美容クリニックの電話対応を効率化する方法｜IVR・AI電話で予約を逃さず施術に集中

美容クリニックでは、電話が鳴ってもすぐに出られないことがあります。

施術中。
カウンセリング中。
受付対応中。
スタッフ全員がお客様対応をしている時間帯。

特に少人数で運営している美容クリニックでは、施術者と受付担当を兼任していることもあり、「電話が鳴ったから施術を止めて出る」という対応は現実的ではありません。

しかし、その電話が新規予約だった場合、出られないまま終わることで予約機会を逃してしまう可能性があります。

さらに、美容クリニックではもう一つ電話特有の問題があります。

施術中に電話の着信音が何度も鳴ると、目の前のお客様がリラックスしにくくなることです。

実際にNavi8へ相談いただいた美容サロン・クリニックでも、

「少人数なので施術中に電話へ出られない」
「電話が鳴るたびに施術中のお客様が気になってしまう」

という悩みがありました。

一方で、電話を完全になくすわけにもいきません。

新規予約。
予約変更・キャンセル。
施術料金の確認。
アクセスについて。
既存患者からの問い合わせ。
術後の相談。

電話だからこそ受け止める必要がある問い合わせもあります。

そこで考えたいのが、IVR・AI電話を使って**「人が出る必要のある電話」と「自動化できる電話」を最初に分けること**です。

新規予約ならWeb予約へ案内する。
予約変更なら専用フォームへ案内する。
料金やアクセスなら自動案内やSMSを使う。
術後相談やクレームなど重要な電話はスタッフへつなぐ。

このように設計すれば、予約の入口を閉じずに、施術中の電話対応を減らすことができます。

この記事では、美容皮膚科、美容外科、医療脱毛、アートメイクなどの美容クリニックを対象に、IVR・AI電話を使って電話対応を効率化する方法を具体的に解説します。

結論｜美容クリニックの電話対応は「すべて人が出る」必要はない

美容クリニックの電話対応を効率化するポイントは、電話そのものをなくすことではありません。

電話の内容に応じて、AI・Web予約・SMS・スタッフを使い分けることです。

たとえば、次のように分けられます。

電話内容	対応例
新規予約	SMSでWeb予約ページへ案内
カウンセリング相談	スタッフへ転送
予約変更・キャンセル	SMSで専用フォームへ案内
料金・アクセス	自動音声または公式ページをSMS送信
よくある質問	AIによる一次回答またはFAQへ案内
既存患者からの問い合わせ	用件を確認してスタッフへ転送・通知
術後相談	院内スタッフ・医療従事者へ引き継ぐ
クレーム	スタッフへ引き継ぐ
営業電話	問い合わせフォームへ案内、または丁寧に断って終了

