IVRとは？迷惑な営業電話を大幅削減し、重要な電話だけ逃さない電話自動応答の仕組み

IVRとは、会社や店舗にかかってきた電話を自動音声で受け付け、用件に応じて担当者・部署・AI受付などへ自動で振り分ける仕組みです。

「電話が鳴るたびに手が止まる」
「営業電話か大事な問い合わせか、出るまで分からない」
「受付や事務スタッフに電話対応が集中している」
「営業時間外の問い合わせを取り逃している」

このような課題がある会社では、IVRを導入することで電話対応の負担を減らしやすくなります。

IVRは、単に自動音声を流すだけの仕組みではありません。
用件に応じて担当部署へ自動転送したり、営業電話にはフォーム案内をして通話を終了したり、営業時間外の電話を録音したり、SMSで問い合わせフォームや予約ページを送ったりできます。

さらにAI自動音声応答・AI電話と連携すれば、AIコンシェルジュやAI受付として、電話相手の用件を聞き取ったり、よくある質問に回答したりすることも可能です。

この記事でわかること

• IVRとは何か
• 電話自動応答・自動音声応答との違い
• IVRの基本的な仕組み
• IVRでできること
• 営業電話・迷惑電話対策にIVRが使える理由
• 小規模企業や店舗でIVRを活用する方法
• AI連携型IVRでできること
• IVRを選ぶ時のポイント
• IVR導入までの流れ

結論｜IVRは「必要な電話だけ人につなぐ」ための電話自動応答システム

IVRの大きな役割は、すべての電話に人が出る状態をやめ、必要な電話だけを適切な担当者や部署につなげることです。

たとえば、電話がかかってきたときに次のような案内を流せます。

お電話ありがとうございます。
新規のお問い合わせは1番、既存のお客様は2番、採用に関するお問い合わせは3番、営業・ご提案は4番を押してください。

このように案内し、選択された番号に応じて、営業担当、サポート窓口、採用担当、AI受付などへ自動で振り分けます。

営業電話にはフォームURLをSMSで送信し、案内後に通話を自動終了する。
営業時間外の電話は録音やAI受付で受け付ける。
新規問い合わせや既存顧客の電話は担当部署へ自動転送する。

このように、電話の入口を整理できるのがIVRの強みです。

電話対応を減らすとは、電話を無視することではありません。
不要な電話は人につなげず、必要な電話だけ人に届けることです。

はじめに

会社や店舗の電話対応は、意外と大きな負担になります。

電話が鳴るたびに、誰かが手を止める。
用件を聞く。
担当者につなぐか判断する。
営業電話なら断る。
必要な問い合わせなら担当者へ取り次ぐ。

1本あたりは数分でも、毎日積み重なると大きな業務ロスになります。

特に、営業電話や迷惑電話が多い会社では、電話が鳴るたびに「また営業電話かもしれない」と感じるようになります。
しかし、すべての知らない番号を無視するわけにもいきません。

