人材紹介・派遣会社も月額3,500円〜｜AI電話で自社コールセンターのような受付体制を構築

人材紹介会社や人材派遣会社には、毎日さまざまな電話が入ります。

仕事を探している求職者、新しく登録したい人、登録済みの派遣スタッフ、派遣先企業、人材を探している企業、さらには求人広告やシステムなどの営業電話まで、電話をかけてくる相手も用件もバラバラです。

そのたびに、

「どのようなご用件でしょうか？」

「担当者のお名前は分かりますか？」

「少々お待ちください」

と確認し、コーディネーターや営業担当へ電話を取り次いでいないでしょうか。

特に複数拠点を持つ人材会社では、

「この電話は東京支店」

「こちらは大阪支店」

「このスタッフは○○さん担当」

といった確認や取次ぎが増え、電話受付そのものが大きな業務になってしまうこともあります。

しかし、人材紹介・派遣会社の電話対応で重要なのは、すべての電話を人が直接受けることではありません。

営業電話や不要な取次ぎをAIで減らし、求職者・登録スタッフ・派遣先企業など、本当に重要な電話だけを必要な担当者へ届けることが重要です。

IVR・AI電話を使えば、

• 求職者・新規応募
• 登録済みスタッフ
• 派遣先・取引先企業
• 営業・提案

といった相手を電話の入口で分け、さらに用件ごとに細かく振り分けることができます。

面談予約ならSMSで予約ページへ。

欠勤・遅刻なら必要な情報を聞き取って担当者へ。

企業からの急ぎ連絡なら担当営業へ転送。

営業電話なら問い合わせフォームへ案内して終了。

さらに複数拠点の電話窓口をまとめれば、大人数の受付担当者を配置しなくても、コールセンターのような統一された電話受付体制を作ることができます。

ibee connectなら、**月額3,500円〜（税別）**からIVR・AI電話を利用できます。

この記事では、人材紹介会社・人材派遣会社・外国人材会社などを対象に、AI電話を使って重要な問い合わせを取りこぼしにくくしながら、営業電話・取次ぎ・欠勤連絡などの電話業務を効率化する方法を解説します。

※料金・利用条件・機能については契約内容などによって異なる場合があります。導入時には最新情報をご確認ください。

人材紹介・派遣会社の電話はAIで入口を分けると効率化しやすい

人材会社の電話対応を効率化するときに重要なのは、

「誰からの電話なのか」

「何の用件なのか」

「今すぐ人につなぐ必要があるのか」

を整理することです。

たとえば、以下のように分類できます。

電話内容	対応例
新規応募・登録	SMSで応募・登録ページへ案内
面談予約	SMSで予約ページへ案内
面談日程変更	変更ページへ案内
求人についての質問	AIが内容を聞き取り担当者へ通知
欠勤・遅刻	優先受付し、必要に応じて担当者へ転送
シフト・勤務条件	AIが聞き取り担当者へ通知
給与・勤怠・契約	担当部署へ通知
派遣先からの急ぎ連絡	担当営業・コーディネーターへ転送
新規人材依頼・増員相談	営業担当へ転送または内容通知
営業電話	フォーム案内、または丁寧に断って終了
営業時間外	AIで一次受付
外国人スタッフ	英語・中国語などで受付