大切なのは、AIに何でも答えさせることではありません。

AI電話は受付を担当し、医療判断や個別対応が必要な電話は人へ渡す。

この役割分担を最初に決めることで、少人数でも電話窓口を運用しやすくなります。

美容クリニックで電話対応が負担になりやすい理由

美容クリニックの電話対応には、一般的なオフィスとは違う難しさがあります。

少人数では施術者と受付担当を兼任しやすい

小規模な美容クリニックでは、電話専任のスタッフを置いていない場合があります。

施術者が受付も行う。
受付担当がカウンセリング補助も行う。
院長やスタッフが複数の業務を兼任する。

こうした体制では、電話が鳴るたびに誰かが作業を止めなければなりません。

1件の電話が数分で終わったとしても、施術や接客の途中で集中が切れる影響はそれ以上になることがあります。

施術中は電話に出られない

施術中に電話が鳴っても、その場で手を止めて出ることはできません。

医療脱毛。
美容皮膚科の施術。
アートメイク。
美容外科の処置。

施術中は目の前のお客様への対応が最優先です。

しかし、電話を無視したままにすると、その電話が新規カウンセリング予約だった場合に機会を逃す可能性があります。

「施術を止めたくない。でも予約も逃したくない」

この両立が美容クリニックの電話対応では重要です。

着信音そのものがお客様のリラックスを妨げることがある

美容クリニックでは、電話に出るかどうかだけが問題ではありません。

施術室の近くで何度も電話が鳴ると、目の前のお客様が気になることがあります。

リラックスして施術を受けている時に、

プルルル……
プルルル……

と電話が繰り返し鳴る。

スタッフも「出なければ」と気になってしまう。

これでは、施術そのものに集中しづらくなります。

電話対応を見直すことは、受付業務を効率化するだけでなく、院内の施術環境を整えることにもつながります。

予約変更・キャンセルの電話が多い

美容クリニックでは、新規予約だけでなく変更・キャンセルの電話も発生します。

「明日の予約を変更したい」
「時間を1時間遅くできますか？」
「体調が悪いのでキャンセルしたい」

こうした電話をすべてスタッフが受けていると、受付業務が増えていきます。

Webやフォームで処理できる内容なら、電話の段階で専用ページへ案内することで負担を減らせます。

同じ質問に何度も答える必要がある

美容クリニックには、似た内容の質問が繰り返し入ります。

• 営業時間は何時までか
• 最寄り駅からどう行くか
• 駐車場はあるか
• 料金はいくらか
• 予約は必要か
• 支払い方法は何が使えるか
• カウンセリングはどう予約するか

これらすべてをスタッフが電話で繰り返し説明する必要はありません。

公式サイトやFAQに答えがある場合、AI電話からSMSで該当ページへ案内する方法があります。

営業電話でも施術が中断される

美容クリニックには、お客様以外からの電話もかかってきます。

広告。
求人。
システム。
美容機器。
集客サービス。
その他の営業提案。

電話に出るまで、それがお客様なのか営業電話なのかは分かりません。

そのため、営業電話のために施術中のスタッフの意識が電話へ向いてしまうこともあります。

営業電話を入口で振り分けるだけでも、院内の電話負担を減らしやすくなります。

電話に出られないと美容クリニックで起こること

電話に出られないこと自体が悪いわけではありません。

問題は、その電話の内容が分からないまま終わってしまうことです。

新規予約を逃す可能性がある

「今日カウンセリングできますか？」
「この施術について相談したいです」
「脱毛の予約を取りたいです」

こうした電話は予約につながる可能性があります。

電話に出られず、折り返すまで時間が空けば、相談者が別のクリニックを検討することも考えられます。

新規予約の電話は、不在着信だけで終わらせない仕組みを作ることが大切です。

営業時間外の問い合わせを取りこぼしやすい

美容医療について調べる時間は、クリニックの営業時間と一致するとは限りません。

仕事が終わった夜。
休日。
SNSやWeb広告を見た直後。

そのタイミングで「予約したい」と思って電話しても、営業時間外ならつながりません。

AI電話であれば、営業時間外でも一次受付し、SMSでWeb予約ページへ案内できます。

施術中のお客様への集中が途切れる

電話が鳴れば、出なくてもスタッフは気になります。

「新規予約かもしれない」
「既存患者からの急ぎの連絡かもしれない」

と考えてしまうからです。

IVRやAI電話でまず自動受付することで、毎回院内の電話へ反応しなくてもよい仕組みを作れます。

不在着信への折り返しが増える

電話に出られなければ、後で着信履歴を確認して折り返します。

ところが、

電話する。
相手が出ない。
またかかってくる。
今度はこちらが施術中。

というすれ違いが起きることがあります。

AIが最初に用件を聞き取っておけば、

「予約希望」
「予約変更」
「術後相談」

などを確認したうえで対応できます。

IVR・AI電話を使うと美容クリニックの電話対応はどう変わる？

IVRは、電話をかけてきた人に番号を選んでもらい、用件ごとに対応を分ける仕組みです。

AI電話を組み合わせると、用件の聞き取り、録音、文字起こし、メール通知、SMS送信なども活用できます。

最初に番号入力で用件を振り分ける

たとえば、電話がかかってきたら最初に次のように案内します。

お電話ありがとうございます。
ご用件に応じて番号を押してください。
新規のご予約・カウンセリングをご希望の方は1番を押してください。
ご予約の変更・キャンセルは2番を押してください。
ご来院済みのお客様からのお問い合わせは3番を押してください。
施術後のご相談は4番を押してください。
アクセス・営業時間などのお問い合わせは5番を押してください。
営業・ご提案のお電話は6番を押してください。