新規顧客からの問い合わせ、既存顧客からの相談、採用応募、急ぎの連絡など、大事な電話もあるからです。

そこで役立つのが、IVRです。

IVRを使えば、電話相手の用件に応じて自動で案内・振り分け・転送できます。
人が毎回電話に出て判断しなくても、必要な電話だけ担当者につなぎやすくなります。

この記事では、IVRとは何かをわかりやすく解説しながら、営業電話対策や電話対応の自動化にどう活用できるのかを紹介します。

IVRとは？電話を自動で受け付け・振り分ける仕組み

IVRとは、電話がかかってきたときに自動音声で応答し、電話相手の選択や用件に応じて電話を振り分ける仕組みです。

「Interactive Voice Response」の略で、日本語では「自動音声応答」や「電話自動応答」と呼ばれることがあります。

企業のコールセンターだけでなく、最近では小規模企業、店舗、クリニック、士業事務所、スクール、施設などでも活用されています。

IVRは「電話の一次対応を自動化する仕組み」

IVRは、電話の一次対応を自動化する仕組みです。

通常、会社に電話がかかってくると、誰かが電話に出て、相手の用件を聞き、担当者や部署につなぎます。

IVRを使うと、この最初の受付部分を自動化できます。

たとえば、以下のような案内です。

お電話ありがとうございます。
新規のお問い合わせは1番、既存のお客様は2番、採用に関するお問い合わせは3番、営業・ご提案は4番を押してください。

電話相手が選択した番号に応じて、担当部署へ自動転送したり、AI受付へつないだり、フォーム案内をしたりできます。

つまりIVRは、電話の入口に置く自動受付のような存在です。

人が毎回「どのようなご用件でしょうか」と聞かなくても、電話の種類を整理できます。

電話自動応答・自動音声応答との違い

IVR、電話自動応答、自動音声応答は、似た意味で使われることがあります。

ただし、厳密には少しニュアンスが異なります。

用語	意味
電話自動応答	電話に自動で応答する仕組み全般
自動音声応答	自動音声で案内や受付を行う仕組み
IVR	音声案内に加えて、番号選択や用件に応じて振り分け・転送する仕組み

電話自動応答は「電話に自動で出る仕組み」という広い意味です。
自動音声応答は「音声で案内する仕組み」です。

IVRはそれに加えて、電話相手の選択に応じて部署や担当者、AI受付などへ自動で振り分けられる点が特徴です。

たとえば、営業電話にはフォーム案内をして通話を終了する。
新規問い合わせは営業担当へ転送する。
既存顧客はサポート窓口へつなぐ。
よくある質問はAIコンシェルジュへ振り分ける。

このように、電話対応の流れを自動で設計できるのがIVRです。

IVRは大企業だけでなく小規模企業や店舗でも活用できる

IVRというと、大企業やコールセンターで使うものというイメージがあるかもしれません。

しかし、現在では小規模企業や店舗でも活用しやすくなっています。

特に、次のような会社・店舗ではIVRの効果を感じやすいです。

• 少人数で電話対応している
• 営業電話や迷惑電話が多い
• 受付や事務スタッフに取次ぎが集中している
• 営業時間外の問い合わせを取り逃している
• 電話対応を効率化したい
• 既存の電話番号を活用して自動応答を始めたい

IVRは、電話対応を大きく変える仕組みです。

すべての電話に人が出るのではなく、必要な電話だけ人が対応する。
この状態を作りたい会社に向いています。

IVRでできること｜電話を自動で受け付け・振り分ける基本機能

IVRでできることは、自動音声を流すだけではありません。

電話相手の選択や用件に応じて、転送、録音、通話終了、SMS送信、AI受付への接続など、さまざまな対応を自動化できます。

自動音声で一次対応できる

IVRでは、電話がかかってきたときに自動音声で一次対応できます。

たとえば、営業時間や問い合わせ窓口の案内、担当部署の選択、営業電話への案内などを自動で行えます。

お電話ありがとうございます。
ご用件に応じて番号を選択してください。

このような案内を最初に流すことで、人が毎回電話に出て用件を聞く必要を減らせます。

受付や事務スタッフが電話のたびに作業を中断する状態を減らしやすくなります。

用件に応じて電話を振り分けられる

IVRでは、電話相手の選択番号や用件に応じて電話を振り分けられます。

たとえば、以下のような振り分けが可能です。

用件	振り分け先
新規問い合わせ	営業担当
既存顧客からの相談	サポート窓口
採用に関する問い合わせ	採用担当
営業・提案	フォーム案内、SMS送信、通話終了
よくある質問	AIコンシェルジュ・AI受付