ポイントは、すべてを同じように扱わないことです。

急ぎの電話は人へつなぐ。

定型的な受付はAIやSMSへ任せる。

折り返しで問題ない内容は、AIが聞き取ってメールなどで担当者へ届ける。

このように役割を分けることで、コーディネーターや営業担当が電話に中断される回数を減らしやすくなります。

月額3,500円〜（税別）でコールセンターのような受付体制を作れる

「会社の電話窓口を一本化したい」と考えたとき、

外部のコールセンターへ委託する。

専任の電話受付スタッフを雇う。

といった方法を考える企業も多いでしょう。

もちろん、大量の電話に対して人による柔軟な対応が必要な場合には、有人コールセンターが向いているケースもあります。

一方で、

「誰からの電話かを分けたい」

「用件を聞いて担当者へ届けたい」

「営業電話を人につなげたくない」

「営業時間外にも応募を受けたい」

「複数拠点の電話をまとめたい」

という目的であれば、IVR・AI電話でも電話窓口を整えることができます。

ibee connectなら、**月額3,500円〜（税別）**から導入できます。

つまり、大人数のオペレーターを配置するのではなく、必要な電話を必要な担当者へ振り分ける“自社コールセンターのような電話窓口”を作るという考え方です。

人材紹介・派遣会社で電話対応が増えやすい理由

求職者・スタッフ・企業から同じ番号へ電話が入る

人材会社には、立場の異なる人から電話が入ります。

たとえば、

• 求職者
• 新規登録希望者
• 登録済みスタッフ
• 派遣スタッフ
• 求人企業
• 派遣先企業
• 協力会社
• 営業会社

などです。

さらに、それぞれ緊急度も違います。

「求人について聞きたい」という問い合わせであれば、内容を確認して折り返す方法でも対応できるでしょう。

一方、

「今日の勤務に遅れます」

「派遣スタッフがまだ来ていません」

といった連絡は、早く担当者へ届ける必要があります。

すべての電話を同じ受付フローにしてしまうと、本当に急ぎの電話と、それほど急がない電話が混在します。

担当コーディネーターへの取次ぎが多い

人材会社では、

「担当の○○さんをお願いします」

という電話も多くなります。

受付スタッフが電話に出て、相手の名前を確認し、担当者を探して取り次ぐ。

担当者が不在なら折り返し対応にする。

さらに伝言を残す。

一件だけなら大きな負担ではありません。

しかし、これが1日に何度も発生すると、電話取次ぎだけでかなりの時間を使います。

AI電話が最初に、

「会社名」

「お名前」

「担当者名」

「ご用件」

を聞き取って担当者へ届ければ、急ぎではない電話までリアルタイムで取り次ぐ必要がなくなります。

欠勤・遅刻の電話が朝に集中しやすい

人材派遣会社では、始業前後に欠勤・遅刻の電話が集中することがあります。

「体調不良で今日は休みます」

「電車が遅れています」

「30分ほど遅刻します」

といった連絡です。

そのたびに、

• 氏名
• 派遣先
• 勤務開始時間
• 欠勤・遅刻
• 到着予定時刻
• 連絡内容

などを確認していると、朝の電話対応だけで担当者の時間が取られます。

営業電話も重要な電話と同じ番号に入ってくる

人材会社には、求人広告や採用サービス、業務システムなどの営業電話も入ります。

問題なのは、電話に出るまで、

求職者なのか。

派遣先企業なのか。

営業電話なのか。

分からないことです。

AI電話で営業電話を入口から分離できれば、求職者・登録スタッフ・企業など、本当に対応すべき相手に時間を使いやすくなります。

人材会社向けIVRは「相手→用件」の2階層にすると分かりやすい

IVRを導入するとき、最初から細かい用件をたくさん並べると、利用者が迷いやすくなります。

人材紹介・派遣会社では、まず「誰からの電話か」を分け、その後に具体的な用件を選んでもらう2階層型が分かりやすいでしょう。

1階層目の音声案内

お電話ありがとうございます。
ご用件に応じて番号を押してください。
お仕事をお探しの方・新規応募の方は1番を押してください。
登録済みスタッフの方は2番を押してください。
派遣先・お取引企業の方は3番を押してください。
営業・ご提案のお電話は4番を押してください。

これで電話を大きく分類できます。

求職者・新規応募の電話をAIで受ける

「お仕事をお探しの方・新規応募」を選んだ後は、さらに次のように分けます。

新規応募・登録をご希望の方は1番を押してください。
面談予約・日程変更は2番を押してください。
募集中のお仕事・求人についてのお問い合わせは3番を押してください。
その他のお問い合わせは4番を押してください。

