業時間外でも、必要な電話だけ人が対応できる状態を作れます。

営業時間外の電話をそのままにすると起こりやすい3つの問題

営業時間外の電話は、件数だけを見るとそれほど多くない会社もあります。

しかし問題は、電話の「件数」ではなく、その中に重要な問い合わせが含まれている可能性があることです。

1．新規のお客様・見込み客からの問い合わせを逃す可能性がある

商品やサービスを探している人が、必ず営業時間内に電話をしてくれるとは限りません。

仕事が終わったあと。

移動中。

休日。

自宅で比較検討している時間。

こうしたタイミングでWebサイトを見て、そのまま電話する人もいます。

そこで、

「営業時間外です。明日改めてお電話ください」

と案内された場合、その人が必ず翌日にもう一度電話してくれるとは限りません。

ほかの会社にも問い合わせている可能性があります。

そのため、新規のお客様からの電話については、営業時間外でも用件を残せる状態、または必要に応じて担当者へつながる状態を作っておくことが重要です。

2．予約・申し込みの機会を逃す

飲食店。

クリニック。

美容サロン。

スクール。

相談サービス。

不動産。

各種予約制サービス。

こうした業種では、営業時間外に予約を検討する人もいます。

そのたびに翌営業日まで待ってもらうのではなく、SMSで予約ページを案内できれば、そのままWebで申し込みを進めてもらえます。

「電話に人が出られない＝予約を受けられない」状態にしないことがポイントです。

3．緊急連絡への対応が遅れる

既存のお客様や取引先から、急ぎの電話が入ることもあります。

ただし、営業時間外だからといって、すべてを担当者へ転送すると負担が大きくなります。

そこで、

「緊急のご連絡は3番を押してください」

のように、緊急連絡専用のルートを作ります。

必要な電話だけ指定した担当者へ転送すれば、重要な連絡を確認しやすくなります。

営業時間外の電話対応にはどんな方法がある？

営業時間外の電話対応には、いくつかの方法があります。

それぞれメリットとデメリットがあります。

方法	メリット	注意点
留守番電話	導入しやすい	基本的に後から確認する
携帯電話へ全転送	人が直接対応できる	営業電話や通常問い合わせまで届く
電話代行・コールセンター	人による受付が可能	契約内容・費用を確認する必要がある
IVR	用件ごとに自動振り分けできる	メニュー設計が必要
IVR＋AI電話	振り分け・AI受付・転送・通知を組み合わせやすい	人とAIの役割分担が重要

どれが最適かは、会社や店舗によって異なります。

ただし、

「すべての電話を転送したくない」

「留守番電話だけでは重要度が分からない」

という会社には、IVR＋AI電話が使いやすい選択肢になります。

営業時間外はまずIVRで要件を振り分ける

今回もっとも重要なのは、AIがいきなりすべての電話へ応答するのではなく、まずIVRで用件を分けることです。

たとえば、営業時間外には次の音声を流します。

お電話ありがとうございます。
ただいま営業時間外です。
ご用件に応じて番号を押してください。
新規のお問い合わせは1番を押してください。
予約・お申し込みは2番を押してください。
緊急のご連絡は3番を押してください。
その他のお問い合わせは4番を押してください。