このように設定しておけば、電話を受けた人が毎回「誰につなぐべきか」を判断しなくて済みます。

電話の取次ぎを自動化できるため、受付業務の負担を減らしやすくなります。

必要な電話だけ担当者につなげられる

IVRの大きなメリットは、必要な電話だけ担当者につなげられることです。

すべての電話を担当者に回してしまうと、営業電話や不要な問い合わせでも業務が中断されます。

IVRを使えば、営業電話や対象外の問い合わせは自動案内で対応し、新規問い合わせや既存顧客からの電話だけ担当者へつなぐことができます。

担当者が対応すべき電話に集中できるため、業務効率を高めやすくなります。

営業時間外の電話に自動応答できる

IVRは、営業時間外の電話対応にも活用できます。

営業時間外に電話がかかってきた場合、自動音声で案内したり、録音で用件を受け付けたり、SMSでフォームURLを送ったりできます。

たとえば、次のような案内です。

ただいま営業時間外です。
お問い合わせの方は、SMSでお送りするフォームよりご連絡ください。
または、発信音の後にご用件をお話しください。

営業時間外でも一次対応できれば、問い合わせの取りこぼしを減らしやすくなります。

特に店舗、クリニック、予約制サービス、士業事務所などでは、営業時間外の着信をどう扱うかが重要です。

営業電話・迷惑電話への対応回数を減らしやすくなる

IVRは、営業電話・迷惑電話対策にも活用できます。

営業電話がかかってきた場合、自動音声で次のように案内できます。

営業・ご提案に関するお問い合わせは、Webフォームよりお願いいたします。

さらに、フォームURLをSMSで送信し、案内後に通話を自動終了することもできます。

これにより、人が毎回営業電話に出て断る必要を減らせます。

営業電話を完全にゼロにすることは難しくても、人が対応する回数を減らせるだけで、電話対応の負担は大きく変わります。

IVRの仕組み｜電話がかかってから担当者につながるまで

IVRの仕組みは、電話がかかってきてから担当者につながるまでの流れを見るとわかりやすくなります。

基本的には、着信、転送、自動音声案内、番号選択、振り分け、転送または自動対応という流れです。

既存の電話番号にかかってきた電話をIVR用番号へ転送する

IVRは、既存の電話番号を活用して導入できる場合があります。

たとえば、今使っている代表番号にかかってきた電話を、IVR用の番号へ転送することで、自動音声応答を利用できます。

この方法であれば、Webサイトや名刺に掲載している電話番号を変えずにIVRを始めやすくなります。

既存電話番号をそのまま使いたい会社にとって、導入しやすい方法です。

自動音声で用件を案内する

電話がIVRにつながると、自動音声で用件を案内します。

たとえば、以下のような案内です。

お電話ありがとうございます。
新規のお問い合わせは1番、既存のお客様は2番、採用に関するお問い合わせは3番、営業・ご提案は4番を押してください。

この案内により、電話相手は自分の用件に合う番号を選びます。

人が電話に出て用件を聞かなくても、電話の目的を整理できます。

番号入力や選択肢に応じて振り分ける

電話相手が番号を入力すると、IVRが選択内容に応じて自動で振り分けます。

たとえば、1番なら営業担当、2番ならサポート窓口、3番なら採用担当、4番なら営業提案用の自動案内に振り分ける、といった設定ができます。

さらに、必要に応じてAIコンシェルジュやAI受付へ振り分けることも可能です。

よくある質問はAIが回答する。
問い合わせ内容はAIが聞き取る。
必要な内容だけ担当者へ共有する。

このように、電話の種類ごとに最適な対応を設定できます。

必要な電話は担当者へつなぐ

IVRでは、必要な電話だけ担当者や部署へ自動でつなげられます。

たとえば、新規問い合わせは営業担当へ、既存顧客からの相談はサポート窓口へ、採用関連は採用担当へ自動転送できます。

受付担当者が毎回「これは誰につなぐべきか」を判断しなくても、あらかじめ設定したルールに従って電話を届けられます。

これにより、取次ぎ業務の負担を減らしやすくなります。

不要な電話や営業電話は自動案内で対応する

営業電話や対象外の問い合わせは、担当者へつなげず自動案内で対応できます。

たとえば、営業・提案の電話には次のように案内できます。

営業・ご提案に関するお問い合わせは、Webフォームよりお願いいたします。

