月額3,500円〜で代表電話の取次ぎを減らす方法｜AI電話で担当者へ直接転送

「○○さんお願いします」

代表電話にこうした電話がかかってくるたびに、仕事を止めて担当者を探し、電話を取り次いでいないでしょうか。

担当者が席にいればまだ簡単です。しかし、会議中だったり、外出していたり、別の電話に出ていたりすると、在席確認や取次ぎだけでも時間がかかります。

さらに電話を取ってみたら営業電話だった、というケースもあります。

受付・事務担当者が営業電話かどうかを判断し、担当者へつなぐべきか考え、断る。このような対応が1日に何度も発生すると、代表電話そのものが業務を中断する原因になります。

代表電話の取次ぎを減らすために、すべての電話へ人が最初に出る必要はありません。

IVR・AI電話を活用すれば、電話の入口で「新規のお客様」「既存のお客様・取引先」「営業・提案」などに振り分け、必要な電話だけ担当者へ直接転送できます。

ibee connectでは、会社の電話と登録した担当者の携帯電話へ同時に直接転送することも可能です。

そのため担当者が会社にいなくても、必要な電話を携帯電話で受けやすくなります。

一方、営業電話は担当者へつながず、問い合わせフォームへ案内したり、自動音声で丁寧に断ったりする運用ができます。

「全部の電話を人が取り次ぐ」のではなく、「必要な電話だけ人につなぐ」。

この記事では、月額3,500円〜（税別）のAI電話・IVRを使って、代表電話の取次ぎ、営業電話、電話番の負担を減らす方法を具体的に解説します。

結論｜代表電話は受付担当者が全部取り次ぐ必要はない

代表電話を効率化するときに重要なのは、電話そのものをなくすことではありません。

人が出る必要のある電話と、人が出なくても処理できる電話を分けることです。

たとえば代表電話への着信を、次のように整理します。

電話の種類	対応方法
新規のお客様・問い合わせ	担当部署へ直接転送
既存のお客様・取引先	担当者へ直接転送
担当者が外出している	会社電話と登録した携帯電話へ同時転送
営業・提案	担当者へつながずフォーム案内、または自動で断る