これだけでも、電話の目的を大きく4種類に分けられます。

その後、用件によって対応方法を変えます。

1番｜新規のお客様・見込み客は重要度に応じて対応を変える

今回の記事で最も重視したいのが、新規のお客様・見込み客です。

新規問い合わせは、売上につながる可能性があるため、営業時間外だからといって一律に翌営業日対応にする必要はありません。

重要な問い合わせは担当者へ転送する

たとえば、

「今日中に相談したい」

「契約を検討している」

「急ぎで見積もりについて確認したい」

など、会社側で「営業時間外でも対応する価値が高い」と決めた問い合わせは、担当者へ転送する運用ができます。

ここで大切なのは、AIにすべての判断を任せるのではなく、会社側で転送する条件をあらかじめ決めておくことです。

重要な用件だけを人へつなげることで、営業時間外の負担を抑えながら、見込み客からの問い合わせを取りこぼしにくくできます。

すぐに人と話す必要がなければAIが内容を聞き取る

すべての新規問い合わせが即時対応を必要とするわけではありません。

たとえば、

「料金について聞きたい」

「サービスについて質問したい」

「資料がほしい」

といった内容であれば、AIが用件を聞き取ります。

氏名。

会社名。

電話番号。

問い合わせ内容。

折り返し希望。

などを確認し、録音・文字起こしした内容を担当者へ通知します。

担当者は内容を確認したうえで、対応タイミングを決められます。

「今すぐ折り返す」か「翌営業日に対応する」かを担当者が選べる

ここが、単純な留守番電話との大きな違いです。

営業時間外に電話が来たからといって、

すべて翌営業日まで待つ必要はありません。

AIが内容を聞き取り、メールやLINEへ通知された内容を担当者が確認できれば、

「これはすぐ連絡した方がいい」

「このお客様は今夜対応した方がよさそう」

と判断できます。

逆に、

「営業時間の確認だけ」

「資料請求」

「急ぎではない相談」

であれば、翌営業日に対応できます。

つまり、

営業時間外でも、電話の内容を確認したうえで対応優先度を人が決められるということです。

これは、

「営業時間外も全件対応する」

のとは大きく違います。

重要な電話だけ対応するからこそ、担当者の負担を増やしすぎずに済みます。

2番｜予約・申し込みはSMSでWebへ案内する

予約電話は、SMSとの相性がよい問い合わせです。

営業時間外に、

「予約を取りたい」

と電話が来た場合、

予約・お申し込みをご希望ですね。
このあとSMSで予約ページをご案内します。

と案内します。

電話を切ったあと、SMSで予約フォームを送ります。

利用者はそのままスマートフォンから予約できます。

電話で予約受付を完結させる必要はない

予約というと、

電話に出る。

希望日時を聞く。

空き状況を調べる。

名前を聞く。

連絡先を聞く。

という対応を想像するかもしれません。

しかし、すでにWeb予約システムがあるなら、電話はそこへの入口にできます。

電話でしか予約できない状態をなくすことが、営業時間外対応の効率化につながります。

人が対応した方がよい予約だけ転送する

一方、

高額サービス。

個別相談。

当日の急な予約。

複雑な条件確認が必要な予約。

などは、人が話した方がよい場合があります。

その場合は担当者へ転送します。

予約を全部AIにするのではなく、Webで完結する予約と、人が対応する予約を分けることが重要です。

3番｜緊急連絡は営業時間外でも担当者へ転送する

緊急連絡は、通常問い合わせとは明確に分けます。

緊急のご連絡は3番を押してください。

を選んだ場合、指定した担当者へ電話を転送します。

これによって、営業時間外でも重要な電話を受けやすくなります。

全部の電話を転送しないから担当者の負担を抑えられる

営業時間外対応でよくある問題が、代表電話をそのまま携帯電話へ転送してしまうことです。

これでは、

営業電話。

営業時間の確認。

急ぎではない質問。

予約変更。

すべてが担当者へ届きます。

結果として担当者が営業時間外の電話番になります。

IVRを使えば、

「緊急だけ転送する」

ことができます。

必要な要件だけ即時対応し、それ以外はAI・SMS・翌営業日対応へ回す。

この線引きが重要です。

4番｜その他の問い合わせはAIが内容を受け付ける

急ぎではない問い合わせはAIが内容を聞き取ります。

たとえば、

「サービスについて質問があります」

「営業時間を確認したいです」

「担当者へ伝えてほしいことがあります」

といった内容です。

AIで必要な情報を受け取り、

録音。

文字起こし。

設定したメールやLINEへの通知。

などを利用します。

これによって、営業時間外でも問い合わせ自体を残せます。

留守番電話との違いは「次の対応をすぐ選べること」

営業時間外対応というと、留守番電話でも十分ではないかと思うかもしれません。

留守番電話も有効な方法です。

ただし、IVR・AI電話ではさらに電話を整理できます。

留守番電話	IVR・AI電話
基本的にメッセージを残す	最初に用件を分類できる
後から確認する	通知を見て対応タイミングを判断できる
緊急・通常が同じ入口	緊急ルートを独立できる
予約内容を録音する	SMSで予約フォームへ案内できる
新規問い合わせも同じ扱い	必要なら担当者へ転送できる
折り返しは後から	内容次第ですぐ折り返す判断ができる