その後、フォームURLをSMSで送信し、通話を自動終了することもできます。

この仕組みがあると、営業電話が担当者へ直接つながる機会を減らせます。

人が毎回断るのではなく、電話の入口で営業電話を整理できる点がIVRの強みです。

IVRを導入すると電話対応はどう変わる？

IVRを導入すると、電話対応の流れが大きく変わります。

導入前は、人が毎回電話に出て、用件を確認し、担当者へ取り次ぐ必要があります。
導入後は、電話の入口で自動的に案内・振り分けができるようになります。

導入前：手が空いた人が毎回電話に出る

IVRを導入していない会社では、電話が鳴るたびに手が空いた人が対応するケースが多いです。

事務スタッフが出る。
近くにいる人が出る。
担当者が直接出る。
代表者が出る。

この状態では、電話のたびに誰かの業務が止まります。

しかも、出てみるまで用件は分かりません。

新規問い合わせかもしれない。
既存顧客かもしれない。
営業電話かもしれない。

この判断を毎回人が行うため、電話対応の負担が大きくなります。

導入後：電話を自動で振り分け、必要な電話だけ人が対応する

IVRを導入すると、電話の入口で自動音声が用件を案内し、選択内容に応じて振り分けられます。

新規問い合わせは営業担当へ。
既存顧客はサポート窓口へ。
採用関連は採用担当へ。
営業電話はフォーム案内へ。
よくある質問はAI受付へ。

このように、電話の種類ごとに対応を分けられます。

人がすべての電話に出るのではなく、必要な電話だけ人が対応できるようになります。

受付・事務スタッフの取次ぎ負担を減らしやすくなる

IVRを導入すると、受付・事務スタッフの取次ぎ負担を減らしやすくなります。

電話対応で負担になるのは、ただ電話に出ることだけではありません。

相手の会社名を聞く。
用件を確認する。
担当者を判断する。
担当者が不在なら対応を考える。
営業電話なら断る。

このような判断が積み重なると、大きな負担になります。

IVRで電話を自動振り分けできれば、受付・事務スタッフが毎回判断する必要を減らせます。

営業時間外の問い合わせにも一次対応しやすくなる

IVRは、営業時間外の電話にも対応できます。

営業時間外に電話があった場合、自動音声で案内したり、録音で用件を受け付けたり、SMSで問い合わせフォームを送信したりできます。

AI連携型IVRであれば、AI受付が用件を聞き取り、翌営業日に担当者が確認できる形で内容を残すこともできます。

営業時間外の問い合わせを逃したくない会社や店舗にとって、IVRは有効な選択肢です。

IVRが営業電話・迷惑電話対策に使える理由

IVRは、営業電話・迷惑電話を完全に消す魔法の仕組みではありません。

しかし、人が毎回営業電話に出る必要を減らし、担当者へ直接つながる機会を少なくすることはできます。

そのため、会社の営業電話対策として有効です。

営業電話に毎回人が出る必要を減らせる

営業電話が負担になる理由は、電話の内容だけではありません。

電話が鳴るたびに手を止める。
用件を聞く。
営業電話だと判断する。
断る。

この流れ自体が負担です。

IVRを導入すれば、営業・提案の電話には自動音声でフォーム案内を流せます。

人が毎回営業電話に出て断る必要を減らせるため、電話対応のストレスを抑えやすくなります。

担当者へ直接つなぐ前に用件を確認できる

営業電話の中には、担当者や代表者へ直接つながろうとするものがあります。

「代表者様はいらっしゃいますか」
「以前ご案内した件で」
「担当者様に確認したいことがありまして」

このような電話を毎回人が判断するのは大変です。

IVRを使えば、担当者へ直接つなぐ前に用件を選択してもらえます。

営業・提案であればフォーム案内へ。
新規問い合わせであれば営業担当へ。
既存顧客であればサポート窓口へ。

電話の入口で用件を整理できるため、担当者への不要な取次ぎを減らしやすくなります。

必要な電話と不要な電話を分けやすくなる

営業電話対策で重要なのは、すべての知らない番号を拒否することではありません。

大切なのは、必要な電話と不要な電話を分けることです。

知らない番号からの電話でも、新規問い合わせや重要な相談の可能性があります。
一方で、営業電話や迷惑電話もあります。

IVRを使えば、用件に応じて電話の行き先を分けられます。

必要な問い合わせは担当部署へつなぐ。
営業電話はフォーム案内へ回す。