最初に分類するだけでも、スタッフがすべての電話を受けて用件確認する必要を減らせます。

新規予約はSMSでWeb予約へ案内する

新規予約を希望する人には、既存のWeb予約ページをSMSで送信できます。

新規のご予約ですね。
このあとSMSでWeb予約ページをお送りします。
ご希望の施術・日時を選択してご予約ください。

すでに予約システムを導入しているクリニックなら、電話からWeb予約へ誘導する入口としてIVRを使うことができます。

予約変更・キャンセルは専用フォームへ案内する

予約変更のたびにスタッフが電話で、

「お名前をお願いします」
「現在の予約日はいつですか？」
「変更希望日はいつですか？」

と聞く必要はありません。

専用フォームを用意してSMSで案内すれば、患者自身で必要事項を入力できます。

ただし、当日キャンセルや変更規定への個別判断などはスタッフ対応に残す設計が適しています。

よくある質問は自動案内やSMSへ

営業時間やアクセスなど、答えが決まっている内容は自動化しやすい電話です。

たとえば、

アクセスについてのご案内をSMSでお送りします。
SMSに記載された公式ページをご確認ください。

という案内にすれば、電話口で道順を長く説明する必要を減らせます。

必要な電話だけスタッフへ転送する

高額施術の相談やカウンセリング前の相談などは、スタッフと直接話した方がよいケースがあります。

そうした電話だけ転送します。

スタッフが出られなければ、AIが用件を聞き取ってメール通知する流れにもできます。

出られない場合は録音・文字起こし・メール通知

少人数のクリニックでは、「重要な電話だけ転送する」と決めても、その瞬間に出られないことがあります。

その場合は、

• 名前
• 電話番号
• 希望する施術
• 相談内容
• 折り返し希望

などを聞き取り、録音・文字起こしした内容を設定したメールアドレスへ通知できます。

不在着信だけでは分からなかった「電話の目的」が残ることが大きな違いです。

美容クリニック向けIVRの音声ガイダンス例

実際の運用をイメージできるよう、代表的な例を紹介します。

新規予約

新規のご予約・カウンセリングをご希望ですね。
このあとSMSでWeb予約ページをお送りします。
ご希望の施術と日時を選択してお申し込みください。

相談が必要な施術の場合は、

カウンセリングについてのご相談は、担当スタッフへおつなぎします。

という分岐を追加できます。

予約変更・キャンセル

ご予約の変更・キャンセルですね。
このあとSMSでお手続きページをお送りします。
ご予約情報をご確認のうえ、お手続きをお願いします。

当日変更など個別確認が必要ならスタッフへつなぐ流れにします。

既存患者からの問い合わせ

ご来院済みのお客様からのお問い合わせですね。
ご用件を確認したうえで、担当スタッフへおつなぎします。
スタッフが対応中の場合は、お名前・ご連絡先・お問い合わせ内容をお伺いします。