このように電話の入口で振り分ければ、受付担当者がすべての電話へ出て、

「どちら様でしょうか」

「どのようなご用件でしょうか」

「担当者を確認しますので少々お待ちください」

と対応する必要を減らせます。

特にポイントになるのが、担当者の携帯電話への同時転送です。

これまで会社にいなければ受けられなかった代表電話でも、必要な電話は会社と担当者の携帯電話へ同時に転送できます。

代表電話を「会社にいる人しか受けられない電話」から、必要な担当者が場所を問わず受けやすい電話窓口へ変えることができます。

代表電話の取次ぎが負担になる5つの理由

代表電話の取次ぎは、一件だけを見ると数分程度の業務です。

しかし、毎日繰り返されることで会社全体では大きな負担になることがあります。

電話が鳴るたびに仕事が止まる

事務作業。

資料作成。

経理処理。

顧客対応。

これらの途中で代表電話が鳴ると、一度作業を止めなければなりません。

電話を取り、用件を確認し、担当者へ取り次いだ後、再び元の業務へ戻ります。

通話自体は短くても、業務が何度も中断されることが負担になります。

「○○さんお願いします」への対応が多い

代表電話では、

「営業の○○さんをお願いします」

「○○部長はいらっしゃいますか？」

といった電話が頻繁に入ります。

受付担当者は、

相手を確認する。

担当者を探す。

在席しているか確認する。

電話を転送する。

という作業を行います。

担当者がすぐ見つからなければ、さらに時間がかかります。

担当者の在席確認が必要になる

担当者が会社にいるとは限りません。

営業担当者であれば外出していることもあります。

経営者であれば移動中の場合もあります。

「少々お待ちください」と保留し、社内を確認したものの担当者が不在だった、ということもあるでしょう。

電話を受けるために「会社に担当者がいるか」を毎回確認する仕組み自体が非効率になっている場合があります。

営業電話かどうかを毎回判断しなければならない

電話を受けた受付担当者にとって、

「これは取引先なのか」

「新規のお客様なのか」

「営業電話なのか」

を瞬時に判断するのは簡単ではありません。

「以前○○さんとお話しした件で」

と言われて担当者へつないだら営業電話だった、ということもあります。

受付担当者が毎回判断する運用では、時間だけでなく心理的な負担も発生します。

担当者自身の仕事も中断する

取次ぎは、受付担当者だけの問題ではありません。

電話を転送された担当者側も、そのたびに仕事を止めることになります。

しかも、それが不要な営業電話だった場合、受付側と担当者側の両方で時間を使います。

代表電話の効率化を考えるときは、受付担当者だけでなく会社全体で何時間使っているのかを見ることが重要です。

代表電話の取次ぎを減らす5つの方法

代表電話の負担を減らす方法は、AI電話だけではありません。

まずは自社に合う方法を比較しましょう。

1．電話の取次ぎルールを決める

最初にできるのが社内ルールの整理です。

たとえば、

• 営業電話は原則取り次がない
• 新規のお客様は営業部へ
• 既存のお客様は担当者へ
• 担当者名だけでは取り次がず用件を確認する

といったルールを決めます。

費用がかからないため、まず取り組みたい方法です。

ただし、ルールを作っても、受付担当者が毎回電話へ出る必要があること自体は変わりません。

2．担当者の直通番号を案内する

よく電話をする取引先には、担当者の携帯電話や直通番号を案内する方法があります。

取次ぎは減らせますが、担当者の番号を広く公開したくない会社には向きません。

また、担当者が変更になった場合の案内も必要です。

3．代表電話を携帯電話へ転送する

代表電話から携帯電話へ転送すれば、外出中でも電話を受けられます。

ただし、すべての電話を同じ携帯電話へ転送すると、営業電話まで担当者へ届いてしまう可能性があります。

そのため、単純な転送だけではなく、転送する前に電話の種類を分けることがポイントになります。

4．IVRで用件を振り分ける

IVRは、自動音声で、

「新規のお問い合わせは1番を押してください」

といった案内を流し、押された番号によって電話を振り分ける仕組みです。

これにより、代表電話を受付担当者が最初に受けなくても、発信者自身に用件を選んでもらえます。

5．AI電話を組み合わせる

IVRとAI電話を組み合わせれば、単に部署を振り分けるだけでなく、営業電話対策や問い合わせ受付などにも活用できます。

ただし、すべてをAIへ任せる必要はありません。

人と話した方がよい電話は人へ直接転送し、人が対応する必要のない電話だけ自動化するのが実用的です。

おすすめは「新規・既存・営業」の3つに分ける方法

代表電話のIVRメニューは、細かくしすぎない方が利用者にとって分かりやすくなります。

たとえば、最初は次の3つに分けます。

お電話ありがとうございます。
ご用件に応じて番号を押してください。
新規のお客様・お問い合わせは1番を押してください。
既存のお客様・お取引先は2番を押してください。
営業・ご提案のお電話は3番を押してください。