重要なのは、留守番電話が悪いということではありません。

「ただメッセージを残す」だけでは足りない会社に、IVR・AI電話という選択肢があるということです。

営業時間外の問い合わせ内容をメール・LINEで確認するメリット

営業時間外に問い合わせが入った場合、内容を確認できるかどうかで対応方法が変わります。

電話をかけ直さなくても内容を確認できる

不在着信だけでは、

誰から。

何の目的で。

どれくらい急ぎなのか。

分かりません。

AIが内容を聞き取り、録音・文字起こしして通知すれば、担当者は電話内容を確認できます。

重要な問い合わせだけすぐ折り返せる

通知内容を見て、

「新規契約についての具体的な相談だ」

「今日中に確認したいという問い合わせだ」

と分かれば、営業時間外でも折り返す判断ができます。

一方、急ぎでなければ翌営業日まで待てます。

全部の電話に出る必要はありません。

チーム内で共有しやすい

問い合わせ内容が文字として残れば、

「誰が対応するか」

「翌朝どの案件から対応するか」

も決めやすくなります。

電話を受けた一人だけが内容を知っている状態を避けやすくなります。

営業時間外の対応が顧客満足度の向上につながりやすい理由

営業時間外対応は、単なる業務効率化だけではありません。

お客様側にもメリットがあります。

「電話したのに何もできなかった」を減らせる

お客様は、会社側の営業時間に合わせて困りごとが発生するわけではありません。

問い合わせたいと思った瞬間に、

予約ができる。

内容を残せる。

緊急なら担当者と話せる。

という状態があることで安心感につながります。

折り返しが早くなる

AI受付内容が営業時間外でも確認できれば、翌朝まで内容を知らない状態を避けられます。

重要な問い合わせなら、その場ですぐ折り返す判断もできます。

対応が早ければ、

「きちんと対応してもらえた」

という印象につながりやすくなります。

緊急時に人と話せる

緊急性の高い問い合わせで、

「営業時間外なので明日また電話してください」

と言われるのと、

「緊急の方は3番を押してください」

と案内されるのでは、安心感が違います。

ただし、すべての業種で夜間対応が必要なわけではありません。

自社にとって、

「どの電話なら営業時間外でも人が対応する価値があるか」

を決めることが重要です。

営業時間外の電話対応は「顧客満足度」と「担当者負担」のバランスが重要

営業時間外の対応を充実させようとして、社員にすべての電話を転送すると長続きしません。

担当者側からすれば、

夜。

休日。

休憩時間。

にも電話が鳴る状態になります。

そのため、

顧客満足度を上げるために社員の満足度を下げる

ような設計は避けるべきです。

必要なのは、

お客様にとって重要な電話だけ、営業時間外でも人へ届く状態です。

それ以外は、

SMS。

AI受付。

録音・文字起こし。

通知。

翌営業日対応。

へ振り分けます。

この役割分担が重要です。

営業時間外の電話対応を費用対効果で考える

営業時間外対応を考えるとき、

「24時間対応にしたら高そう」

と思う方もいるでしょう。

しかし、必ずしも24時間すべての電話に人を配置する必要はありません。

24時間の有人対応

人による柔軟な対応が常に必要なら、電話代行やコールセンターを利用する方法があります。

問い合わせ件数が多い会社では、有効な選択肢です。

すべて携帯へ転送する

設備を大きく変えなくても始めやすい一方、営業電話や通常問い合わせまで担当者へ届きます。

担当者負担が増える可能性があります。

IVR・AI電話

まずIVRで電話を分類し、

重要な電話だけ人へ。

予約はSMSへ。

通常問い合わせはAIへ。

と分けます。

そのため、すべての電話に人件費をかけるのではなく、人でなければ対応できない電話へ人の時間を使うという考え方ができます。

月額3,500円〜（税別）をどう判断する？

料金だけを見て、

「月額3,500円かかる」

と考えるのではなく、現在の機会損失や電話対応コストと比較することが大切です。