術後相談

術後相談については、通常のFAQと同じ扱いにしないことが重要です。

施術後のご相談ですね。
院内スタッフへおつなぎします。
担当者が対応中の場合は、お名前・ご連絡先・ご相談内容をお伺いし、院内へ通知いたします。

AI電話が「問題ありません」「経過観察で大丈夫です」と医療判断する設計にはしません。

営業電話

営業・ご提案のお電話ですね。
このあとSMSでお問い合わせフォームをお送りします。
ご提案内容はフォームよりお送りください。

営業電話を受け付けない場合は、

恐れ入りますが、営業・ご提案のお電話での受付は行っておりません。
ご了承ください。

と案内して通話終了にできます。

新規予約と既存患者の電話を分けることが重要

美容クリニックの電話では、新規予約と既存患者の問い合わせを同じ流れにしない方が運用しやすくなります。

新規予約はWeb予約へつなげる

新規予約は、予約ページへ案内できるものを積極的にWebへ誘導します。

名前や日時を電話で聞き取り、スタッフが予約システムへ入力するより、お客様自身が空き枠を選べる方が効率的な場合があります。

希望施術が決まっていない場合はAIで聞き取る

一方、

「何を受ければいいか分からない」
「この悩みに合う相談先を知りたい」

という電話もあります。

この場合は、AIが「どのような相談か」を一次受付し、スタッフへ通知する方法があります。

ただし、どの治療が適応になるかなどの医療判断はAIに任せず、カウンセリングや診察につなげます。

高額施術・カウンセリングは人へつなぐ

美容外科などでは、電話で相談したい人もいます。

こうした電話はすべてフォームへ追い返すのではなく、スタッフへつなげる選択肢を残します。

自動化の目的は「人と話せなくすること」ではなく、人が対応する価値の高い電話を選びやすくすることです。

予約変更・キャンセル電話を減らす方法

予約変更・キャンセルは、美容クリニックの受付負担になりやすい業務です。

SMSで変更フォームを送る

電話で変更希望を受けたら、その場ですべて聞き取るのではなく、SMSで変更フォームへ案内します。

患者側も希望日時を落ち着いて入力でき、スタッフ側も内容を文字で確認できます。

電話口で毎回日程調整をしない

予約表を開く。
空きを確認する。
候補を読み上げる。
患者の予定を聞く。
再び空きを探す。

こうしたやり取りには時間がかかります。

Web予約システム側で変更できるなら、IVRから直接案内した方が効率的です。

当日キャンセルなどは人へ残す

一方で、キャンセル料の扱いや施術内容によって個別確認が必要な場合があります。

そのため、

通常の変更 → Web
個別判断 → スタッフ

と分ける方が現実的です。

営業時間外でも新規予約を受け付ける方法

美容クリニックの営業時間が終わった後でも、予約を検討している人はいます。

AI電話なら、営業時間外でも受付の入口を残せます。

Web予約ページをSMSで送る

営業時間外の新規予約なら、

ただいま営業時間外です。
新規のご予約をご希望の方には、このあとSMSでWeb予約ページをお送りします。

と案内できます。

そのまま予約まで進めれば、翌営業日に折り返す必要もありません。

希望内容を聞き取って翌営業日に通知する

フォームだけでは対応しづらい相談なら、

• 氏名
• 連絡先
• 希望施術
• 相談内容

などをAIが聞き取り、メール通知します。

営業時間外だから電話を完全に閉じるのではなく、「予約や相談内容を残せる状態」に変えることができます。

料金・施術内容・アクセスなどのよくある質問を自動化する

美容クリニックでは、同じ質問への電話対応を減らすことも重要です。

公式ページへ案内する

料金は改定される可能性があります。

キャンペーン内容も変わります。

そのため、AIに古い情報を固定的に話させるより、最新情報が掲載されている公式ページをSMSで案内する方法が向いている場合があります。

回答範囲を事前に決める

AIが答える内容は、事前にクリニック側で決めます。

たとえば、

• 営業時間
• アクセス
• 支払い方法
• 予約方法
• 一般的な持ち物
• 公式に掲載している施術料金

などです。

医療判断はAIに任せない

「この症状ならこの施術がいいですか？」
「私でも施術できますか？」
「この状態は副作用ですか？」

こうした質問は、単なる施設案内とは異なります。

医師等による判断が必要になる内容は、適切な院内スタッフへ引き継ぐ設計にします。

厚生労働省の医療広告等ガイドラインは2026年3月30日に改正され、医療広告を行う側には、患者が適切に理解・選択できるよう客観的で正確な情報伝達に努めることを求めています。AI電話で料金や施術情報を案内する場合も、院内で承認した最新情報を使い、誇大な表現や事実と異なる案内を避けることが重要です。