新規応募はSMSで登録フォームへ案内する

新規応募のたびに電話で、

氏名。

住所。

職歴。

希望職種。

勤務希望。

などを聞き取っていると、一件あたりの対応時間が長くなります。

応募フォームや登録ページを用意している場合は、AI電話からSMSを送り、求職者自身に入力してもらう方法があります。

電話受付を完全になくすのではなく、電話をWeb応募につなぐ入口として利用する方法です。

求人についての質問はAIが内容を聞き取る

求職者からは、

「この求人はまだ募集していますか？」

「未経験でも応募できますか？」

「勤務時間について聞きたいです」

といった電話もあります。

その場で回答できない内容なら、AIが、

求人名。

氏名。

質問内容。

連絡先。

などを聞き取り、担当コーディネーターへ届けます。

急ぎではない問い合わせなら、担当者の作業を中断して取り次ぐ必要はありません。

面談予約・日程変更の電話を減らす

人材紹介会社では、面談予約や日程変更の電話も多く発生します。

この部分は、Web予約との組み合わせによって効率化しやすい業務です。

SMSで面談予約ページへ案内する

たとえば、

面談予約をご希望ですね。
このあとSMSで面談予約ページをご案内します。
ご希望の日時を選択してお申し込みください。

と案内します。

求職者自身が空いている日程を選べれば、担当者が電話口でスケジュール表を確認する回数を減らせます。

日程変更もWebで完結できるようにする

「明日の面談を変更したい」

という電話も同様です。

SMSで日程変更ページを案内し、空いている日時を選んでもらいます。

ただし、

「担当者に直接相談したい」

「面談について事前に確認したいことがある」

といったケースまで無理に自動化する必要はありません。

定型業務はAI・Webへ、個別対応が必要な相談は人へ。

という分担が重要です。

登録スタッフの欠勤・遅刻連絡を効率化する

登録済みスタッフを選んだ場合は、次のように分けます。

欠勤・遅刻・当日の勤務連絡は1番を押してください。
シフト・勤務条件については2番を押してください。
給与・勤怠・契約については3番を押してください。
担当コーディネーターへのご連絡は4番を押してください。
その他のお問い合わせは5番を押してください。

欠勤・遅刻は優先して受付する

欠勤・遅刻は当日の業務に影響するため、通常の問い合わせとは分けて扱います。

AIが、

• 氏名
• 派遣先
• 欠勤か遅刻か
• 到着予定時間
• 必要な連絡事項
• 連絡先

などを聞き取ります。

急ぎの場合には担当者へ転送し、出られない場合でも内容をメールなどで届ける設計にします。

なお、体調に関する詳細など、業務上必要以上の情報を収集しないことも重要です。

通常の問い合わせは内容を聞き取って届ける

「来月のシフトについて相談したい」

「勤怠について確認したい」

「契約書について質問したい」

といった問い合わせは、必ずしも電話が入った瞬間に担当者と話す必要はありません。

AIが内容を聞き取り、担当部署へ通知します。

電話が鳴った順番ではなく、重要度に応じて対応できる状態を作ることが電話効率化のポイントです。

派遣先・取引先企業からの重要な電話を逃しにくくする

企業からの電話も、内容によって優先順位が違います。

「派遣先・取引先企業」を選んだ場合は、たとえば次のように分けます。

派遣スタッフについての急ぎのご連絡は1番を押してください。
人材の新規依頼・増員については2番を押してください。
契約・請求については3番を押してください。
担当営業・コーディネーターへのご連絡は4番を押してください。
その他は5番を押してください。