よくある質問はAI受付で対応する。

このように、電話の種類に応じた対応をしやすくなります。

ただし営業電話を完全に防げるわけではない

IVRを導入しても、営業電話を完全に防げるわけではありません。

営業電話をかける側が、別の番号を選んだり、内容を偽って選択したりする可能性もあります。

そのため、IVRは営業電話をゼロにする仕組みではなく、人が対応する回数を減らし、担当者に直接つながる機会を減らす仕組みと考えるのが適切です。

効果を高めるには、運用しながら案内文や振り分けルールを見直すことが大切です。

AI連携型IVRなら、さらに問い合わせ受付やフォーム誘導にも活用できる

IVRは、AI自動音声応答・AI電話と組み合わせることで、さらに活用の幅が広がります。

AI連携型IVRでは、番号選択による振り分けだけでなく、AI受付・AIコンシェルジュとして用件の聞き取りや質問対応もできます。

AIで問い合わせ内容を聞き取れる

AI連携型IVRでは、AI受付が電話相手の用件を聞き取れます。

たとえば、次のような確認が可能です。

• 名前
• 会社名
• 電話番号
• 問い合わせ内容
• 希望日時
• 折り返し希望の有無
• 急ぎかどうか

人が電話に出られない場合でも、AI受付が一次対応できれば、問い合わせ内容を整理した状態で残せます。

新規問い合わせや営業時間外の電話対応にも役立ちます。

録音・文字起こし内容をメールで確認できる

AI連携型IVRでは、通話内容を録音したり、文字起こしした内容をメールで確認したりできます。

担当者がその場で電話に出られなくても、後から内容を確認できます。

たとえば、以下のような判断がしやすくなります。

• 折り返しが必要か
• どの担当者が対応すべきか
• 急ぎの問い合わせか
• 営業電話か
• よくある質問で対応できる内容か

電話をリアルタイムで受けなくても、必要な内容だけ確認できるようになります。

通話後にSMSで問い合わせフォームや予約フォームへ誘導できる

IVRでは、通話後にSMSを送信することもできます。

たとえば、営業・提案の電話には問い合わせフォームURLを送る。
予約希望の電話には予約フォームURLを送る。
採用関連の電話には採用ページURLを送る。

このように、電話相手の用件に応じて適切なURLをSMSで案内できます。

電話だけで完結させるのではなく、フォームやWebページへ誘導することで、対応の効率化につながります。

多言語対応にも活用できる

AI連携型IVRは、多言語対応に活用できる場合もあります。

外国語での問い合わせがある店舗、施設、クリニック、宿泊業、観光関連サービスなどでは、多言語の自動応答や案内が役立つことがあります。

たとえば、英語での案内や、外国語の問い合わせ内容の聞き取りに対応できれば、スタッフが不在でも一次対応しやすくなります。

多言語対応が必要な業種では、AI連携型IVRの活用を検討する価値があります。

IVRが向いている会社・店舗

IVRは、すべての会社に必ず必要な仕組みではありません。

しかし、電話対応に負担を感じている会社や店舗では、導入効果を感じやすいです。

営業電話・迷惑電話が多い会社

営業電話や迷惑電話が多い会社には、IVRが向いています。

営業電話に毎回人が出て断っていると、業務の手が止まります。

IVRを使えば、営業・提案の電話にはフォーム案内を流し、必要に応じてSMSでURLを送信し、通話を自動終了できます。

担当者に営業電話が直接つながる機会を減らしやすくなります。

少人数で電話対応している会社

少人数の会社では、1本の電話でも業務への影響が大きくなります。

誰かが電話に出れば、その人の作業は止まります。
担当者が少ない会社では、電話対応が本来の業務を圧迫することもあります。

IVRを導入すれば、電話の一次対応を自動化でき、必要な電話だけ人が対応しやすくなります。

少人数だからこそ、電話対応を仕組み化する価値があります。

受付・取次ぎ業務を減らしたい会社

受付や事務スタッフに電話対応が集中している会社にも、IVRは向いています。

電話の取次ぎは、単純作業のように見えて判断が多い業務です。

誰につなぐべきか。
営業電話かどうか。
折り返しが必要か。
今すぐ対応すべきか。

IVRで用件ごとに自動振り分けできれば、受付・取次ぎ業務を減らしやすくなります。

営業時間外の電話を取り逃している店舗・施設