術後相談・クレームはAIだけで完結させない

美容クリニックでAI電話を導入するうえで、最も慎重に考えたいのが術後相談です。

術後の症状や異常は医療従事者へつなぐ

施術後には、

「腫れが気になる」
「痛みがある」
「出血している」
「いつもと違う状態になっている」

といった相談が入ることがあります。

これらについて、AIが独自に問題の有無を判断することは避けます。

AIは受付・聞き取り・転送まで。医療判断は医療従事者へ。

この線引きを明確にします。

緊急時のルールを事前に決める

AI電話を導入する前に、

• 術後相談は誰へ転送するか
• 営業時間外はどこへ案内するか
• すぐにつながらない時はどうするか
• 緊急性が疑われる場合の案内をどうするか

を院内で決めておく必要があります。

AIに任せる範囲より、AIから人へ戻す条件を明確にすることが重要です。

クレームも人が対応できる状態を残す

クレームは、単なるFAQではありません。

相手の感情や背景を確認しながら対応する必要があります。

最初の用件確認はAIで行えても、必要に応じて責任者や担当スタッフへつなぐ流れを作ります。

電話の着信を減らすと施術環境も整えやすい

美容クリニックにAI電話を導入するメリットは、電話対応時間だけではありません。

院内で着信音が鳴る回数を減らせる

実際にNavi8を利用している美容サロン・クリニックでは、IVR・AI電話を活用することで、院内で電話が鳴る回数が減っています。

特に営業電話や定型的な問い合わせを自動で振り分けることで、スタッフがすべての着信へ反応する必要がなくなりました。

スタッフが施術に集中しやすくなる

電話が鳴らなければ、

「出なければ」
「予約かもしれない」

と気にする場面も減ります。

スタッフが電話ではなく、目の前のお客様へ意識を向けやすくなります。

静かな施術空間を保ちやすい

美容医療では、施術そのものだけでなく、来院から退店までの体験も重要です。

施術中に電話が繰り返し鳴る環境より、静かな環境の方が落ち着いて過ごしやすくなります。

「電話対応を減らす」ことが、「施術空間を守る」ことにもつながる。

これは、美容クリニックでAI電話を活用する大きな理由の一つです。

複数院の電話対応もIVR・AI電話でまとめられる

AI電話は少人数の単院だけでなく、複数院を展開する美容クリニックにも活用できます。

実際にNavi8でも複数院で利用されています。

最初に希望院を選んでもらう

たとえば代表番号へ電話がかかってきたら、

ご希望のクリニックをお選びください。
新宿院は1番を押してください。
渋谷院は2番を押してください。
横浜院は3番を押してください。

と案内します。

院を選んだ後にさらに用件を分ける

新宿院を選んだ後に、

新規のご予約は1番。
予約変更・キャンセルは2番。
ご来院済みのお客様は3番。
施術後のご相談は4番。

と二段階で振り分けることもできます。

院ごとに転送先や通知先を変える

新宿院への問い合わせは新宿院へ。
横浜院への問い合わせは横浜院へ。

と転送先・メール通知先を変えれば、代表受付スタッフが毎回各院へ取り次ぐ必要を減らせます。

営業時間が違う院にも対応しやすい

複数院では、営業時間や休診日が違う場合があります。

営業時間内はスタッフへ転送。
営業時間外はWeb予約へ案内。

というように、院ごとの運用に合わせて分岐を設計できます。

複数院の電話を一元化するとは、すべて同じ人が受けることではありません。電話の入口だけ共通化し、適切な院・担当者へ自動で振り分ける方法があります。

営業電話を施術スタッフにつなげない方法

美容クリニックには営業電話もかかってきます。

これらを患者からの電話と同じように院内へ鳴らす必要はありません。

営業・提案を専用メニューにする

最初のIVRで、

営業・ご提案のお電話は6番を押してください。

と分けます。

問い合わせフォームをSMSで送る

営業提案を完全に拒否するのではなく、内容だけ確認したい場合は、

ご提案内容は専用フォームから受け付けております。
このあとSMSでフォームをお送りします。

と案内できます。

不要な場合は丁寧に断って終了する

営業電話そのものを受け付けていない場合は、

恐れ入りますが、営業・ご提案のお電話は受け付けておりません。
ご了承ください。

と案内し、スタッフへ転送せず終了します。

実際にNavi8を利用している美容サロン・クリニックでも、営業電話への対応回数が減っています。

導入事例｜少人数の美容サロン・クリニックでAI電話を活用

Navi8へ相談いただいた美容サロン・クリニックでは、少人数で運営しているため、施術中に電話へ出られないことが課題になっていました。

さらに、着信があるたびに院内で電話が鳴ることで、施術中のお客様が落ち着きにくくなるという悩みもありました。

IVR・AI電話を活用したことで、営業電話などをスタッフへ直接つなげる必要が減り、院内で着信音が鳴る回数も減っています。

その結果、スタッフも電話に気を取られにくくなり、目の前のお客様の施術に集中しやすい環境づくりにつながっています。

また、複数院でAI電話を利用し、院や用件に応じて問い合わせを振り分ける運用も行われています。

ここで重要なのは、電話をすべてAIへ任せているわけではないことです。

予約や定型問い合わせは自動化する。