これだけでも、受付担当者が電話に出る前に用件を大きく整理できます。

1番｜新規のお客様・問い合わせは担当部署へ直接転送

新規のお客様からの電話は、会社にとって重要な問い合わせです。

「サービスについて詳しく聞きたい」

「見積もりをお願いしたい」

「契約を検討している」

こうした電話まで自動音声だけで終了してしまうと、機会損失につながる可能性があります。

そのため、新規のお客様・お問い合わせについては、必要な担当部署へ直接転送します。

営業電話対策で重要なのは、電話を全部止めることではありません。

不要な電話を減らしながら、売上につながる可能性のある電話はしっかり人へ届けることが大切です。

2番｜既存のお客様・取引先は担当者へ直接転送

既存のお客様・取引先も、受付担当者を経由せず必要な担当者へ直接つなげる設計にできます。

従来であれば、

「○○さんお願いします」
↓
受付担当者が電話に出る
↓
相手を確認する
↓
担当者を探す
↓
電話を取り次ぐ

という流れでした。

IVRで振り分ければ、

既存のお客様・取引先
↓
必要な転送先へ振り分け
↓
担当者へ直接転送

という流れに変えられます。

受付担当者が「○○さんお願いします」に毎回答える必要を減らせることが大きなメリットです。

会社の電話と担当者の携帯電話へ同時に転送できる

ここが代表電話の取次ぎを減らすうえで重要なポイントです。

ibee connectでは、会社の電話と登録した担当者の携帯電話へ同時に直接転送できます。

たとえば営業担当者が外出していても、

代表電話へ着信

↓

IVRで必要な電話を選択

↓

会社の電話と担当者の携帯電話へ同時転送

↓

出られる場所で電話を受ける

という運用ができます。

これまでのように、

「○○さんは今、会社にいますか？」

と受付スタッフが確認する必要を減らせます。

「会社にいない＝代表電話を受けられない」ではなくなる

従来の代表電話は、会社にいる人を中心とした仕組みでした。

担当者が外出すると、別の社員が電話を受けて取り次ぐ必要があります。

会社電話と携帯電話へ同時転送できれば、担当者がどこにいるかを受付担当者が確認してから取り次ぐという工程自体を減らせます。

営業職が多い会社。

少人数で運営している会社。

経営者自身が外出することが多い会社。

こうした企業には特に相性がよい使い方です。

3番｜営業・提案の電話は担当者につながない

代表電話の取次ぎで大きな負担になりやすいのが営業電話です。

営業電話の場合は、担当者へ直接転送しない設計にします。

方法は大きく2つあります。

営業提案を受け付けるならフォームへ案内する

すべての提案を拒否する必要がない会社なら、SMSなどで問い合わせフォームへ案内します。

たとえば、

営業・ご提案については専用フォームから受け付けております。
このあとSMSでフォームをご案内します。

と案内して通話を終了します。

担当者は送られてきた内容を確認し、興味がある提案だけ対応できます。

営業電話を受け付けないなら自動で断る

営業電話自体を受け付けていない会社なら、

恐れ入りますが、営業・ご提案のお電話は受け付けておりません。ご了承ください。

と自動音声で案内して終了します。

受付担当者が毎回同じ営業電話を断る必要がありません。

営業電話かどうかを受付担当者が考えなくてよくなる

AI電話・IVR導入のメリットは、単に数分の電話時間を減らすことだけではありません。

受付担当者が、

「この電話はつなぐべきか」

「営業だろうか」

「断って大丈夫だろうか」

と毎回考える必要を減らせます。

ibee connectを利用している企業でも、営業電話を担当者へつながない運用にしたことで、受付側が営業電話への対応を毎回判断しなくてよくなったという変化があります。

これは時間だけでは測りにくい部分ですが、日々代表電話を受けている人にとっては大きな負担軽減になります。

「○○さんお願いします」を自動化すると何が変わる？

代表電話の取次ぎを自動化すると、単純な電話時間以外にも変化があります。

受付担当者の仕事が中断されにくくなる

代表電話が鳴る回数や、人が直接対応する電話を減らすことで、本来の業務へ集中しやすくなります。

特に総務・事務担当者が電話受付を兼務している会社では効果を感じやすい部分です。

担当者を探す時間が減る

「○○さんお願いします」と言われるたびに社内を確認する必要が減ります。

担当者が社外にいても、登録した携帯電話へ同時転送できるためです。

外出中でも必要な電話を受けやすくなる

顧客からすると、

「担当者が会社に戻るまで待つ」

必要が減ります。

必要な電話が担当者の携帯電話へ届けば、外出中でも対応できる可能性があります。

不要な営業電話による中断を減らせる

営業電話を入口で分ければ、受付担当者だけでなく、その先の担当者まで不要な電話で仕事を止める回数を減らせます。

実際にibee connect導入後に減った代表電話業務

ibee connectを利用している企業では、実際に代表電話の運用を見直しています。

導入前は、

「○○さんお願いします」

という電話のたびに受付担当者が対応し、担当者を確認して取次ぎを行っていました。

また、電話を取ってみるまで営業電話か重要な電話か分からず、受付担当者自身が毎回判断する必要もありました。

IVR・AI電話を導入し、電話の入口で用件を分けた結果、次のような変化が出ています。

• 電話の取次ぎが減った
• 「○○さんお願いします」への受付対応が減った
• 営業電話を担当者へつながなくなった
• 営業電話をつなぐか断るか毎回考える必要が減った
• 代表電話が鳴る回数が減り、仕事へ集中しやすくなった