派遣スタッフについての急ぎ連絡は担当者へ

たとえば、

「今日スタッフが来ていない」

「勤務中に問題が発生した」

「急ぎで担当者と話したい」

といった電話です。

このような電話は、通常の問い合わせとは別にして担当者へ転送します。

新規の人材依頼・増員相談は優先する

企業から、

「来月からスタッフを5名お願いしたい」

「新しいポジションで採用を相談したい」

という電話が入ることもあります。

これは単なる問い合わせではなく、売上につながる可能性がある重要な電話です。

人材の新規依頼や増員相談を独立したメニューにして、営業担当へつなぐか、必要な情報を聞き取ってすぐ通知します。

担当コーディネーターへの電話取次ぎを減らす

人材会社の電話業務で、削減余地が大きいのが取次ぎです。

従来、

着信

↓

受付スタッフが対応

↓

用件確認

↓

担当者を探す

↓

電話転送

↓

不在なら伝言

という流れだったものを、

着信

↓

AIが相手と用件を確認

↓

急ぎなら担当者へ転送

↓

急ぎでなければ内容を通知

という流れに変えられます。

「担当者と話したい」という電話をすべて即時転送する必要はありません。

相手の会社名・名前・用件を先に把握するだけでも、担当者が必要性を判断しやすくなります。

営業時間外でも応募・問い合わせを受け付ける

求職者が求人を見る時間は、人材会社の営業時間と同じとは限りません。

仕事が終わった夜。

休日。

通勤時間。

こうした時間に求人を見て、その場で電話をする人もいます。

営業時間外でもAI電話なら、

ただいま営業時間外です。
お仕事への新規応募は1番を押してください。
登録済みスタッフの方は2番を押してください。
企業からのお問い合わせは3番を押してください。