術後相談など重要な電話は人へつなぐ。

AIとスタッフの役割を分けることが、現場に合った運用につながっています。

美容クリニックがAI電話を導入する前に決めること

AI電話は、導入するだけで電話業務が自動的に整理されるわけではありません。

最初に院内ルールを決めることが重要です。

AIだけで完結させる電話

たとえば、

• 営業時間
• アクセス
• Web予約への案内
• 問い合わせフォームへの案内

などです。

SMSへ案内する電話

• 新規予約
• 予約変更
• 通常のキャンセル
• アクセス案内
• FAQ
• 問い合わせフォーム

などが候補です。

スタッフへ転送する電話

• カウンセリング相談
• 高額施術についての相談
• 複雑な予約相談
• クレーム
• 個別判断が必要な問い合わせ

などです。

医療従事者へ引き継ぐ電話

• 術後の症状
• 副作用が疑われる相談
• 医療上の判断が必要な質問
• 施術適応についての相談

などです。

この範囲を曖昧にしないことが美容クリニックでは特に重要です。

営業時間外のルール

営業時間外についても、

新規予約 → Web予約
通常問い合わせ → AIで聞き取り
術後相談 → 既定の緊急連絡方法へ

など、用件ごとの対応を決めます。

録音・文字起こしを使う場合は個人情報の管理にも注意する

美容クリニックでは、録音や文字起こしの中に、氏名や電話番号だけでなく、施術内容や症状などが含まれることがあります。

個人情報保護委員会によると、通話内容から特定の個人を識別できる場合、その通話内容は個人情報に該当します。個人情報取扱事業者には利用目的の通知または公表が求められます。一方で、同FAQでは「録音していることを相手へ伝える義務までは負わない」とされています。

ただし美容クリニックでは、さらに慎重な扱いが必要です。

個人情報保護委員会は、診療過程で医療従事者が知り得た身体状況、病状、治療などの情報を要配慮個人情報の具体例として挙げています。

そのため、録音・文字起こしを導入する際は、

• 利用目的
• 閲覧できるスタッフ
• 保存期間
• アカウント管理
• 委託サービスの安全管理
• 不要になったデータの扱い

などを院内で確認することが重要です。

厚生労働省は2026年6月に「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第7.0版」を公表しており、医療機関に対して最新ガイドラインに沿った医療情報システムの安全管理を求めています。

※具体的な個人情報・医療情報の取扱いは、導入するシステムや運用方法によって異なります。院内の個人情報保護方針や関係ガイドラインを確認してください。

美容クリニックでAI電話を導入するメリット

ここまでをまとめると、AI電話を導入する主なメリットは次の通りです。

施術中の電話対応を減らしやすい

AIが最初に受付することで、スタッフがすべての電話へ出る必要を減らせます。

新規予約を不在着信だけで終わらせにくい

SMSでWeb予約へ案内したり、AIが問い合わせ内容を残したりできます。

予約変更・キャンセル対応を自動化しやすい

変更フォームへ案内することで、毎回スタッフが日時調整する負担を減らせます。

営業時間外にも受付できる

閉院後でもWeb予約や問い合わせフォームへ案内できます。

営業電話をスタッフにつなげずに済む

営業電話をフォームへ案内する、または自動で断る運用ができます。

施術空間を静かに保ちやすい

院内で着信音が鳴る回数を減らすことで、施術中のスタッフ・お客様が電話を気にする場面を減らせます。

複数院の電話を整理できる

代表番号から希望院と用件を選んでもらい、各院へ振り分けることができます。

美容クリニックでAI電話が向いているケース・向かないケース

AI電話はすべての美容クリニックに同じように導入すればよいわけではありません。

AI電話が向いているケース

• 少人数で運営している
• 施術中に電話へ出られない
• 受付専任スタッフがいない
• 予約変更の電話が多い
• 同じ質問が繰り返される
• 営業時間外の予約を取りたい
• 営業電話が多い
• 複数院の電話を整理したい
• 着信音を減らして施術環境を整えたい

こうしたクリニックでは、AI電話による一次受付のメリットを感じやすいでしょう。

人による対応を残した方がよいケース

• 術後相談
• 医療判断が必要な相談
• 患者の状態を詳しく確認する必要がある電話
• クレーム
• 高額施術の複雑なカウンセリング相談

こうした電話は人へつなぐ設計が適しています。

「AIに任せるか、人に任せるか」ではなく、「どこから人が入るか」を設計することが重要です。

ibee connectのIVR・AI電話なら美容クリニックの電話を用件ごとに振り分けられる

ibee connectのIVR・AI自動音声応答では、美容クリニックの電話受付を用件に応じて分けられます。

たとえば、

• 番号入力によるIVR
• 新規予約ページのSMS送信
• 予約変更フォームのSMS送信
• 必要な電話だけスタッフへ転送
• AIによる問い合わせ内容の聞き取り
• 通話録音
• 文字起こし
• 設定したメールアドレスへの通知
• 営業時間外の自動受付
• 営業電話の振り分け
• 複数院への振り分け
• 多言語対応