さらに、必要な電話は会社電話と登録した担当者の携帯電話へ同時に転送できます。

そのため、「担当者が外出しているから受付で止まる」という代表電話特有の問題も減らしやすくなります。

代表電話の取次ぎにどれくらい人件費を使っているか計算する

代表電話の取次ぎは、システム利用料がかからないため「無料の業務」のように感じるかもしれません。

しかし、電話を取っている社員の時間には人件費がかかっています。

簡単な計算をしてみましょう。

計算式は、

1日の取次ぎ件数 × 1件あたりの対応時間 × 月間営業日数

です。

たとえば、

• 1日15件の取次ぎ
• 1件あたり2分
• 月20営業日

の場合、

15件 × 2分 × 20日 ＝ 600分

となります。

つまり、月10時間です。

仮に人件費を時給2,000円として考えると、

10時間 × 2,000円 ＝ 20,000円

となり、月20,000円相当の時間を電話取次ぎに使っている計算になります。

もちろん、これは一例です。

会社によって取次ぎ件数も給与水準も異なるため、「AI電話を導入すれば必ず月○円削減できる」という意味ではありません。

大切なのは、現在の取次ぎ業務にも人件費がかかっていると認識したうえで費用対効果を比較することです。

月額3,500円〜（税別）と比較して考える

ibee connectは**月額3,500円〜（税別）**から始められます。

たとえば自社で、

「1日何件取次ぎがあるか」

「1件に何分かかっているか」

「誰が電話対応しているか」

を1週間だけでも記録すると、自社にとっての費用対効果を判断しやすくなります。

単にサービス料金だけを見るのではなく、

電話番・取次ぎに毎月どれくらい人の時間を使っているのか

と比較することが重要です。

電話代行・PBX・IVR・AI電話の違い

代表電話を効率化する方法には、複数の選択肢があります。

方法	特徴	向いている会社
社内ルール改善	費用をかけず対応方法を統一	取次ぎ件数が少ない
担当者直通番号	受付を経由せず直接連絡	担当者番号を案内できる
電話代行	外部オペレーターが一次受付	人による受付を外注したい
PBX・スマホ内線	スマホなどを内線化	内線・外線環境を整えたい
IVR・AI電話	用件ごとに自動振り分け	不要電話を減らし必要電話だけつなぎたい

電話代行が悪いわけではありません。

人による柔軟な一次受付が必要なら、電話代行が向いているケースもあります。

一方で、

「新規・既存・営業を分けたい」

「営業電話に人が出る必要はない」

「担当者の携帯へ直接つなぎたい」

という会社には、IVR・AI電話が向いています。

代表電話の自動化が向いている会社

特に相性がよいのは、次のような会社です。

• 受付専任スタッフがいない
• 総務・事務が代表電話を兼務している
• 「○○さんお願いします」という取次ぎが多い
• 営業担当者が外出することが多い
• 経営者の携帯へ電話をつなぐことが多い
• 営業電話が多い
• 電話が鳴るたびに集中が途切れている
• 電話番のためだけに人員を増やしたくない

反対に、すべての電話について人による細かなヒアリングや判断が必要なら、有人受付や電話代行の方が向いている場合もあります。

何でもAI化するのではなく、電話の目的によって人とAIを分けることが重要です。

代表電話をAI化するときによくある失敗

AI電話やIVRを導入しても、設計が複雑すぎると利用者にとって使いにくくなります。

メニューを増やしすぎる

「総務は1番」

「経理は2番」

「営業は3番」

「人事は4番」

「採用は5番」

「既存顧客は6番」

「新規顧客は7番」

と増やしすぎると、電話をかけた人が迷います。

まずは、

新規・既存・営業

のような大きな分類から始めた方が分かりやすいでしょう。

新規のお客様まで自動化しすぎる

営業電話を減らしたいからといって、知らない相手からの電話をすべて自動終了してはいけません。

新規顧客や新規取引先も、初回は知らない相手です。

営業電話対策と、新規問い合わせ受付は分けて設計する必要があります。

すべての電話を携帯へ転送する

携帯電話で受けられるのは便利ですが、営業電話まで全部転送すると、担当者の負担は減りません。

誰の携帯へ転送するかより先に、どの電話を転送するかを決めることが重要です。

ibee connectなら既存の代表番号を活かして始められる

「AI電話にすると、今まで使ってきた代表番号を変えなければいけないのでは？」

と心配する方もいるでしょう。

ibee connectでは、既存の代表電話にかかってきた電話をIVR・AI電話用の番号へ転送して利用する方法があります。

そのため、これまで顧客や取引先へ案内してきた代表番号を活かしながら、電話受付の仕組みを変更できます。

最初からすべての電話をAI電話へ切り替える必要もありません。

たとえば、

「営業電話から始める」

「代表電話だけ試す」

「一部の問い合わせだけ振り分ける」

といった形で、小さく始めることもできます。

ibee connectなら月額3,500円〜（税別）で代表電話の取次ぎを効率化できる

ibee connectでは、代表電話の受付にIVR・AI電話を活用できます。

代表的な使い方は、

• IVRによる電話の振り分け
• 必要な電話だけ担当者へ転送
• 会社電話と登録した携帯電話への同時転送
• 営業電話の振り分け
• SMSによる問い合わせフォームへの案内
• 自動音声による営業電話のお断り
• AIによる一次受付
• 通話内容の録音・文字起こし
• 多言語対応
• 営業時間外の自動応答