店舗や施設では、営業時間外の電話を取り逃しているケースがあります。

予約、問い合わせ、キャンセル、来店前の確認など、電話がつながらないことで機会損失になることもあります。

IVRを使えば、営業時間外でも自動音声で案内したり、録音やAI受付で用件を受け付けたりできます。

SMSで予約フォームや問い合わせフォームを案内することもできます。

まずはシンプルに電話対応を自動化したい会社

大がかりなコールセンターシステムまでは必要ないけれど、まずは電話対応を自動化したい。

そのような会社にもIVRは向いています。

最初はシンプルに、代表電話への着信を「新規問い合わせ」「既存顧客」「営業・提案」に分けるだけでも効果があります。

運用しながら、AI受付やSMS送信などの機能を追加していくこともできます。

IVRを導入するメリット

IVRを導入するメリットは、電話対応の負担を減らせることだけではありません。

必要な電話を優先できること、電話対応の属人化を防ぎやすいこと、少人数でも電話対応を効率化しやすいことも大きな利点です。

電話対応の負担を減らせる

IVRを導入すると、電話の一次対応を自動化できます。

これにより、電話が鳴るたびに人が出て、用件を聞き、担当者へ取り次ぐ負担を減らせます。

受付や事務スタッフが本来の業務に集中しやすくなります。

必要な電話を優先して対応できる

IVRでは、必要な電話だけ担当者へつなぎやすくなります。

新規問い合わせや既存顧客の相談は担当部署へ。
営業電話はフォーム案内へ。
よくある質問はAI受付へ。

このように振り分けられるため、重要な電話を優先して対応できます。

営業電話・迷惑電話への対応回数を減らしやすい

営業電話や迷惑電話に毎回人が出る必要を減らせる点も、IVRの大きなメリットです。

営業・提案の電話には自動音声でフォーム案内を流し、必要に応じてSMSを送信できます。

人が直接断る機会を減らせるため、電話対応のストレスを軽減しやすくなります。

電話対応の属人化を防ぎやすい

電話対応を人に任せきりにしていると、対応品質が人によって変わります。

ある人は営業電話を断る。
別の人は担当者につないでしまう。
また別の人は折り返し対応にする。

対応がバラバラだと、営業電話が減りにくくなります。

IVRを使えば、案内や振り分けルールを統一できます。
電話対応の属人化を防ぎやすくなります。

少人数でも電話対応を効率化しやすい

少人数の会社では、電話対応に割ける人員が限られています。

IVRを使えば、少人数でも電話の一次対応を自動化できます。

すべての電話に人が出るのではなく、必要な電話だけ対応する形に変えられます。

人手が限られている会社ほど、IVRのメリットを感じやすいでしょう。

IVR導入前に注意すべきこと

IVRは便利な仕組みですが、導入すれば自動的にすべてが解決するわけではありません。

案内設計や振り分けルールが適切でないと、顧客体験が悪くなる可能性もあります。

必要な電話まで遠ざけない案内設計が必要

IVRを導入する際は、必要な電話まで遠ざけない設計が重要です。

営業電話を減らしたいからといって、すべての電話を複雑な自動音声に回してしまうと、本当に問い合わせたい人が離脱する可能性があります。

新規問い合わせや既存顧客からの連絡は、スムーズに担当部署へつながるように設計しましょう。

自動音声が長すぎると顧客体験が悪くなる

自動音声の案内が長すぎると、電話相手にストレスを与えます。

選択肢が多すぎる。
案内が長い。
どの番号を押せばよいか分からない。

このような状態になると、問い合わせ前に離脱される可能性があります。

IVRの案内は、短く、分かりやすく、迷わない内容にすることが大切です。

すべての営業電話を完全に遮断できるわけではない

IVRを導入しても、すべての営業電話を完全に遮断できるわけではありません。

営業電話の相手が別の番号を選択し、担当部署へつながろうとする場合もあります。

そのため、IVRは営業電話を完全にゼロにする仕組みではなく、人が対応する回数を減らし、担当者に直接つながる機会を減らす仕組みと考えましょう。

運用しながら振り分けルールを見直す必要がある

IVRは、導入して終わりではありません。

実際の着信内容を見ながら、案内文や振り分けルールを見直すことが重要です。

営業電話が別の番号に流れているなら、案内を変更する。
問い合わせが迷っているなら、選択肢を減らす。