といった受付ができます。

新規応募ならSMSで登録ページへ。

企業からの問い合わせなら内容を聞き取って担当者へ通知。

「営業時間外だから電話を閉じる」のではなく、「営業時間外でも問い合わせを残せる入口」に変えることができます。

複数拠点の電話を一本化してコールセンターのように運用する

複数拠点を持つ人材会社では、電話番号も増えていきます。

東京支店。

大阪支店。

福岡支店。

それぞれで電話を受け付けていると、電話対応の方法も拠点ごとにバラバラになりやすくなります。

本部へ電話が入り、

「○○支店につないでください」

といった取次ぎが増えることもあります。

電話の入口を一つにまとめる

IVR・AI電話を使えば、複数拠点の電話窓口をまとめる設計ができます。

電話をかける側から見れば、一つの統一された窓口です。

内部では、

求職者。

登録スタッフ。

派遣先企業。

支店。

担当者。

などへ振り分けます。

外からはコールセンターのような統一窓口に見せながら、内部ではAIで電話を整理することができます。

支店・部署ごとに通知先を変える

たとえば、

東京エリアの問い合わせは東京支店。

大阪エリアなら大阪支店。

外国人スタッフ関連なら外国人材担当。

給与関連なら管理部門。

と通知先を分けます。

これにより、本部スタッフがすべての電話を受けて各部署へ取り次ぐ必要を減らせます。

実際に複数拠点の取次ぎ業務が減った事例

ibee connectを利用している人材会社では、複数拠点の電話の入口をまとめて運用しているケースがあります。

以前は、各拠点や担当者へ電話を取り次ぐ業務が多く発生していました。

そこで電話の入口をまとめ、IVR・AI電話で相手と用件を振り分ける運用に変更しました。

その結果、スタッフが行っていた電話取次ぎ業務が実際に減っています。

また、営業電話も専用ルートへ分けることで、営業電話へ直接対応する回数も減少しました。

外部からはコールセンターのような統一された受付窓口に見せつつ、内部では必要な拠点・担当者へ電話を振り分けています。

人材会社にとって、AI電話は単なる留守番電話ではありません。

複数拠点の電話受付を整理するための「電話の入口」として活用できます。

英語・中国語で外国人スタッフからの電話にも対応

外国人材を紹介・派遣している会社では、言語も電話対応の課題になります。

外国人スタッフから電話が入るたびに、

「英語が話せるスタッフはいますか？」

「中国語を対応できる担当者につないでください」

と対応している会社もあるでしょう。

最初に言語を選んでもらう

たとえば電話の冒頭で、

日本語をご希望の方は1番を押してください。
For English, press 2.
中文服务请按3。

と案内します。

その後、それぞれの言語で、

新規応募。

登録スタッフ。

欠勤・遅刻。

担当者への連絡。

などへ振り分けます。

ibee connectでは、多言語対応やAI音声通訳を電話受付に活用できます。

多言語対応スタッフへの取次ぎ負担を減らす

多言語対応のメリットは、外国人スタッフにとって利用しやすくなることだけではありません。

毎回、

「この電話は誰なら対応できるか」

を社内で探す負担も減らしやすくなります。

特定の語学対応スタッフだけに電話対応が集中している会社にとっても、電話の入口を整理する意味があります。

営業電話・求人広告営業をAIで振り分ける

営業電話は、AI電話で整理しやすい業務の一つです。

最初のメニューで、

営業・ご提案のお電話は4番を押してください。

と分けます。

営業提案を受け付ける場合は、

営業・ご提案については専用フォームから受け付けております。
このあとSMSでフォームをご案内します。

と案内します。

電話で営業担当者へ直接つなぐ必要はありません。

営業電話自体を受け付けない場合は、

恐れ入りますが、営業・ご提案のお電話は受け付けておりません。
ご了承ください。

と丁寧に案内して終了する方法もあります。

ibee connectを利用している人材会社でも、営業電話へスタッフが直接対応する回数が減っています。

重要なのは、単に営業電話を減らすことではありません。

営業電話へ使っていた時間を、求職者・登録スタッフ・企業への対応へ戻すことです。

外部コールセンターとAI電話はどちらが向いている？

AI電話があれば、有人コールセンターが不要になるとは限りません。

それぞれ得意な業務が異なります。

比較項目	有人コールセンター	IVR・AI電話
人による柔軟な会話	得意	必要時は人へ転送
定型受付	対応可能	自動化しやすい
電話振り分け	オペレーターが判断	自動化可能
担当者取次ぎ	人が対応	AI聞き取り・通知も可能
営業電話	オペレーターが対応する場合あり	人につなげず処理可能
営業時間外	契約内容による	AIで一次受付可能
多言語	契約内容による	多言語・AI通訳を活用可能
小規模スタート	契約内容による	月額3,500円〜（税別）

大量の電話に対し、人による複雑な判断や柔軟な対応が必要なら、有人コールセンターが向いています。

一方、

「電話の種類を分けたい」

「取次ぎを減らしたい」

「用件だけ確認して担当者へ届けたい」

「営業時間外にも受付したい」

「複数拠点をまとめたい」

という会社にはAI電話が向いています。

両方を組み合わせる方法もあります。

AIか人かの二択ではなく、AIに任せる業務と人が対応する業務を分けることが大切です。

人材会社がAI電話を導入する前に決めておきたいこと

AI電話を導入する前には、電話対応のルールを整理します。

決めること	例
すぐ転送する電話	欠勤・遅刻、派遣先の急ぎ連絡、新規人材依頼
AIで聞き取る電話	シフト相談、求人質問、担当者への通常連絡
SMSへ案内する電話	新規登録、面談予約、日程変更
自動終了する電話	不要な営業電話
営業時間外対応	AI受付＋担当者へ通知
多言語	日本語・英語・中国語
通知先	支店、営業、コーディネーター、管理部門など

特に重要なのは、AIが受け付けた後に誰が確認するかです。

応募内容が届いても、誰も確認しなければ意味がありません。

新規応募はコーディネーター。

欠勤・遅刻は担当者。

企業からの新規人材依頼は営業担当。

給与・契約関係は管理部門。

というように、通知先まで決めておきます。

個人情報を扱うことを前提に運用する

人材会社の電話には、

氏名。

電話番号。

勤務先。

就業状況。

応募内容。

職歴。

など、個人情報が含まれる可能性があります。

録音・文字起こし・メール通知などを利用する場合は、

誰が確認できるのか。

どこへ通知するのか。

必要以上の情報を収集していないか。

保存期間をどうするか。

といった社内ルールも整えることが大切です。

また、AI電話はあくまで受付や振り分けを効率化する仕組みです。

採用の可否や派遣スタッフへの重要な判断などまでAIへ任せるのではなく、人が判断すべき業務は人が行うという線引きが必要です。

ibee connectなら人材会社の電話窓口を月額3,500円〜（税別）から整理できる

ibee connectでは、人材会社の代表電話にIVR・AI受付を導入できます。

たとえば、

• IVRによる用件振り分け
• AIによる一次受付
• 必要な電話だけ担当者へ転送
• 通話内容の記録
• 文字起こし
• メールなどへの通知
• 営業時間外の受付
• 営業電話の振り分け
• 複数拠点の電話窓口一元化
• 英語・中国語などの多言語対応
• AI音声通訳
• SMSによる応募・予約ページへの案内