たとえば自社で、

1か月に営業時間外の着信が何件あるか。

そのうち新規問い合わせは何件か。

予約電話は何件か。

緊急電話は何件か。

翌営業日に折り返してつながらなかった電話は何件あるか。

などを確認します。

そのうえで、

月額3,500円〜（税別）で営業時間外の電話受付を整理する価値があるか

を判断します。

1件の重要な問い合わせを確認できる価値も考える

特に単価の高いサービスでは、重要な問い合わせを1件確認できるかどうかが大きな意味を持つ場合があります。

ただし、

「AI電話を導入すれば必ず売上が上がる」

「必ず問い合わせを受注できる」

というものではありません。

あくまで、お客様が連絡したいタイミングで問い合わせを残せる入口を用意し、対応できる可能性を高めるための仕組みです。

営業時間外の電話対応を設計するときの注意点

IVR・AI電話を導入するだけで、よい電話対応になるわけではありません。

ルール作りが重要です。

「緊急」の定義を決める

緊急ルートを設ける場合、

何を緊急とするのか。

誰へ転送するのか。

何時まで転送するのか。

を決めます。

すべてをお客様の自己判断だけに任せると、通常問い合わせが緊急ルートへ入る可能性もあります。

必要に応じて音声案内を具体的にします。

転送先を明確にする

緊急連絡は担当Aさん。

新規問い合わせは営業担当。

高額サービスの予約は店長。

といったように、転送先を整理します。

深夜・休日に全件転送しない

営業時間外対応を始めた結果、担当者が四六時中電話を受ける状態になっては本末転倒です。

重要な要件だけに絞ります。

AIに判断させすぎない

複雑なクレーム。

契約判断。

医療・法律・安全など重要な判断。

大きな金額に関わる商談。

こうした内容までAIだけで完結させる必要はありません。

AI・IVRは「人の代わりに何でも判断する仕組み」ではなく、「人が対応すべき電話を整理する仕組み」として使うことが重要です。

こんな会社・店舗に営業時間外のIVR・AI電話が向いている

特に次のような企業・店舗には相性があります。

• 営業時間外の新規問い合わせがある
• 夜や休日にWebサイトを見た見込み客から電話が入る
• 予約電話が多い
• Web予約フォームがある
• 緊急連絡だけは営業時間外でも受けたい
• すべての電話を担当者の携帯へ転送したくない
• 留守番電話では問い合わせの重要度が分からない
• 翌朝まで内容が分からないことに不安がある
• 電話代行を導入するほどの件数ではない
• 少人数で電話対応している

反対に、営業時間外の着信がほとんどなく、翌営業日の対応で十分な会社であれば、現在の留守番電話で問題ない場合もあります。

自社の着信状況を確認したうえで検討しましょう。

今使っている代表電話番号を変えずに始める方法もある

「AI電話を導入したら、長年使っている会社の電話番号を変えなければならないのでは？」

と心配する方もいるでしょう。

ibee connectでは、現在利用している代表電話からIVR用番号へ転送して使う方法があります。

そのため、顧客・取引先へ案内している既存番号を活かしながら、営業時間外だけ電話受付の仕組みを変えることもできます。

最初からすべての電話を切り替える必要もありません。

たとえば、

営業時間外だけ。

休日だけ。

新規問い合わせだけ。

予約電話だけ。

といった小さな範囲から始められます。

ibee connectなら営業時間外の電話受付を月額3,500円〜（税別）から始められる

ibee connectでは、IVR・AI電話を組み合わせて、会社や店舗に合わせた電話受付を設計できます。

たとえば、

• IVRによる用件振り分け
• 新規問い合わせの受付
• 必要な電話だけ担当者へ転送
• AIによる問い合わせ内容の聞き取り
• 通話録音
• 文字起こし
• メール・LINE等への通知
• SMS送信
• 問い合わせフォームへの誘導
• 予約フォームへの誘導
• 営業時間外の受付
• 営業電話の振り分け
• 多言語対応