営業時間外の電話が多いなら、AI受付やSMS誘導を追加する。

運用しながら改善することで、IVRの効果を高められます。

小規模企業がIVRを選ぶ時のポイント

小規模企業がIVRを選ぶ時は、機能の多さだけでなく、始めやすさや運用しやすさが重要です。

導入しても使いこなせなければ意味がありません。

初期費用を抑えて始められるか

小規模企業では、初期費用を抑えて始められるかが重要です。

大規模な設備投資が必要なサービスよりも、低コストで試せるIVRの方が導入しやすいでしょう。

まずは小さく始めて、必要に応じて機能を追加できるサービスを選ぶのがおすすめです。

無料トライアルがあるか

IVRは、実際に使ってみないと分からない部分があります。

音声案内が分かりやすいか。
転送はスムーズか。
営業電話対策に使いやすいか。
スタッフが運用しやすいか。

無料トライアルがあれば、導入前に実際の使い勝手を確認できます。

既存の電話番号を活用できるか

既存の電話番号を変えずにIVRを使えるかも重要です。

Webサイト、名刺、チラシ、看板などに掲載している電話番号を変えるのは大変です。

既存電話番号からIVR用番号へ転送して使えるサービスであれば、電話番号を変えずに始めやすくなります。

設定や運用が簡単か

IVRは、設定や運用が簡単であることも重要です。

音声案内の変更、転送先の変更、営業時間外設定、SMS送信設定などを、管理画面から簡単に変更できるか確認しましょう。

専門知識がなくても運用できるサービスであれば、小規模企業でも使いやすくなります。

営業電話対策に使いやすいか

営業電話対策を目的にIVRを導入するなら、営業電話への対応がしやすいかを確認しましょう。

たとえば、以下のような機能があると便利です。

• 営業・提案用の番号選択を作れる
• フォームURLをSMS送信できる
• 案内後に通話を自動終了できる
• 営業電話を担当者へつなげない設定ができる
• 着信履歴や録音を確認できる

営業電話対策に使いやすいIVRを選ぶことで、導入効果を感じやすくなります。

AI連携やSMS送信など拡張機能があるか

最初はシンプルなIVRで十分でも、後から機能を拡張したくなることがあります。

たとえば、AI受付による用件聞き取り、よくある質問への回答、録音・文字起こし、SMS送信、多言語対応などです。

将来的に電話対応をさらに自動化したい場合は、AI連携やSMS送信などの拡張機能があるかも確認しましょう。

IVRで電話対応を自動化する流れ

IVRを導入する時は、いきなり設定を始めるのではなく、現在の電話対応の課題を整理することが大切です。

課題を整理したうえで、振り分けたい電話の種類や案内内容を決めていきます。

現在の電話対応の課題を整理する

まずは、現在の電話対応で何が負担になっているかを整理しましょう。

たとえば、以下のような課題です。

• 営業電話が多い
• 受付や事務スタッフに取次ぎが集中している
• 営業時間外の電話を逃している
• 担当者に不要な電話がつながっている
• 電話対応で業務が中断されている
• よくある質問への対応が多い

課題が明確になると、IVRでどの部分を自動化すべきか判断しやすくなります。

振り分けたい電話の種類を決める

次に、振り分けたい電話の種類を決めます。

たとえば、次のように分類します。

電話の種類	対応方針
新規問い合わせ	営業担当へ転送
既存顧客	サポート窓口へ転送
採用関連	採用担当へ転送
営業・提案	フォーム案内、SMS送信、通話終了
よくある質問	AI受付へ接続
営業時間外	録音またはAI受付で対応

この分類が、IVRの設計の土台になります。

音声案内と転送先を設定する

次に、自動音声の案内文と転送先を設定します。

案内文は、短く分かりやすくすることが大切です。

新規のお問い合わせは1番、既存のお客様は2番、採用に関するお問い合わせは3番、営業・ご提案は4番を押してください。

選択肢が多すぎると分かりにくくなるため、まずは主要な用件に絞るのがおすすめです。

必要に応じてAI聞き取りやSMS誘導を設定する

必要に応じて、AI聞き取りやSMS誘導も設定します。

たとえば、営業時間外の問い合わせはAI受付で用件を聞き取る。
営業電話には問い合わせフォームURLをSMSで送る。
予約希望者には予約フォームを送る。
よくある質問にはAIコンシェルジュが回答する。