といった使い方ができます。

**月額3,500円〜（税別）**から始められるため、

「外部コールセンターを契約するほどではない」

「専任の電話受付担当を置くほどではない」

「でも電話の取次ぎを何とかしたい」

という人材会社でも検討しやすい仕組みです。

よくある質問

人材紹介・派遣会社でもAI電話を使えますか？

利用できます。

求職者・登録スタッフ・派遣先企業・営業電話などを最初に分け、その後に具体的な用件を振り分ける方法があります。

求職者からの応募電話も自動化できますか？

新規応募をSMSで登録フォームへ案内したり、AIが問い合わせ内容を聞き取って担当者へ通知したりできます。

人による対応が必要な場合は、担当スタッフへ転送する運用もできます。

面談予約や日程変更にも対応できますか？

面談予約ページや日程変更ページをSMSで案内する方法があります。

Webで完結できない相談のみコーディネーターへつなぐことで、電話対応を減らしやすくなります。

欠勤・遅刻の連絡にも使えますか？

利用できます。

欠勤・遅刻専用のメニューを作り、氏名・派遣先・欠勤または遅刻・必要な連絡事項などを聞き取って担当者へ通知できます。

急ぎの場合だけ担当者へ転送する設計も可能です。

派遣先企業からの重要な電話を優先できますか？

派遣先企業専用メニューを設け、派遣スタッフに関する急ぎの連絡や、新規の人材依頼・増員相談などを優先的に担当者へ届けるよう設計できます。

複数拠点でも利用できますか？

利用できます。

複数拠点の電話入口をまとめ、用件・エリア・支店などに応じて担当部署へ振り分ける使い方があります。

英語・中国語にも対応できますか？

外国人スタッフ向けに、英語・中国語などを使った電話受付やAI音声通訳を活用できます。

営業電話を減らすことはできますか？

営業・提案電話を専用メニューへ分け、SMSで問い合わせフォームへ案内する方法があります。

営業電話を受け付けない場合は、丁寧に断る音声を流して電話を終了する運用もできます。

まとめ｜電話対応ではなく「人材をつなぐ仕事」に時間を使える体制へ

人材紹介・派遣会社の電話対応で重要なのは、単純に電話を減らすことではありません。

減らすべき電話と、逃してはいけない電話を分けることです。

営業電話。

不要な担当者取次ぎ。

Webで完結できる面談日程変更。

こうした電話は、IVR・AI電話・SMSへ任せることができます。

一方、

新規応募。

欠勤・遅刻。

派遣先企業からの急ぎ連絡。

新しい人材依頼。

といった重要な電話は、必要な担当者へ届けます。

さらに複数拠点の電話入口をまとめれば、外部からはコールセンターのような統一された窓口に見せながら、内部ではAIが自動で電話を整理できます。

英語・中国語などを利用する外国人スタッフからの電話にも対応できます。

ibee connectなら、こうした電話受付の仕組みを**月額3,500円〜（税別）**から始められます。

電話対応のためにコーディネーターを増やす前に。

各支店へ受付担当者を置く前に。

外部コールセンターへすべての電話対応を委託する前に。

まずは、**「本当に人が電話に出る必要がある用件はどれか」**を整理してみてください。

電話対応を効率化する目的は、電話をなくすことではありません。

コーディネーターや営業担当が、

求職者のフォロー。

登録スタッフとのコミュニケーション。

人材マッチング。

派遣先企業への提案。

といった、人材会社だからこそ人が時間を使うべき仕事へ集中できる状態を作ることです。