といった運用ができます。

既存の電話番号からIVR用の番号へ転送して利用することもできます。

そのため、最初から電話番号を全面的に変更することを前提にする必要はありません。

また、すべての電話を一度にAIへ切り替える必要もありません。

まずは、

「施術中だけ」
「営業時間外だけ」
「営業電話だけ」
「新規予約だけ」

といった範囲から試すこともできます。

初期費用0円で、無料トライアルから始められます。

よくある質問

美容クリニックの予約電話はAIで自動化できますか？

新規予約をWeb予約ページへ案内したり、希望内容をAIが聞き取ってスタッフへ通知したりできます。

すべてをAIで予約確定する必要はなく、施術内容に応じてWeb予約とスタッフ対応を使い分ける方法がおすすめです。

予約変更・キャンセルにもAI電話を使えますか？

使えます。

SMSで予約変更・キャンセルフォームを送り、患者自身で手続きしてもらう方法があります。

個別判断が必要なケースだけスタッフへつなぐこともできます。

施術中でも新規予約を受け付けられますか？

AI電話が一次受付し、SMSでWeb予約ページへ案内できます。

スタッフが施術中で電話へ出られなくても、予約の入口を残しやすくなります。

営業時間外の電話にも対応できますか？

できます。

営業時間外はAI電話が応答し、新規予約はWeb予約へ案内、その他の問い合わせは内容を聞き取ってメール通知する、といった運用が可能です。

術後相談をAI電話だけで対応しても大丈夫ですか？

術後の症状など医療判断を伴う相談をAIだけで完結させることはおすすめしません。

AIは用件確認や聞き取りまでとし、必要に応じて院内スタッフや医療従事者へつなぐ設計が重要です。

複数院の電話をまとめて受付できますか？

代表番号から希望院を番号入力で選んでもらい、その後さらに予約・既存患者・術後相談などへ分岐させる方法があります。

院ごとに転送先やメール通知先を変えることもできます。

営業電話をスタッフにつながないようにできますか？

100%とはいきませんが、できます。

営業・提案電話をIVRで分け、SMSで問い合わせフォームへ案内して終了する方法があります。

営業電話を受け付けない場合は、丁寧に断って通話終了にすることもできます。

通話を録音する場合、個人情報の管理は必要ですか？

通話内容から個人を識別できる場合は個人情報に該当します。美容クリニックでは施術・症状など機微性の高い情報が含まれる可能性もあるため、利用目的、安全管理、アクセス権限などを確認して運用することが重要です。

まとめ｜電話に追われず、予約も閉じない美容クリニックへ

美容クリニックでは、すべての電話にスタッフが直接出る必要はありません。

施術中に電話が鳴る。
出られない。
着信が気になる。
後で折り返す。
また電話が重なる。

この繰り返しは、スタッフの負担だけではなく、目の前のお客様への集中にも影響します。

一方、電話を完全になくしてしまえば、新規予約や重要な患者相談を受けられない可能性があります。

そこで大切なのが、電話を内容ごとに分けることです。

新規予約はWeb予約へ。
予約変更・キャンセルはフォームへ。
料金・アクセスは自動案内へ。
営業電話はスタッフにつなげない。
術後相談や重要な問い合わせは人へ。

この役割分担をIVR・AI電話で作れば、施術中の電話対応を減らしながら、予約の入口は残すことができます。

特に少人数で運営している美容クリニックでは、電話対応のためだけに受付スタッフを増やす前に、どの電話なら自動化できるのかを整理してみる価値があります。

実際にNavi8を利用する美容サロン・クリニックでも、営業電話への対応が減り、院内で着信音が鳴る回数が減ったことで、スタッフが施術に集中しやすい環境づくりにつながっています。

複数院でも、代表番号から院・用件を振り分ける運用ができます。

電話をなくすのではなく、電話に追われない仕組みを作る。

ibee connectのIVR・AI自動音声応答は、初期費用0円・無料トライアルから試せます。

まずは「施術中だけ」「営業時間外だけ」「営業電話だけ」など、自院で負担になっている電話からAI受付を試してみてください。