などです。

**月額3,500円〜（税別）**で始められ、初期費用0円、無料トライアルも利用できます。

高額な電話受付システムや大規模なコールセンターを用意する前に、現在負担になっている電話だけを自動化する方法もあります。

よくある質問

代表電話の取次ぎを完全になくせますか？

会社の電話フローによって異なります。

IVRで用件を分け、必要な電話を担当者へ直接転送すれば、受付担当者が行っている取次ぎを大きく減らせる可能性があります。

一方、人による確認が必要な電話まで無理に自動化する必要はありません。

今使っている代表電話番号はそのまま使えますか？

既存の代表電話からIVR・AI電話用の番号へ転送して利用する方法があります。

そのため、既存番号を活かしながら電話受付の仕組みを変えることができます。

担当者が会社にいなくても電話を受けられますか？

ibee connectでは、登録した担当者の携帯電話へ転送できます。

外出が多い営業担当者や経営者への電話にも活用できます。

会社の電話と担当者の携帯電話へ同時に転送できますか？

はい。ibee connectでは、会社の電話と登録した携帯電話へ同時に直接転送できます。

担当者が会社にいるかどうかを受付担当者が毎回確認する必要を減らせます。

「○○さんお願いします」という電話にも対応できますか？

既存のお客様・取引先向けの分岐を用意し、必要な転送先へつなぐことで、受付担当者を経由する取次ぎを減らせます。

実際にibee connectを利用している企業でも、「○○さんお願いします」という電話への受付対応が減っています。

営業電話だけ担当者につながないようにできますか？

営業・提案用のIVRメニューを用意することで、担当者へつながない運用ができます。

SMSで問い合わせフォームへ案内する方法と、自動音声で営業電話を丁寧に断る方法があります。

AI電話を導入すると新規のお客様まで取りこぼしませんか？

電話フローの設計が重要です。

営業電話と新規のお客様を同じ扱いにせず、新規問い合わせは担当部署へ転送することで、不要な電話を減らしながら必要な問い合わせを受けられます。

小さな会社でもIVRを導入するメリットはありますか？

むしろ少人数の会社ほど、電話番のために一人を固定しにくいため、IVRとの相性がよいケースがあります。

手が空いた人が代表電話へ出ている会社や、経営者自身が電話を取っている会社では、不要な電話を減らすメリットを感じやすいでしょう。

代表電話を自動化する費用はいくらですか？

ibee connectは**月額3,500円〜（税別）**から利用できます。

必要な機能や利用条件によって料金が異なる場合があるため、導入時には最新の料金・プランをご確認ください。

まとめ｜代表電話のために誰かが常に電話番をする必要はない

代表電話の取次ぎを減らすために大切なのは、電話をなくすことではありません。

受付担当者が対応する必要のない電話を減らし、本当に必要な電話だけ担当者へ届けることです。

新規のお客様・問い合わせは担当部署へ。

既存のお客様・取引先は担当者へ。

営業・提案は担当者へつながず、フォーム案内または自動音声で終了する。

そして必要な電話は、会社の電話と登録した担当者の携帯電話へ同時に直接転送する。

この仕組みに変えれば、

「○○さんお願いします」

と言われるたびに受付担当者が仕事を止め、担当者を探して取り次ぐ必要を減らせます。

担当者が外出していても、携帯電話で必要な電話を受けやすくなります。

実際にibee connectを利用している企業でも、電話の取次ぎや「○○さんお願いします」への対応、営業電話への直接対応が減り、代表電話が鳴る回数が減ったことで仕事へ集中しやすくなっています。

まずは自社で、

1日に何件の取次ぎがあるのか。

そのために何分使っているのか。

を確認してみてください。

取次ぎ業務に毎月何時間も使っているのであれば、代表電話の仕組みそのものを見直すタイミングかもしれません。