このように設定すると、電話対応をさらに効率化できます。

無料トライアルで実際の着信を確認する

最後に、無料トライアルなどで実際の着信を確認しましょう。

自動音声は分かりやすいか。
転送はスムーズか。
SMSは正しく届くか。
AI受付の聞き取りは使いやすいか。
営業電話対策として機能しているか。

実際に試すことで、導入後のイメージが明確になります。

よくある質問

IVRとは何ですか？

IVRとは、電話がかかってきたときに自動音声で応答し、電話相手の選択や用件に応じて担当者・部署・AI受付などへ自動で振り分ける仕組みです。

電話の一次対応を自動化し、必要な電話だけ人につなぎやすくできます。

IVRと電話自動応答は同じですか？

近い意味で使われることがありますが、IVRは電話自動応答の中でも、番号選択や用件に応じた振り分け・転送ができる仕組みを指すことが多いです。

単に自動音声を流すだけでなく、担当部署への転送、通話終了、録音、SMS送信、AI受付への接続なども行えます。

IVRで営業電話を減らせますか？

営業電話を完全になくすことは難しいですが、人が営業電話に対応する回数を減らすことはできます。

営業・提案の電話にはフォーム案内を流し、SMSでURLを送信し、通話を自動終了する設定も可能です。

担当者へ直接つながる営業電話を減らしたい会社に向いています。

大事な問い合わせまで切られてしまいませんか？

案内設計を適切に行えば、大事な問い合わせまで切ってしまうリスクを減らせます。

新規問い合わせや既存顧客からの電話は担当部署へ転送し、営業電話や対象外の問い合わせだけ自動案内にするなど、用件ごとに対応を分けることが重要です。

小規模企業や店舗でもIVRは使えますか？

お使いいただけます。

むしろ、少人数で電話対応している会社や店舗ほど、IVRのメリットを感じやすいです。

電話の一次対応を自動化することで、スタッフが本来の業務に集中しやすくなります。

今の電話番号を変えずにIVRを使えますか？

既存の電話番号からIVR用番号へ転送することで、今の電話番号を活用できる場合があります。

Webサイトや名刺に掲載している番号を変えずに導入したい場合は、既存電話番号からの転送に対応しているか確認しましょう。

営業時間外の電話にも対応できますか？

対応できます。

営業時間外に自動音声で案内したり、録音で用件を受け付けたり、SMSでフォームURLを送ったりできます。

AI連携型IVRであれば、AI受付が用件を聞き取り、翌営業日に担当者が確認できる形で残すこともできます。

AI機能付きのIVRでは何ができますか？

AI機能付きのIVRでは、AI受付・AIコンシェルジュとして、電話相手の用件を聞き取ったり、よくある質問に回答したりできます。

録音・文字起こし、メール通知、SMS送信、多言語対応などと組み合わせることで、電話対応をさらに効率化できます。

まとめ｜IVRは電話を自動で振り分け、必要な電話だけ受けやすくする仕組み

IVRとは、電話がかかってきたときに自動音声で応答し、電話相手の選択や用件に応じて担当者・部署・AI受付などへ自動で振り分ける仕組みです。

電話自動応答や自動音声応答と近い意味で使われますが、IVRは番号選択や用件に応じて電話を振り分けられる点が特徴です。

IVRを活用すれば、次のような電話対応ができます。

• 新規問い合わせを営業担当へ自動転送する
• 既存顧客をサポート窓口へつなぐ
• 採用関連を採用担当へ振り分ける
• 営業電話にはフォーム案内を流し、SMS送信後に通話を終了する
• 営業時間外の電話を録音やAI受付で受け付ける
• よくある質問にはAIコンシェルジュが回答する

営業電話や迷惑電話に毎回人が出ていると、業務の集中が途切れます。
受付や事務スタッフの取次ぎ負担も大きくなります。

IVRを導入すれば、すべての電話に人が出るのではなく、必要な電話だけを適切な担当者や部署につなげやすくなります。

営業電話を完全に防げるわけではありませんが、人が対応する回数を減らし、担当者へ直接つながる機会を減らすことは可能です。

さらにAI自動音声応答・AI電話と組み合わせれば、AI受付として用件を聞き取り、よくある質問に回答し、必要な内容だけ担当者に共有できます。

電話対応を減らしたい。
営業電話への対応回数を減らしたい。
営業時間外の問い合わせを取り逃したくない。
少人数でも電話対応を効率化したい。

このような課題がある場合は、IVRの導入を検討する価値があります。

弊社のIVR・AI自動音声応答なら、既存電話番号を活用した転送、用件ごとの自動振り分け、通話の自動終了、録音、SMS送信、AI受付による用件聞き取りまで対応できます。

電話対応を人の努力だけで続けるのではなく、必要な電話だけ受けられる仕組みに変えていきましょう。