などを組み合わせられます。

重要なのは、すべての機能を使うことではありません。

現在もっとも取りこぼしたくない電話から仕組みを作ることです。

新規問い合わせ。

予約。

緊急連絡。

この3つから始めるだけでも、営業時間外の電話対応は大きく整理しやすくなります。

よくある質問

営業時間外の電話は留守番電話だけではダメですか？

留守番電話で十分な会社もあります。

一方、新規問い合わせや緊急連絡があり、翌営業日まで内容が分からないことが問題になっている場合は、IVR・AI電話を検討する価値があります。

営業時間外でも担当者へ電話を転送できますか？

必要な用件について、指定した担当者へ転送する運用ができます。

すべての着信を転送するのではなく、IVRで重要な電話だけを分ける方法がおすすめです。

緊急電話だけ担当者へつなげられますか？

緊急連絡用のIVRメニューを用意し、指定した担当者へ転送する設計ができます。

新規問い合わせは営業時間外でも受け付けられますか？

IVRで新規問い合わせを選択してもらい、担当者へ転送したり、AIが内容を聞き取ったりする運用ができます。

予約電話も対応できますか？

予約・申し込みを選択した利用者へSMSで予約ページを案内できます。

個別対応が必要な予約だけスタッフへつなぐ方法もあります。

AI電話で聞き取った内容はどう確認しますか？

録音・文字起こしした内容を、設定した通知先で確認できるようにします。

担当者が営業時間外でも内容を確認できれば、その場で折り返すか翌営業日に対応するか判断できます。

営業時間外の電話が全部担当者へ転送されませんか？

IVRで電話を振り分けるため、すべての電話を担当者へ転送する必要はありません。

緊急連絡や重要な新規問い合わせなど、会社側で決めた電話だけを人につなぐ設計ができます。

今使っている代表電話番号はそのまま使えますか？

既存の代表電話からIVR用番号へ転送して利用する方法があります。

電話番号を全面的に変更せずに導入できるケースがあります。

営業時間外だけibee connectを使うことはできますか？

営業時間外だけIVR・AI電話を利用する形から始めることもできます。

最初からすべての電話対応を切り替える必要はありません。

AI電話なら営業時間外の問い合わせをすべて取りこぼさなくなりますか？

すべての問い合わせを必ず受注・対応できることを保証するものではありません。

ただし、営業時間外でも用件を残せる状態を作り、重要な電話を担当者へ転送できることで、不在着信だけで終わる問い合わせを減らしやすくなります。

まとめ｜営業時間外でも「重要な要件だけ人が即時対応できる」体制へ

営業時間外の電話対応で重要なのは、24時間すべての電話に人が出ることではありません。

まずIVRで用件を振り分け、本当に重要な要件だけ人がすぐ対応できる状態を作ることです。

新規のお客様・見込み客。

予約・申し込み。

緊急連絡。

それぞれを同じ方法で対応する必要はありません。

新規問い合わせで重要な内容なら、営業時間外でも担当者へ転送する。

予約ならSMSで予約フォームへ案内する。

緊急連絡なら指定した担当者へ直接つなぐ。

通常の問い合わせならAIが内容を聞き取り、録音・文字起こししてメールやLINEへ通知する。

担当者はその内容を確認して、

今すぐ折り返す。

または、

翌営業日に対応する。

を選べます。

この仕組みなら、

「営業時間外だから全部翌日」

でも、

「営業時間外でも全部担当者へ転送」

でもありません。

お客様にとって重要な電話は早く対応しながら、担当者にとって不要な営業時間外対応を減らすことができます。

こうした対応は、新規問い合わせや予約の取りこぼしを減らしやすくするだけでなく、

「営業時間外でも連絡できた」

「急ぎのときに担当者につながった」

「問い合わせ後すぐに折り返してもらえた」

といった安心感につながり、顧客満足度の向上も期待できます。